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美国公布《极其重要文件的保护与灾后恢复》指南
丁 枫
美国国家档案与文件署在其网站上公布了一份指南《极其重要的文件及其保护与灾后恢复》.该指南主要阐述了对联邦机构运作所需文件进行鉴定和保护以应对紧急情况的做法.指南包括以下几个部分：前言：介绍；背景；应对紧急情况计划和风险评估：极其重要的文件项目；文件保护与灾后恢复项目：1、项目目标；2、防灾计划；3、危险等级；4、责任；5、文件恢复计划；6、灾后恢复计划的要素：7、培训；8、检查与测试.下面对该指南进行摘 要 介绍：
指南中的紧急情况是指突然并且意外地发生了严重的事件,需要立即做出反应,通常为期很短.指南中的灾难是指意外发生的大范围的破坏与危险.对机构运作有长期不利影响.指南中的许多信息是建议性的而不是规定.
第四部分.“应对紧急情况计划和风险评估”.主要内容：对包含重要信息之文件的复本进行鉴定和保护,实施文件减灾和灾后恢复项目,这些都确保机构的主要运作不会停顿.机构在灾后必须努力保证连续运转.恢复正常运作.保护法定权利和财务权利,并且恢复受损文件.为此,机构需要确定其最重要的职能,并且鉴定行使这些职能所需的文件,尤其是对保护机构以及机构活动影响对象的权利的信息进行鉴定.最后,机构需要制定行动计划,应对可能损毁机构文件的紧急情况或灾难,并且恢复所需信息.制定计划必须解决不利于机构运作和文件保存的现象和潜在危险.这些威胁包括火灾、飓风、地震、洪水,蓄意破坏、国内骚乱、恐怖主义、虫害等.机构官员应当明确危险的类型,还应评估每类危险的等级,以决定需要采取何种保护和反应措施.
第五部分“极其重要的文件项目”.主要内容：极其主要的文件项目主要做两件基本的事情.首先,该项目向机构提供在非正常运作条件下处理事务所需信息.以及恢复正常运作所需信息.其次.该项目使机构官员能够鉴定和保护关于机构和机构影响对象权利的最重要文件.以下两类文件被鉴定为极其重要的文件：紧急情况下运作所需文件和保护权利所需文件.
第六部分“文件保护与灾后恢复项目”.主要内容：机构应当对他们的文件和极其重要的文件采取保护措施.以应对应急计划中确定的紧急情况或灾难.极其重要的文件应该特别保护,特殊保护措施包括使用防火的储存设备来保存文件：建立本地储藏室；异地储存文件；在文件形成时复制文件：缩微极其重要文件.非纸质文件在其整个生命周期中需要特殊的环境条件和小心地对待.机构必须保持对照片、反转片、缩微件、录音录像盘带和电子磁带磁盘等文件的、温湿度控制.
然而,当紧急情况或灾难发生时,即使是最好的保护措施也不能阻止对文件的损坏.因此机构需要制定文件灾后恢复计划,以及时和经济地应对灾难,抢救受损文件和它们所包含的信息.
机构在紧急情况下或灾难发生时必须保持正常运转.获取关键信息对于保持正常运转很重要.因此,机构应该确保负责人熟悉文件保护和灾后恢复项目.每个机构应该记录机构官员的政策、职权、职责.以及管理文件保护和灾后恢复项目的程序.机构应该把文件灾后恢复项目内容分发给所有相关工作人员.
在制定文件灾后恢复计划时,机构官员应当评估文件可能遭遇的各种危险的严重程度.通常,水灾、火灾和大雾应该得到特别关注,因为它们对文件的损害最大.如果建筑物中存放了化学试剂,它们的潜在威胁也应列入计划.
每个机构应该把文件恢复列入防灾计划,制定特别程序让工作人员在紧急情况或灾难发生时执行.文件灾后恢复计划应该提供下述程序的详细说明：1、当紧急情况发生时,立即通知有关人员报告紧急情况的性质和对文件的威胁程度：2、在紧急情况发生后尽快评估文件受损情况,并且立即采取措施稳定文件状况,以阻止损坏的进一步发生：3、成立由机构工作人员组成的文件灾后恢复工作组,迅速处理稳定状况下的文件；4、在需要的情况下,咨询文件灾后恢复服务商；5、恢复文件及其包含的信息,或提供丢失信息的替代品；6、利用恢复后的文件和信息继续支持工作.