当前电子文件归档管见

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【摘 要】电子文件归档是近年来随着信息技术、网络技术发展而产生的一种全新档案管理模式.这些电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,极大地方便了文件信息传递和数据共享,在很大程度上提高了工作效率和质量.为保障电子文件有效归档并科学利用,结合办公自动化发展进程与信息管理工作实际,无论采取何种电子文件归档途径,都必须关注电子文件的真实性、完整有效性与安全性.

【关 键 词 】电子文件 归档 管理

1.电子文件的特征

电子文件是能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列,这种新型载体的档案主要具有如下特征：

1.1 电子文件具有纸质文件和其他文件无可比拟的优越性,即快捷性与可塑性.

电子文件改变了我们传统的收发文件流程.利用计算机进行文件登记,可以达到一次录入,多次、多种形式的输出,方便文件的随时查找利用,同时也为档案管理现代化奠定了基础.电子文件改变了传统的办公格局,文件的起草、修改、定稿、收发传递都在计算机上进行,对文件的修改、复制、粘贴、移动更加快捷,进一步提高了工作效率和质量,尤其对普发文件和传阅文件而言,可以几十倍地提高工作效率.

电子文件和网上虚拟档案室改变了档案工作提供利用的模式.通过建立网上档案室,进行电子文件的逻辑归档,开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目.还可以打破全宗概念和一些手工管理模式的限制,利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,丰富自己的档案和资料内容,向利用者提供更加优质的服务,也可以在网络上开放自己的有关文件、数据查询系统或提供远程服务,在尽可能的范围内实现资源共享,扩大影响,更好地开展档案利用工作.

1.2 办公自动化发展的阶段性,形成了电子文件的阶段性.

不同阶段中电子文件的形成规律是不尽相同的.例如,我院的办公自动化就走过了从单台计算机到小型局域网的道路,由计算机处理的业务也由当初的单机文档管理发展到网络文件数据交换、信息传递和资源共享.目前,办公自动化已覆盖了医院业务的全部流程.纵观其发展过程,除了我们的思想认识有了阶段性的飞跃外,机器设备在不断更新换代,应用范围也在逐步扩大,操作系统、版本不断升级,编制程序的语言也在不断变化.

1.3 电子文件具有对设备的依赖性.

由于电子文件的信息形态是数字化的,其生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的,离开电子计算机软硬件平台,电子文件看不见也摸不着.另外,电子文件的运作环境对标准化的要求很高,无论是信息加工、更改、传递、检索,还是软件的运行、载体的更换都会受到标准的制约.如果不遵守标准,或者标准不健全、不统一,就会出现电子文件在其他设备环境下,或在原设备更新时不兼容而无法读取,以及不同载体之间难以互换等情况.

1.4 电子文件载体的非直读性.

电子文件不同于纸质文件,不象纸质文件那么直观,拿到文件的载体马上就能知道其记录的信息内容,很容易被人们直接识读.而电子文件是以数字编码序列存储在特定的物质载体上,肉眼不能直接观看其内容,必须由相应的计算机软硬件将载体上数字编码读取出来,然后转换成人能识别的形式,才能知晓其内容.

1.5 电子文件的信息与载体的可分离性.

电子文件内容存储并不像纸质文件那样固定,它可以从一个载体迁移到另一个载体上,也可以通过网络从这个位置传输到其他位置,但内容不发生任何改变.多媒体技术的应用与推广,使电子文件的信息形态呈现多样化. 文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容,不同媒体的文件往往存储在不同的载体上,造成了电子文件信息内容与载体的分离.

1.6 电子文件信息的易更改性.

电子文件虽然一方面为我们编辑、修改文件提供了极其便利的办公条件,但是另一方面却也难以保证文件的原始性、真实性和凭据性.电子文件的易更改性表现在两个方面：一是人为地修改.由于电子文件与信息载体的可分离性,电子文件可以在不同的计算机中传递,也可以在不同的载体之间相互复制,而信息形态无任何变化,于是很难象纸质文件那样确定哪个是原件,哪个是被修改过的文件；二是电子文件非常容易遭受病毒的侵袭,一旦感染上病毒,电子文件就会被破坏得面目全非,部分或全部丧失应有的作用.

虽然电子文件具有以上特性,有些方面还和目前档案管理的一些做法不尽相同,但它毕竟是一种发展趋势,正如前国际档案理事会主席（1996-2000）王刚指出的那样：“电子文件的产生,改变了传统中对档案的理解,也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识.电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同,这是文件管理的一场革命.” 那么,在办公自动化条件下如何进行电子文件的归档管理呢?

2.电子文件归档管理中存在的问题及对策

电子文件归档将逐步代替纸质文件成为办公自动化的必然,电子文件给档案工作带来巨大变革的同时,也带来了一些不容忽视、亟待解决的问题.因此,电子文件以及归档后形成的电子档案如何科学保存、规范管理,必须引起高度重视：

2.1电子文件管理存在的问题

近年来,档案管理工作已由原始的手工操作向现代化方式作业发展、由实体化管理向信息化管理发展.各单位已经都配备了相应的办公软件和各种有线无线电子设备,基本形成网络间传送文件,电子文件就这样无形中大量产生,但多数经电脑数据传输的电子文件管理仍处于无序混乱状态.

