商务应用文语体特点摭

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商务应用文从属于经济应用文,是经济应用文的一个分支.它是指在商业贸易活动中所使用的各种业务文书和事务文书,小到会议记录、业务信函,大到贸易合同或是项目的可行性分析报告等,凡是在商业贸易活动中所使用的比较程式化的文件,不管体裁如何,只要有其特定的事由、内容,以实现某种商业贸易职能为目的,并直接有效地为贸易活动服务的,都可作为商务应用文书.

一般而言,语体属于文体表现形式的要素之一,它和文章的结构(包括格式)、表达方式等,从不同方面使文章的内容以书面的形式完整、有序地表现出来.而且从语体和文体的关系看,语体是文章的文体特征在语言运用方面的表现和要求.商务应用文语体是商务应用文在语言运用上不同于其他文体写作的整体风格特点,它可以用以下几句话来概括:表意准确,解释单一,平实质朴,不求华丽,行文简洁而周密严谨,庄重典雅而通俗易懂.下面,我从三个方面谈谈商务应用文的语体问题:

一、商务应用文语言的准确性与模糊性

叶圣陶先生在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中说:“公文不一定要做好文章,可是必须写得一清二楚,十分明确,句稳词妥,文体通顺,让大家不折不扣地了解你说的是什么.”在实际写作中,词义的准确性与模糊性是对立统一的.商务应用文中所用的词语并非都是表意精确的准确的词语,表意不精确的模糊性词语不但经常使用,有些还是必不可少的,它们各有各的用途,若能将二者有机地结合起来运用,则可以收到相辅相成的表达效果.无论是准确性词语或模糊性词语,只要合乎表意的需要,就都是准确的表达.需要注意的是,运用模糊性词语的目的,在于求得商务应用文表意的相对稳定性,以便所要表达的原则性和灵活性达到统一,使对方能从实际出发,因地、因事制宜处理问题,而不是把原则和要求模糊起来,让人难于理解和执行.一般来说,商务应用文中模糊性词语通常在两种情况下运用的:一种是需要表达的内容比较复杂,不宜用明快决断的语言统得不留丝毫间隙,在这种情况下用或然判断或原则性表述.另一种是,因行文对象、条件及其他原因不变说明或不需要说的明确具体时,可以用模糊性词语加以概述.总之,商务应用文语言表达的准确性,既有赖于并主要依赖准确词语的运用,同时也离不开模糊性词语的使用,关键在于运用是否恰当,才能真正达到语言表达的准确性要求.这样,才有利于商业事务的顺利处理,从而获得商业机会和利益.如果信息笼统模糊,不仅有损自身形象,而且导致公司或企业商业机会的流失或丧失.

二、商务应用文语言的庄重性与朴实性

由于商务应用文的性质和功能,决定了其措词用语既委婉谦和、凝重得体、严肃,又要朴实、通俗.商务应用文主要运用消极修辞而一般不宜用积极修辞方法,遣词造句力求准确、庄重,排斥词义不精确、不严肃的生活用语,避免带有感彩的描绘夸饰词语,力戒生僻、枯涩的字词,就是为着能体现它在语体风格上的庄重性和通俗性.其目的不仅是为了交流信息,还在于赢得对方的好感,从而便于商业事务的顺利处理,增加商业机会.同时,为了充分发挥商务应用文的效用,提高办公质量和办事效率,发文者的意图一清二楚地表达出来是对方能够迅速理解接受,除了语言表达准确性和简明性以外,行文必须通俗易懂.如果为了显示商务文书的庄重、典雅,文字上搞的半文不白,艰涩难懂,必然影响公文效用的发挥.因此,要尽量把庄重性与通俗性结合起来,既不失典雅之风,又深入浅出、朴实无体、明白晓畅,便于对方理解其实质意义.


需要注意的是,商务应用文中有较多的文言词语及专用语、固定用语,例如:“洽商”、“函请”、“收悉”、“业经”、“拟请”、 “贵方”等等.这些词语的恰当运用,对于显示商务应用文严肃性、权威性是有一定作用的.另外,我们强调公文语言的朴实性、通俗性,是指在使用书面语言过程中,要在同义词中选用平时易懂的词来表意,绝对不是说越俗越好.

三、商务应用文语言的简约性与周严性

商务应用文是以商业贸易为目的,以洽谈生意为主要内容,以做成生意为主要目标,所以它的内容,万变不离“买”和“卖”,这样,在行文中,就没有个人之间的叙事,也不必有过多的修饰,而是以简洁明快为宗旨.商务应用文语体风格的简洁是和用词的精确密不可分的.为了使词语精确达意,写作者应依靠专用词语和习惯用语.但是,简约是相对于行文嗦的弊病提出的表达要求,对于同样内容的商务文书,要求做到文字简练,表意明确,不能因文字拉杂而淹没其实质意义.同时,不能离开表达目的而去片面追求所谓简洁,“简”掉不应减少的词语、句子或内容漏就会滑向另一个极端,造成苟简的弊病.随意简化绝不能和简约相提并论的,如同嗦,一样会伤害公文内容的表达.周严性要求内容表述上要条理清楚,层次分明,详略得出,疏而不漏,从遣词造句、论述逻辑到整个结构,都应当做到没有矛盾,不留破绽,全面周到,无懈可击.

在现行的商务文书中,有的单从文字上看是比较简练的,但内容缺乏严密性,不是把该包括的情况没有考虑进去,就是前后照应不周,存在这样那样的矛盾.有的内容详尽,语言及结构周密严谨,但整体上给人的感觉是纲目不够明晰,行文拉杂,缺乏简约性.这些现象表明,如何在商务文书中把简约性与周严性有机地结合起来,是文秘人员应当切实注意研究的一个问题.

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