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《中华人民共和国电子签名法》已于２００４年８月２８日通过和公布,并将于２００５年４月１日起施行.我们认为,迄今为止,《电子签名法》是实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力最基本的依据和最重要的法律保障.作为电子文件时代的档案工作者,认真学习和领会《电子签名法》,是做好工作的必修课.
一、电子文件法律效力的认可问题应该得到圆满解决
在我国,１９９９年６月发布的《档案法实施办法》第二十一条已经对档案缩微品和其他复制形式档案的法定效力问题做过明确规定：“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力.”这里所说的档案原件,主要是指纸质档案,这条规定所认可的,主要就是载有法定签名或者印章标记的档案缩微品、档案复制件具有与纸质档案原件同等的法律效力.而对于电子文件是否具有法律效力的问题,在《电子签名法》公布之前,一直缺少能够覆盖所有电子文件的全局性规定.与这个问题相关的法律规定,仅有１９９９年３月通过和公布的《中华人民共和国合同法》的第十一条,该法条明确将数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）列为合同的书面形式之一.这里的电子数据和电子邮件,具有明显的电子文件性质.问题在于,该法条仅对合同有效.
《电子签名法》所具有的特别重大意义就在于,该法律在排除四种特殊情况（包括涉及人身关系、涉及不动产权益转让、涉及特定公用事业服务和法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形等）的前提下,全面认可了民事活动中产生的各类电子签名、数据电文（当然包括各类电子文件）具有法律效力.该法第三条规定：“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文.当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力.”根据该法条,除前述特殊情况外,只要当事人有约定,就不得否定相关电子签名、数据电文（包括电子文件）具有法律效力.既然一般民事活动中产生的电子文件具有法律效力,那么,在排除特殊情况的前提下,可以认为,认可一般公务活动中产生的电子文件同样具有法律效力,已经不存在法理上的障碍.
《电子签名法》第七条还规定：“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用.”这又进一步为包括电子文件在内的各类数据电文作为证据使用提供了法律依据.
此外,《电子公文归档管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》）的公布施行,已经为确保电子公文的法律效力,提供了规章制度方面的保证.而国家标准《电子文件归档与管理规范》（以下简称《规范》）,则为确保各类电子文件的法律效力,提供了权威性的管理规范和技术标准.
鉴于上述情况,我们认为,《电子签名法》已经为认可电子文件法律效力提供了最基本的依据和最重要的法律保障,相关的制度环境和技术条件也已经成熟.建议在《中华人民共和国档案法》或《档案法实施办法》中及时增列条文,在排除特殊情况的前提下（哪些特殊情况应该排除,《电子签名法》已作了很好的示范）,全面认可电子文件的法律效力,包括电子文件作为证据的价值,同时认可那些根据纸质档案原件扫描、转换而形成的符合法定要求的相关电子文本具有与纸质原件同等的法律效力.
二、电子文件的有效性、真实性、完整性和可识别（鉴别）性必须得到确保
《电子签名法》对于包括电子文件在内的数据电文满足法律、法规规定的原件形式要求和文件保存要求的条件作了明确规定.这些条件,概括起来,主要有四个方面的特性：１．有效性,即“能够有效地表现所载内容并可随时调取查用”.２．真实性,即“能够可靠地保证自最终形成时起,内容未被更改；格式与原始状态相同”,“或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”.３．完整性,包括内容、格式（结构）和背景信息等保持完整.４．可识别性,或称可鉴别性,即“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”.
《电子签名法》所明确的这些法定条件,在《暂行办法》和《规范》中,事实上都已有了针对电子文件的具体细则.我们档案工作者下一步的工作,应该是在电子文件管理法制化的大目标下,以《电子签名法》所明确的条件为法律准绳,把相关规定、规范和技术标准作为依法管理电子文件,落实法定条件的具体措施,认真贯彻实施,使电子文件的有效性、真实性、完整性和可识别（鉴别）性真正得到切实保证.
三、建立和发展电子文件的认证体系
为了确保数据电文,包括电子文件的真实性、完整性和可识别性,特别是用以鉴别发件人方法的可靠性,《电子签名法》的最主要内容,规定了一套完整的电子签名与认证的法度.这套法度,可以作为我们建立和发展电子文件认证体系的基本依据.
《电子签名法》第十三条明确规定了可靠的电子签名必须同时具备的四个条件,即电子签名人拥有电子签名制作数据的专有权和控制权,签署后对电子签名和数据电文内容和形式的任何改动能够被发现.这些可靠条件也可以由当事人约定.该法第十四条则规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”.
这两条规定,已经为我们指明了一条确认电子文件法律效力的重要途径,即一份电子文件,如果具有符合法定的或当事人约定的可靠条件的电子签名,那么,它与包含手写签名或者盖章的纸质文件,可以具有同等的法律效力.建议在相关公文管理法规和《档案法实施办法》中增补包含此项内容的条文.
按照这两个法条所确定的原则,还可以在《档案法实施办法》中延伸出一条新规定：与纸质文件原件内容相同的双套保存的电子文件,或者根据纸质档案原件扫描、转换而形成的符合法定要求的相关电子文本,载有档案收藏单位法定代表人符合法定可靠条件的电子签名,具有与纸质原件同等的法律效力.
《电子签名法》以很大比例的篇幅对电子认证服务体系的建设和电子认证服务业的管理作了全面规定.这些规定,已经为档案部门参与和开展电子文件认证服务业务,提供了重要的契机.建议有关主管部门依据《电子签名法》,本着改革与发展的思路,认真研究,制定办法,推动电子文件认证服务工作依法有计划、有步骤地开展.
四、建立健全电子文件相关法律责任追究制度
《电子签名法》针对电子签名和电子认证服务相关责任人的过错与违法行为,规定了十分具体的法律责任,包括赔偿、其他民事责任、罚款、吊销电子认证许可证书、行政处分等,构成犯罪的,依法追究刑事责任.
建议依据《电子签名法》的上述规定,进一步建立健全电子文件相关法律责任追究制度,建议在《档案法》、《档案法实施办法》和有关规章中,增加有关条款,增补有关条文,加大对电子文件及其管理相关责任人过错与违法行为的追究力度,以确保电子文件的有效、真实、完整与安全.