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[摘 要 ]高校二级教务管理信息整合平台是针对二级学院的教学管理及诸多相关特殊需求而设计的软件管理平台.本文从二级教务管理信息整合平台建设的必要性、可行性和预期管理目标几个方面,探讨了二级教务管理信息整合平台建设的现实性和意义,以期对高校各二级学院的教学管理科学化、规范化和现代化有所裨益.
[关 键 词 ]教务管理 信息整合平台 必要性
[中图分类号]G647.3
教务管理工作是高校教学工作的有力保证和支撑,是保证高校教学机制正常运转的枢纽,是一项目的性、计划性、适应性、创造性、科学性和责任性很强的工作.教务管理工作关系到高校教学秩序的稳定和教学质量的提高,关系到高校的发展和人才的培养,教务管理在高校中占有相当重要的地位.随着计算机技术的飞速发展和高等教育体制改革的不断深入,目前我国高校大都已经建立起高效的综合教务管理信息系统,实现教务管理的科学化、规范化和现代化.
随着学校招生规模的扩大和信息化、网络化管理的实践,管理重心下放,充分发挥二级学院教学和科研管理功能是必然的趋势.教务管理作为二级学院教学和相关管理功能实施的关键环节,是学校教学环节的任务末端也是任务贯彻落实前沿.二级教务管理的有效实施依赖于学院各项管理制度的建立和完善、信息整合平台的建设和动态管理等几个方面,是一项系统工程.本文以南京邮电大学二级教务管理信息平台建设的实践为例,分析高校二级教务管理信息平台建设和实施的探索过程.
一、二级教务管理信息整合平台建设的必要性
目前南京邮电大学各学院教务信息资源的管理现状是：以学校教务系统为核心,辅助通用办公软件,如word,excel等来保存信息资源为主.这种资源管理方式往往造成：信息资源零散地保存在多个不同的文件中,缺乏统一的管理,查找、利用和整合相关数据较为困难,往往存在信息不一致和不完整的问题,实际管理工作过程中面临多种风险.以教学任务管理为例,从下达任务书开始,到中间的多次调整修改,往往存在多个不同版本的教学任务书,他们以不同的文件名保存在计算机的不同目录下,不同学期和任务定稿前不可避免的任务调整使得文件保存变得比较混乱；且这些信息资源缺乏有效和及时的备份措施,一旦遭受病毒攻击或计算机硬件出现故障,则导致信息丢失的概率较高.且类似的情况同时发生在教学、科研、实验、毕业设计、考试、项目申报、项目检查和结题等多个环节中,二级学院的教务和科研等工作不可能像学校层面那样,由专人负责每一项任务,通常会出现一位管理人员同时负责多项任务的情况,因此,实施此类管理时整体信息化程度较低,且容易出现因为信息风险而导致的工作效率问题和工作失误风险.然学校层面的信息系统可以在某些工作环节解决部分信息管理的难题,但由于系统具有封闭性且需要多次登录不同系统,并不能从根本上解决上述二级学院的信息管理问题.如毕业设计等,但其功能主要是满足单个环节的流程及文档管理的要求,与其他环节之间很少或基本没有实现数据的共享.
可见,在学院层面上,信息资源的管理还停留在以零散文档为主的、局限于某个环节应用的阶段,相关流程也都没有一个整体的信息平台,每个信息提供者（如教师、管理人员等）的信息变更无法得到实时动态的反映,整体资源更没有得到优化配置和管理.另外,学院层面的各项管理工作大部分还需要手工完成,没有实现信息化管理方式,这些问题很造成了工作效率低下,容易出错等问题.要实现从经验管理向科学管理转变,从分散管理向集中统一管理转变,从手工管理向现代化管理转变,建立一个适合这种特定管理需求的、科学的软件管理平台是一个切实可行的解决方案.
以南京邮电大学为例,本科教学档案归档目录包括综合管理、学科和实验室建设（包含专业设置）、招生、学籍管理、课堂与教学实践、学位、毕业生（包括毕业设计和论文）、教材等.这些目录下的具体类目分解到每个时间段,每天需要处理的相关信息非常的繁琐庞杂.学生数量较多的二级学院教务秘书处理事务的项目相对较少,学生数量较少的二级学院教务秘书可能同时兼任科研秘书或者其他的工作职责,每天要同时处理来自不同部门的多项事务,从接受任务到任务完成资料归档,头绪更为繁杂.
二、二级教务管理信息整合平台建设的可行性
二级学院在多年的教学管理活动中,逐步积累、形成了一整套较为科学的管理经验和制度,符合学校管理的原则和需要,这是实施学院教务信息资源管理平台建设的制度基础.二级学院实施教学及研究等管理已有多年的历史,积累了大量的信息资源,并培养了一支既有管理知识、又有计算机应用经验的管理队伍,这是实施学院教务信息资源管理平台的应用基础.