2.1.1归档电子文件的真实性、可靠性、原始性受到质疑.电子文件从生成、应用到转化成档案有一个过程,其中包括整理、鉴定、复制、粘贴、销毁等多个环节,在这个过程中,文件具有易更改、易流失的特性.鉴于目前技术保障措施尚未到位,因此仍需手工操作与电子操作同步运转,电子文件与纸质文件同步归档,这样才能保证归档文件的真实可靠性,切实发挥其法律效力. 2.1.2电子文件管理的难度大.由于电子信息技术发展和更新过快而造成电子文件长久保管的困难.日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂,如果只限于单纯的字处理范围,电子文件信息处理的标准化程度相对比较高,但是随着多媒体化,电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物.例如,为适应办公习惯,在字处理文本上,可以签署具有图形属性的手迹批示,甚至声音指示,使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中.由于技术更新太快,非标准信息必然增多,使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性.

2.1.3档案工作人员专业技术有待提高.电子档案管理系统集计算机、网络、通讯技术于一体,科技含量较高,在提高工作效率的同时也对档案管理人员的理论专业知识和业务技能水平提出了更高的要求.但目前一些机关和部门档案从业人员年龄老化、知识陈旧,设备、人员、技术力量不足,档案管理人员对系统的掌握和使用达不到预期的目的,影响了系统功能的充分发挥.

2.1.4电子文件的法律效力尚不明确.通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的.例如纸质文件、文件的缩微品等都可作为法律依据.电子文件由于没有固定的载体,制订相应的法律条文就遇到很大困难.这就是光盘、磁盘及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定认定条文的原因.

2.2加强电子文件管理的对策

3.2.1加强依法治档,提高电子文件的归档意识.《中华人民共和国档案法》赋予了档案行政处罚权,明确了档案部门行政执法的主体地位.要通过积极有效的宣传,增强社会对档案工作的认识,提高全民档案法规意识,使直接形成电子文件的部门和收文单位知道：电子文件同纸质文件一样要及时依法归档,这是法律赋予的责任.与此同时,档案部门也要及时协调、帮助、督促有关部门做好电子文件的归档工作,列入档案工作日程,纳入档案业务考核目标管理,逐步实现电子文件归档工作的法制化.

2.2.2做好前端控制,保证归档文件的真实性、可靠性和原始性.所谓“前端”即文件的形成阶段；“前端控制”是指对电子文件的管理要从文件运转的全过程着眼进行通盘规划,在文件形成之初就要鉴定其档案价值,根据需要加以归档标识,以防文件被修改或删除. 这是一种旨在提高工作效率的科学理念.它从根本上打破了传统的文档管理模式,打破了文件与档案的界限,使档案部门提前介入文件生命周期,这样可有效地防止其他环节对电子文件的修改损坏,杜绝失泄密事件的发生,最大限度地保护文件的原始真实,实现真正意义上的文档一体化管理.

2.2.3完善电子文件的技术保护措施.由于电子文件的存储介质是磁性载体,常会出现退磁消磁等现象,光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象,这些都是影响电子文件长期保存的不利因素.如何保证电子文件能够长期保存和有效使用?首先应该配备一定数量内存大、录入速度快、配置高的计算机,以满足电子文件的检测、利用、数据复制等需要.其次,遵循电子文件环境保护标准,应该配备相应的降温去湿设备,一般温度选定17～20℃,相对湿度选定在35%～45%为宜.库房墙壁和地面做防尘处理,配备防磁柜等,存放时一定要远离磁场,并严格与有害气体隔离.以此对电子文件进行有效保护,最大限度地延长电子文件的保存期限.第三,把在一定时期内还能通用,有代表性的硬件和软件系统保留下来,使过时的电子文件载体能被识读,也为研究信息技术发展提供参考.对于在技术上将要被淘汰的信息,可采用转移复制或网盘等措施保护其信息的长期存取.第四,定期检测.电子文件及归档后形成的电子档案,要定期进行有效性、安全性大检查.

2.2.4加强电子文件归档管理队伍建设.电子文件日益普及的今天,档案工作也步入了一个崭新的技术领域,作为一名信息时代的档案管理人员,必须了解形成电子文件的相应技术和设备.比如：电子文件产生的背景、设计思想、数据格式、相应的电子计算机软件和硬件技术；电子文件的鉴定、整理、归档等专业知识.全面提高档案管理人员整体素质和专业技术水平,为搞好电子文件管理工作提供有力保障.

科技兴档,人才为本.面对知识经济的到来,档案管理人员唯有不断更新观念,不断调整知识结构,才能切实提高自身素质,适应新时期、新形势需要,才能把握时代脉搏,推动档案事业更快更好地发展.