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期刊文献作为高校图书馆文献资源建设的重要组成部分,因其文献信息量大、内容新、传递速度快等特点而备受广大师生的关注,在高校的教学和科研中有着举足轻重的作用.随着《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的颁布实施,许多高校在文献资料的采购中实行了招标采购.这一举措既规范了图书馆的文献采购行为,也规范了供应商的投标和服务行为,从源头上保证了期刊采访、验收、阅览、典藏各环节的工作质量.然而,图书馆所购置的期刊仍然存在着不同程度的缺期少卷现象,这不仅直接破坏期刊典藏的完整性和连续性,而且影响到读者的需求和使用.
本文分析了高校图书馆普遍存在的缺刊问题产生的原因,阐述了期刊招标对期刊采购模式的影响,指出通过招标,选择本地单一报刊供应商是解决期刊缺期少卷,全面提高期刊工作质量行之有效的途径.
一、期刊缺期少卷问题的原因
第一,编辑出版部门未能按刊期、总期号出刊而出现的跳期或合刊；期刊发行部门漏发、少发.
第二,开架阅览过程中,读者损坏、偷窃造成期刊缺期的现象也时有发生.
第三,刊名、刊号等期刊基本信息变更时,若期刊管理人员得不到及时准确的反馈信息,则有可能导致典藏遗漏.
第四,登到人员失误导致的期刊缺失.
我们对2005～2007年中国矿业大学图书馆期刊缺失问题进行了统计：出版发行差错约占55％,读者原因约占40％,信息变更与登到失误合在一起约占5％.
面对似乎无法避免的期刊缺失现象,我们一方面从加强内部管理,提高馆员素质,激励教育读者人手,尽量减少了期刊入馆后的人为损失.另一方面,通过大胆的探索,改变期刊采购模式,从源头上保障期刊催补责任明确,渠道通畅,从而有效地提高馆藏期刊的完整性.
二、期刊招标对期刊采购模式的影响
1 期刊发行渠道
期刊发行渠道主要有以下几种：
(1)邮发期刊.过去多年长期处于垄断地位,现在这一格局虽已打破,但仍是主要的发行方式,每年约发行5000种期刊,占总发行量的60％左右.
(2)代理商代理期刊.这是近年社会新兴的一种期刊发行方式,其发行期刊占非邮发期刊总数的70％左右.主要是通过网络以电子商务的形式进行,在网上进行订单传递,汇款结算.国内主要有北京人天、海天华教、华教快捷、世纪华文等公司.
(3)出版社发行期刊.出版社发行期刊通常有各自的营销网络,带有集团性质.所发行刊物有邮发和非邮发两种.
(4)编辑部直接发行期刊.由编辑部门自办发行,直接向用户推荐刊物寄发订单,主要发行专业性强的期刊.
(5)联合征订.全国非邮发报刊联合征订服务部成立二十多年,创办了《刊林》网站.实现了“网上订刊”.
2 招标前的期刊采购模式
由于期刊发行渠道的多样性,且2006年之前没有引入招标程序,多数高校图书馆同时采用通过邮局订阅邮发期刊、代理或联合征订部分期刊、直接向编辑部订购少数期刊的采购形式.
通过邮局订阅邮发期刊传递环节多,投错率高.一直以来,邮发期刊都是通过收发室再传递到图书馆,分检时间长.尽管邮局每天送刊,但期刊到馆时间比其他方式送刊要晚.多了一个收发室的中间环节,造成错刊、漏刊的情况时有发生.由于邮局长期形成对邮发期刊的垄断经营局面,使得对邮发期刊的催补工作效果甚微.
通过代理或联合征订进行期刊采购时,往往是先将全年订购的刊款一次性付给代理商或联合征订机构,再由其向刊社发订,由刊社直接将期刊寄送至图书馆.这样的采购方式固然便捷,然而一旦出现期刊缺期现象,则很难找到责任人来解决问题.即使图书馆负责催缺的工作人员不厌其烦地联系刊社、代理商或联订机构,仍然会因为相互推脱造成期刊缺失,且缺失部分的刊款图书馆也无法追回.
直接汇款到编辑部订购的期刊一般到刊及时,即使存在个别的缺失现象,只要及时与编辑部联系,一般都会补齐.尽管直接向编辑部订购期刊能够保证到刊,但是订购手续太过复杂,且需要产生额外的邮寄费用.对于每年订购几千种中文期刊的高校图书馆来说,即使邮购几十种期刊,也是不经济且没有效率可言的.
3 招标对期刊采购工作的变革和影响
2006年起,高校图书馆陆续引入了招标方式进行期刊文献采购.图书馆文献采购招标是在遵守国家法律法规的前提下,本着公开、公正、公平竞争和诚实信用的原则,把市场竞争机制引入到图书馆的资金分配和管理中,把折扣问题正式摆在桌面上,写进合同里,增大文献采购工作的透明度,促进和规范了文献供求市场,在某种程度上保护了书商的利益,避免了书商间因相互盲目“杀价”而导致不良经营.保护了图书馆采购人员,减少了职务犯罪的机会,实现了图书馆与书商“双赢”.
2006年,中国矿业大学图书馆首次采用招标方式采购期刊文献,仅把邮发期刊部分进行招标,保留了邮发、联合征订、邮购并存的采购模式,打破了邮局对邮发期刊的垄断经营,最终由当地一家民营企业获得2007年本馆邮发期刊供货权.
2007年起,中标的供应商每天及时、直接把刊物送到图书馆,不但减少中间环节,加快到馆时间,增强了阅读时效性,也减少了邮发期刊途中丢失现象；招标过后,签订合同,具有相应的法律效力.这样,既使期刊质量有保障,也保证了期刊采购配套服务有了法律依据.到2007年末,邮发期刊部分到货率大大提高,由于每天均有一式两份的到刊明细记录,供图书馆和供应商对比查询,使得缺刊责任明确,催补工作也有条不紊,个别无法到刊的情况,供应商也提供了高质量的影印本,从而解决了由发行环节失误带来的图书馆缺刊问题.
在2007年工作实践的基础上,我馆2008年期刊招标采购工作进一步加大了改变期刊采购格局的步伐,将邮发、联合征订、邮购的全部期刊整合为一个标段,统一由一家供应商供货.此举简化了期刊订购步骤,使缺刊催补仅针对单一供应商.实现了缺刊催补工作贯穿全年始终,使得期刊订购验收工作得到更深层次的发展.中标供应商的工作人员每天送刊同时核对到刊信息,反馈刊物变化信息,了解缺刊情况,及时催缺、补刊.同时,在招标所形成的竞争压力之下,供应商还积极主动地协助图书馆催补2007年未通过其订购的非邮发缺刊.对于读者原因产生的缺刊问题,期刊供应商也开辟了低价补刊的渠道.
通过2008年大半年来的实际考察表明,通过招标,在公开、公正、平等竞争的基础上,选择一家本地期刊供应商负责供应高校图书馆所需订购的全部期刊,可以从源头上提高期刊的到刊率和到货速度,使得期刊缺补工作见到实效,也对彻底解决缺刊现象,全面提高期刊管理工作质量有直接的推动作用.
三、结束语
近年来,高校图书馆期刊文献采购实行招标制,从实践经验看,这种采购模式是可行的.它为图书馆采购业务寻找了一种经济有效的途径,这种采购模式同以往相比,有着更强的优越性,它将为图书馆事业的改革和发展带来积极的作用.