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一、开发的收获与不足
改革开放以来,我国档案馆从封闭、半封闭状态逐步走向开放,其文化功能越来越多地在实践中得到体现.虽然目前档案馆文化功能理论研究还不够成熟,但档案馆禁锢已久的大门已经开启,它强烈要求介入社会生活、回归文化环境和重塑自身形象的愿望已成客观存在.有责任感、有眼光的档案工作者认识到：必须利用各种有效途径积极参与社会文化建设,增强社会档案意识,奠定档案馆的文化架构中的合理位置.在这不屈不挠的探索中,有收获,也有不足.
(一)收获方面
一是在档案的征集、收集上,突出了“文化”特点,从丰富馆藏人手,增加档案馆文化储存的含量.他们注重研究当地历史文化,追溯当地文化起源,总结地方文化发展规律和特点,概括出能反映各自源远流长、具有特色、体现劳动人民精神风貌的文化体系,并围绕这个体系来广泛征集和收集历史文化档案,尤其是本地区地貌物产、名胜古迹、风土人情、著名人物等方面的档案,增加文化积累的层面和层次.除此之外,还关注有关当代文化的形成和收集,如企业文化、群众文化、城建文化、旅游文化等.
二是在档案提供利用上,更贴近社会文化生活.他们投入大量人力物力综合开发馆藏文化信息,结合开放档案的内容和社会需求搞专题性展览,传播档案馆所藏档案的文化信息,为当地文化建设服务,有的甚至参与了国内外文化交流.
三是在档案宣传上加大力度,广造舆论,通过多种渠道、多种形式传播档案文化信息.他们结合文化热点,不断增加档案馆在社会文化新闻中的报道频率,扩大档案馆的社会影响和文化影响,既提高了档案馆知名度,又塑造了档案馆文化形象.
四是在档案馆建筑上更新思路,营造开放的文化氛围.各级有条件的档案馆纷纷营建新楼,无论是在外观设计和内部构造,还是花草树木的点缀,都力求突出档案馆的文化特色,成都市档案馆在主楼正南墙面装饰以浮雕,内容选取了结绳、刻石、甲骨、竹简、纸张、打字带和集成电路等十几种档案载体形式,展示了档案记录手段从原始到现代―、由简单向高科技发展的过程,烘托了档案馆科学、历史的文化内涵.
(二)不足方面
一是开发工程启动慢,任务重.虽然近年来档案馆的不少工作开展得轰轰烈烈,也取得了很好的社会效益和文化效益,但就全国开发现状总体而言,速度还是慢,和整个社会文化的发展不适应,还不能够完全满足人们的文化需要,档案馆在人们的社会文化生活中还没有起到应有作用.而为了社会文明的进步,更为了档案馆自身的发展,必须抢时间、争速度,所以说开发任务十分艰巨.
二是开发的整体性和独立性不够.能对自身文化功能开发有个整体思路的档案馆不多,多数还处于一种传统项目如编纂研究、史料公布一枝独秀,其他开发项目偶作点缀的状态.在一些大型开发活动中尚未能够独挑大梁,没能摆脱“配角”地位,影响了档案馆文化功能的发挥程度.
三是开发水平不平衡.就全国而言,经济比较发达、人们生活水平较高、档案馆开发措施比较得力的地方,其文化功能开发水平高些,相对地,经济比较落后的地方,档案馆开发水平就低些.这说明档案馆文化功能的开发需要经济基础的强有力支持.
二、开发过程中的障碍
档案馆文化功能开发之所以不尽如人意,主要是遇到了思想水平、经济水平、文化水平、开发难度、馆藏文化含量等这五个方面的障碍.
一是思想障碍.既有档案部门的,也有社会大众的.由于我国档案馆封闭太久,开放档案政策出台较晚,档案馆好不容易从机要保密的概念中解脱出来,要达到马上投入社会、回归文化环境是很困难的.这一步是变革,需要过程,需要思想观念和体制上的大解放和大变动.再说,太久的封闭使档案馆与社会缺少良好的接触,人们对档案馆偏见的消除和档案意识的提高也需要一个过程,这需要档案工作者主动的不懈努力.
二是经济障碍.档案馆长期以来都是“清水衙门”,只投入不产出,即便维持原有档案保管任务尚捉襟见肘,如今要拿出一大笔资金来做文化功能的开发,而且是以社会效益为主、经济效益为辅,大多数档案馆是无力承担的.
三是文化障碍.文化障碍同样既有社会大众的,也有档案部门的.档案馆文化功能的开发需要良好社会文化环境,需要越来越多关心历史文化、认识到档案馆有用的人来形成一个活跃的需求市场,从而推动档案馆的开发活动.但目前这样一个市场还远未形成.
四是难度障碍.档案馆文化功能的开发是一个系统工程,牵涉面广,头绪多,几乎涉及到档案馆工作的方方面面,要真正搞起来难度很大,这也是许多档案馆迟迟没有着手的重要原因.
