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摘 要：本文通过对商务英语电子邮件原则、写作特色等方面进行分析,达到成功写出一封商务英语电子邮件的目的,从而在实际贸易活动中,和客户建立良好的关系,最后成功地将公司产品推荐给客户.
关 键 词：商务英语电子邮件；商务英语电子邮件格式；商务英语电子邮件写作特色
[中图分类号]：H315[文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139（2012）-20-0-01
一、商务英语电子邮件的定义
电子邮件,简称E-mail,也被大家昵称为“伊妹儿”,又称电子信箱、电子邮政,它是—种用电子手段,提供信息交换的通信方式.是Inter应用最广的服务.通过网络的电子邮件系统,用户可以用非常低廉的价格（不管发送到哪里,都只需负担费和网费即可）,以非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地）,与世界上任何一个角落的网络用户联系,这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式.同时,用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件,并实现轻松的信息搜索.
二、商务英语电子邮件的格式
电子邮件地址的格式由五部分组成.第一部分“USER”代表用户信箱的账号,对于同一个邮件接收服务器来说,这个账号必须是唯一的；第二部分“@”是分隔符；第三部分是用户信箱的邮件接收服务器域名,用以标志其所在的位置.第四部分,体现邮件主题的内容即正文部分.在正文部分选词应当引人注目,意思明确,结构应当简单清楚,让人一目了然,称呼应当亲切礼貌.最后,结束语通常是写信人向收信人表达对其的敬意之情,因此应当选择含有致敬之意的语句.
三、商务英语电子邮件的写作特色
商务英语电子邮件吸收、函电所有的优点.它既能如信函一样,让读者自由地选择回复邮件的时间,又能如一般,使用快捷方便.再加上其成本造价低,节约纸张等优点,商务英语电子邮件已被人们广泛使用到各种国际贸易关系的建立以及各类中外商务活动交流之中.
1.清楚性
为提供信息,商务信函作者写作风格必须清楚、直接、消除任何产生误解的可能性.清楚一直都是国际贸易中商务沟通的重要元素,是商务电子邮件写作追求的目标.如果对方不清楚信函中所写的东西,不管多准确、多具体、多体谅都毫无价值.所以,我们在同对手谈判或沟通时,对于合同中的数字、日期、金额要表达清楚.同时,商务英语E-mail的清楚性还体现在处理冗长信息方面.商务英语E-mail属于实用英语的一种,着重点应放在务实求真上,因此冗长信息应当被降低到最少.例如：WehereceivedyourorderinJuly,andatthistimethankyouforit.和ThankyouforyourorderinJuly.前后两句所表达的意思相同,但后一句明显更简短,读者一眼就能明白编写邮件者想要表达的意思.因此,清楚性是编写商务英语电子邮件中必不可少的特色之一.
2.礼貌性
商务英语电子邮件是一种通过网络传递信息的方式,当不能面对面交谈沟通时,礼貌得当的话语尤其重要.鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,合作双方应非常注意措辞方式,要婉转、礼貌、客气,使对方易于接受.特别是在如今激烈竞争的商业市场,客户通常智慧查看收到的几封邮件,通过对比所有邮件内容的合理性、亲和力度和礼貌性,从中去选择合适的合作商.如果邮件表达不够委婉,不懂识大体,就会因此失去先机而错过很多商机.
3.完整性
商务英语电子邮件应写得具体、明确、完整.尤其作为一名报关员、报检员,对报盘、询问贸易条款和付款条件这类需要具体答复的信函,撰写电子邮件时要清楚完整具体.如“好”、“可以”这类模棱两可的词语是不应该出现在商务电子邮件写作中.另外,时间也要具体完整,不能只写出日月或年月,正确的应是标明日月年.如yourgoodswillbedeliveredsoon.这句话用来对订货进行回复,就很含混不清,首先,“很快”一词表达不清,造成误解,对收货人而言,根本不清楚到底是今天还是明天会发货,“soon”就是想糊弄对方的一个词语.总之,一封成功的电子邮件,必须完整与严谨,才能打动对方,给自己公司带来收益.
4.简洁性
商务英语E-mail的另一特色是短小精悍,它指在不影响完整表达电子邮件内容和不造成误解的同时,理应追求简洁性.现代商务贸易活动中,多提倡书写电子邮件时,尽量使用简单句和简短的词语.试想,一封啰嗦、拖沓的邮件既浪费书写者的时间,也浪费阅读者的时间.故商务电子邮件理应以简明扼要为第一要务.同时,由于商务活动中对简洁性的喜爱,电子邮件缩写语被大量使用.如ASAP意为Assoonaspossible尽快、FYI为Foryourinformation供参考、IAE为Inanyevent无论如何、IMO为Inmyopinion依我所见、PEM为Privacyenhancedmail保密邮件.
5.多媒体性
商务英语电子邮件与传统信函相比较,多媒体性也是其显著的写作特色之一.在电子邮件中,可以插入图片,音乐文件,视频等.商务英语电子邮件写作是将多媒体资料插入其中,使其看起来像是精美的画册,以此来提高邮件的可读性和直观性.同时,也可巧妙地将公司的网址链接放入其中,让客户可以轻松进入公司网站,了解公司最新动态以及最新产品信息.
四、总结
在当今讲求效率第一的时代,商务英语电子邮件以其自身简便快捷的优点,活跃于各类大小型国际商务交往和对外经贸活动中.熟悉商务电子邮件的格式和写作特色,遵循其写作原则,有助于商务贸易活动的顺利开展进行和建立良好的商业合作关系.