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内容摘 要 :作者论文结合在企业档案管理工作中的实践经验,从观念创新、体制创新和管理创新三个方面探讨了档案管理工作在企业发展中的重要作用,并提出了具体的建议.
关 键 词 :档案管理,现代企业,创新
中图分类号:G271文献标识码:A
一、前言
企业的档案管理工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业发展的需要,树立新的理念,建立新的体制,实行新的管理制度.一个企业没有创新就没有活力和希望,档案管理工作也是如此.因此,档案工作人员必须创新思路,开拓档案管理的各项职能,积极探索档案管理新路径和不断体现档案管理工作的观念、机制和管理方面的创新.
二、要做到观念创新,使档案工作在服务中发挥经济效益
(一)要管好档案、用好档案,首先要熟悉档案
企业改制成功以后,档案人员应转变观念,不能在办公室坐等,而是要主动请教有关技术人员,深入生产一线,熟悉了解生产经营工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案、资料做到胸中有数.
(二)要确立档案是资产的观念
在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动积累和智慧结晶,是企业发展历程的真实记录和客观评价.档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性.只有认识到档案是资产以后,才会去管理、保护、利用好这些资产,才会下决心做好档案工作.
(三)要确立档案是企业独有信息的观念
在当今瞬息万变的知识经济大潮中,企业各自的档案是独有的原始记录,记录着未公开的、未申请专利的知识和技术,如各种设计资料、图纸数据等.占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识.如果企业的档案材料不收集、整理、保管好,在市场竞争和信息流通的今天,很可能给企业造成无法挽回的损失.
(四)要确立档案具有实用效益的观念
档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物,它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善.档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的,档案资料只要管理好,利用好,就能产生更好的经济效益和社会效益.
三、要做到体制创新,使档案工作适应现代企业的高速发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学.企业的档案工作要适应现代企业制度,就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新.
(一)机构创新的核心是精简
无论哪个企业,精干是一个必然趋势,企业档案工作也要顺应企业需要,档案管理的工作方法也必须创新,其内容就是要扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”,以利于增加企业档案管理的自主性和灵活性.
(二)机制创新的关键是高效
企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要,转换机制,高效运行,创造最大的经济效益和社会效益.企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,要激活机体,坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己.从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换,提高办事效率,充分发挥人的聪明才智,让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一.
(三)制度创新的实质是要从企业各自的实际出发,档案工作具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力
目前看来,适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案分散在各部门、各子公司,不够规范,降低了利用率,制度创新已迫在眉睫,我们必须制定较为详尽的制度,不断创新档案管理制度,明确规定档案工作的年度方针和目标,以及档案员在档案工作中的义务和责任,从而调动全体专档案人员的工作积极性.
四、要做到管理创新,使档案工作水平得到全面提升
企业发展了,企业的档案管理工作业必须上水平、上档次、上规模,档案工作的规范化形成和广泛参与,要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识,坚持依法治档,确保“集中统一管理”:统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导.
企业实现办公自动化后,要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任.
档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后,企业各部门对档案信息资源实现共享.档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,通过新的管理制度和管理方法来解决.
五、结语
档案工作既是企业重要基础工作之一,也是国家档案的重要组成部分.为了规范企业档案工作,必须加强自身基础建设,大力开发利用企业档案信息资源,提高整体管理水平,以便更好地为企业的生产和发展服务.总之,企业档案工作要适应档案管理现代化的需要,档案工作人员要不断学习新技术、新知识,敢于创新、敢于开拓,与企业发展同步.