各二级学院已经具备了充足的计算机、网络条件.各个管理岗位都配备了计算机,可以作为实施学院教务信息资源管理平台的客户端.学院下属的各个部门都具备上网条件,校园内还可以无线上网,物理上具备了实施系统建设的基本客观条件.
学院领导重视教务管理的质量和层次,具有先进的创新管理理念,对学院教务信息资源管理平台的建设和实施非常重视,对于系统实施所要求的观念创新、资源整合、管理和控制体制的集中等都做出了非常清醒的预期和明确的部署,这是实施学院教务信息资源管理平台建设的领导和组织保证.
就本次实施该项目的环境而言,由于南京邮电大学具有计算机科学的理工科学科背景,学校内具有一批从事过管理系统和产品开发的队伍,具备实施系统集成和整体技术支持的能力,这是实施学院教务信息资源管理平台建设的软件和技术保证.
综上所述,学院教务信息资源管理整合平台的实施,具备了管理、制度、应用、领导、组织、人员队伍、数据基础、软件产品开发、管理和实施和集成等各方面的充分的可操作性.
三、二级教务管理信息整合平台的预期管理目标
实施学院教务管理信息整合平台的管理目标是：运用先进的教务管理思想,提高教务及相关业务的综合管理水平,对整体的教学资源进行有效的配置、管理、控制和优化,从而实现教务工作的高质量、高效和安全. 根据系统建设的目标和需求,确定了本系统的主要功能模块,主要包括：工作任务管理、教学过程管理、教学改革研究及成果资料管理、课程实验管理、实践环节管理、毕业设计管理、考试管理、文档资料管理、综合查询、用户管理、权限管理等子系统,如图1所示.其主要模块的功能简介如下：
图1：学院教务管理信息整合平台主要子系统模块图
（1）工作任务管理：可对日常管理工作提供支撑,从工作任务建立、实施到完成提供全方位的管理.具体功能包括：
工作任务建立：建立各项日常工作任务,保存其重要性、完成时间、优先级等信息.
工作任务实施：为工作任务的进度和当前状态管理提供帮助,能分类汇总已完成任务和待完成任务；按照优先级及重要性提供工作任务列表；完成时间临近自动提醒.
（2）教学过程管理：完成整个教学过程的各个环节的重要文档及资料的管理,具体功能包括：教学任务分配及管理：设置和保存课程对象、教材、教学人员,并完成其各个属性的设置；教学业绩计算：根据教学情况,完成教学业绩的计算和汇总表的生成.
实验安排管理：根据相应教学数据和条件生成实验对象,并完成实验安排的时间和人员,完成相关对象的属性设置；
考试计划管理：根据相应教学数据和条件生成考试对象,并完成考试时间、类型和监考人员等数据的设置,实现相关对象的属性设置,生成考试计划；
教学测评管理：保存教学测评的结果,生成教学测评情况汇总.
（3）教学改革研究及成果资料管理：为学院的教学改革研究管理及各类项目申报和总结提供支撑.主要功能包括：
教学改革研究项目管理：为正在研究的教学改革科研项目提供申报、立项、中期检查和结项等环节的管理工作,提供各类所需的统计表.
教学改革研究成果管理：保存各类科研成果资料,如论文、精品课程及科研项目等,生成论文或科研项目的分类汇总统计表.
其它模块的功能按照学院相关管理的需求来确定.如：根据所保存的基础数据自动生成相关的报表,如：实验汇总、教材、科研资料、检查等,系统能实现与学校教务管理工作的无缝对接.
四、二级教务管理信息整合平台的现实意义
本课题的难点在于如何获取管理需求并据此构建系统,在现有条件下利用已有的人力和资源条件的支撑,切实通过系统的实施取得良好的实际应用效果.
1.从实际应用中的需要出发,制定出一套在我校特定环境下针对学院内部管理的管理应用系统.
2.填补了工作任务管理、教学及科研成果管理的空白,为学院提高工作绩效提供有力支撑.
3.现代教育技术手段在教学管理活动中的应用.利用网络平台、无线网、电子邮件、FTP等手段,展开教学和管理活动,多途径、多方位、跨时空实施,积极探索和促进多校区办学模式下更好地开展管理工作.
本文结合二级学院的教务管理现状,试图从通过对应用现状的分析,从应用角度出发,建立一套行之有效的信息化管理平台,将信息资源的获取与应用相结合,实现信息资源的共享与组合,切实提高学院管理的信息化水平,积极探索和解决实际应用中面临的问题方法,在此基础上建立逐步完善和改进系统的功能.希望此成果能对本学院及兄弟学院的教务管理工作提供帮助.
本文为南京邮电大学教学改革研究项目研究成果,项目编号为JG01711JX48.
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（作者单位：南京邮电大学 南京）