五是馆藏障碍.档案馆文化功能的开发虽然对档案馆的生存发展和对社会进步都有很好影响,但即便有思想到位、经济到位,文化水平具备,又能开拓进取的档案人才,如果馆藏文化含量少,仍然是“巧妇难为无米之炊”,迈不开步.
三、开发进程的推动
如今,档案馆文化形象越来越显著,参与社会文化活动的力量也越来越强.开发档案馆文化功能是档案馆的历史任务,应该采取更为积极的措施加以推动.
(一)继续提高馆藏档案的文化含量
档案馆文化功能的开发核心是所藏档案的文化价值,一切都必须以档案为本,但恰恰现在各档案馆档案的文化价值都不是很高.所以,档案馆要继续大力丰富馆藏档案的文化含量,尽可能地把所有反映社会生活各方面有价值的档案收归档案馆保存.收集工作既要广角度,又要多层次,要在馆内建立起多门类、多载体的馆藏结构.要注意收集具有本地特色,反映本地区地貌、物产、工艺美术、传统名牌产品、名胜古迹、风土人情、旅游、著名人物等方面的档案.而这些档案,正是以往档案馆不注重收集,又恰恰是老百姓感兴趣的部分.
必须轻共性、重个性,有选择地收集.一个立档单位尽量选择最能反映它主要职能活动的那部分档案,甚至收集时可以选择立档单位.注意收集能反映当时社会最典型、最生动事件的档案,增加极具时代特色、富有民间意味的档案,实行改革开放,允许没有“户口”的,但却是反映人们实际生存状态的东西进馆.试想,当人们来档案馆仅仅是想找寻过去的记忆、接受过去的文化熏陶时,一定不会对某某单位的那些公文产生浓厚的兴趣.所以,只有提高了馆藏档案的文化品位,拥有了丰富多彩的档案,才有源源不断的档案资源参与社会的文化活动.
(二)着手建立馆藏文化资源库
收集和保管了富含文化价值的档案,仅仅是开发档案馆文化功能工作的第一步,只是构建了“粮仓”,要让“粮”可“食”,“粮仓”变“宝库”,还需对拥有的文化资源进行系统整理和管理,建立科学的馆藏文化资源数据库,然后进行加工,让它们成为看得见、摸得着、能消化的“文化食品”.
首先,要将适合文化开发的档案挖掘出来,并对它们分门别类；其次,进行整理,使纷繁芜杂的文化现象更加有条理、便于利用；再次,为利用者提供一条走进这些文化现象的途径,这涉及到档案的挑选、整理、编目与编研等多项工作.这样档案馆蕴涵的文化能量才能更有效；更迅速地投入到大规模文化传播和再生产中.
(三)努力开发档案文化产品
首先,要全面了解馆藏,确定哪些档案内容可以开发成文化产品,哪些档案题材开发之后能够有好的市场；其次,要对所有的开发资源进行统筹安排,确定开发时间先后和主次,形成各种层次、不同规模的文化产品体系.
另外,档案文化产品开发计划不妨以档案展览为突破口,围绕展览开发相关文化产品,如画册、光盘、纪念品、纪念封等,于展览开幕之际隆重推出,并在展览撤出之后集中在专门销售部出售,或建立销售网点.可以与邮政部门联合发行纪念邮票、明信片,制作反映展览主题的、制作精美的、带有档案特色的小物件、小摆设出售,如钥匙链、小雕塑、小画册、小台历等；一个档案馆的多个展览又可组成多个系列产品,如系列画册、图片库、数据库等.
(四)尝试组织文化专题活动
不妨尝试着策划一两次“档案文化周”或“档案馆文化一日游”活动.在这一周或这一天,举办几个档案展览,摆放一些文化产品,进行一下现场咨询,发放一些调查表或知识问卷,提供一些小赠品.活动时间可长可短,规模可大可小,场所可在档案馆内也可在社区或大街上.
(五)提高工作人员的文化素质和馆藏熟悉度
档案馆文化功能的开发是开创档案馆工作新局面的重要工程,要靠全体人员共同完成.档案馆人员要做“文化人”,爱档爱馆,不断学习和掌握档案专业知识、历史知识、科学知识和其他新知识,有强烈的服务意识和参与意识,积极投身到档案馆的文化建设中.
挖掘档案的历史文化价值和开发档案馆的文化功能,将成为档案馆今后关注的重要工作,档案馆人员要让自己跟上时代步伐.未来社会,人们有更多的时间和精力补充文化给养,体验享受文化,他们也许没有明确目的,只是随意调取一些档案以读到过去的生活.利用需求将变得天马行空、五花八门.档案馆人员只有提供有效建议、有用线索才能满足他们的需要,而服务水平很大程度上取决于对馆藏档案的掌握程度.