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《档案法》第二条规定了法定的档案定义.定义中的“对国家和社会有保存价值的”“记录”,确定了档案行政管理部门依法管理档案事务的边界,其中,最为关键的是对“国家和社会”概念的界定.
国家和社会是两个不同的概念.
在我国计划经济时代,政府是全能政府,形成了“强国家――弱社会”的国家与社会关系模式,国家覆盖了社会,社会几乎没有独立空间.这种模式下的国家和社会已模糊成同一概念.对档案界来说,就是将对国家有保存价值的档案管理模式直接运用到对社会有保存价值的档案管理上,在全国范围内采用同一的档案管理观念、方式和方法来施行统一的管理.这种模式使得一两代档案人,不知对“国家和社会有保存价值”之间还存在区别,要么只知有对国家有保存价值的档案,不知有对社会有保存价值的档案；要么将两者混为一谈.
市场经济社会是“强国家――强社会”的国家与社会关系模式.随着我国社会主义市场经济体制的建立与完善,行政管理体制改革中“简政放权”、“政企分开”、“政事分开”的不断推进,国家控制的具体范围在缩小,社会力量管理社会事务获得了较大发展空间,国家与社会正在形成二元均衡力量.在这种形势下,对国家和社会有保存价值的记录的区别凸显出来,与社会有关的档案事务日益增多.然而,档案行政管理部门并没有意识到法定档案定义中的“国家”与“社会”的含义已经发生了变化,仍然模糊地认为二者是同一概念,致使长期忽视或者放弃了许多对社会有保存价值的档案事务的管理.许多同志甚至还没有意识到对社会有保存价值档案的存在,更没有意识到对社会档案事务的监督和管理应当采用有别于传统的管理模式.
档案行政管理部门不仅要监督和管理对国家有保存价值的档案,而且要监督和管理对社会有保存价值的档案.因此,界定什么是对国家有保存价值的档案,什么是对社会有保存价值的档案,抓紧研究如何施行对社会有保存价值的档案事务的管理,特别是管理的方式、方法和程度,并以此提升对社会有保存价值档案的监督和管理水平,就成为当务之急.