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一、前言
近年来我国的信息化水平飞速发展,人们的生活工作习惯也随之改变,因此档案管理由传统方式向信息化转变也成了我国档案事业的一个必然选择.本文结合现如今档案管理的实际特点,探讨了运用信息化手段管理档案的优势和重要性.
二、档案管理信息化标志社会进步
档案管理对于国家社会来说是必不可少的,档案管理深入到了社会的各个方面,包括医疗、学校、企业等都需要进行大量的档案管理.将信息化的档案管理手段引入到各行各业,就可以使档案管理工作更加高效安全.如设计院的PDM系统、制造业用到的OA等系统都会产生许多电子文件,这些文件的管理就无法使用原始的档案管理方式,就必须将信息手段引入到档案管理中,才能进行更加有效的管理.档案管理是一件非常繁琐复杂的工作,过去使用传统方式进行管理时,大多数都是档案管理员纯手工操作,一系列档案中,只要有一点需要更改的地方,就会引发连锁反应,管理员的工作量非常大.将信息化手段引入到档案管理中,工作人员的工作量大大减少,只需要进行少数的指令输入即可完成,极大地提高了工作效率.比如学校的档案管理工作,一般的学校都需要在年底对一年的档案进行整理归纳,由于档案管理人员并不一定只进行档案管理,必然会感受到非常大的工作压力.将信息化手段引入到学校档案管理中,工作人员只需要利用相应的档案管理软件,就可以很简单地对档案进行高效管理.档案管理人员还可以利用信息的检索功能,随时了解情况,遇到没有按照要求进行归档的材料,就应当及时发出信息,进一步规范和监督档案管理工作.
三、档案管理信息化带来方便快捷
将档案管理信息化,比起传统的档案管理方法,还能够使检索更加迅速、查找更加方便、可靠性也更加高.传统的档案管理过程中,需要工作人员手动进行保管归纳,整个过程还需要尽可能避免外界环境对纸质档案的影响,工作人员要定时对档案进行检阅,费事又费力.而运用信息技术,用电子档案代替纸质档案,省时又省力.在查询时只需要输入关 键 词 ,所需要查询的资料就会一目了然地出现在屏幕上,随着信息技术的不断发展,查询方式会更加智能化.电子档案可以保存100年以上,这超长的保存年限远远长于纸质档案.在医院的档案管理中,如果需要使用任何档案信息,就可以在第一时间,运用信息技术方便快捷地调出各科室的详细资料,效率非常高.而且作为医院的档案管理,每年都有大批的住院病人,每年都会增加大量的病例需要进行保管,而根据相关规定,病人的病例需要保存30年以上,这么大数量的病例保存势必有非常大的难度.而这些问题在引入了信息化手段后,都可以迎刃而解.被授权的使用者也可以从各个地方访问医院的网站,根据自己的需要进行资料查询.再如对于学校档案管理来说,需要不定期地接受上级领导的检查评估,学校就要求准备好一定时间范围内的详细教学档案,这需要很大的工作量.如果是传统的档案管理,只能人工来一点点进行查找.而运用现代信息技术后,只需要输入要求查询的字段,所有相关文件资料都会出现,很大程度地提高了信息检索效率,推进了校园办公自动化.
四、档案管理信息化节省大量资源
档案管理从传统方式变为信息化,还能够有效地节省大量资源.将纸质档案变为数字化信息进行管理,首先来说,数字式的电子档案只需要存储在计算机中,比起纸质档案存储同样多的信息,能够节省大量的存储空间.如一张3.5英寸的软盘,有1.44M字节,理论上说就可以存储70万汉字.而同样是这些汉字的存储,如果运用纸质档案,则需要很大一部分的纸来进行存储.近年来随着硬盘的发展,其存储量更是有了很大的跨越,移动硬盘的出现,使得档案的存储更加方便高效.其次,纸质档案还需要管理人员的日常维护,需要经常注意防虫、防潮等,而运用信息化手段进行档案管理,只需要进行日常网络和软件的维护即可,管理成本大大降低.传统的档案管理方式因为很难进行备份,即使再细致的维护,也无法避免每年的档案损失,而运用信息技术进行档案管理,就可以方便地把所有档案都进行统一备份,防止档案的丢失或损毁.而且运用现代信息手段进行存储,比起传统的纸质档案,记录形式更加丰富多彩,除了文字、表格、图片等,还可以记录动画、声音等多媒体影像.
五、档案管理信息化实现资源共享
档案管理的信息化,还有利于实现资源的共享,能够有效地使档案资料发挥更大的作用,这也是现代档案管理所需要的.只有实现了档案资源共享,才能更好地体现出档案的实际价值.对于企业来说,档案资源共享就意味着可以将企业信息进行共享,将企业的各种信息进行整合和运用,有助于企业的管理者对企业进行充分了解并做出相应决策,也有助于其他企业进行交流和学习,进一步提高企业员工的工作效率.对于学校档案管理来说,档案管理实现资源共享,可以更好地体现出学校工作的重要性,便于学校师生及时进行查询学习,有助于学生和老师科研工作的顺利进行.学校还应当培养一批专门的信息技术人才,来进行档案软件的技术支持或日常管理,充分发挥信息技术在档案管理中的重要性.档案管理信息化从本质上说就是将档案管理智能化了,将信息化手段运用到档案管理中,不仅时间上大大减少,空间距离也大大缩短,提高了档案的利用效率.
六、结语
信息化手段的引入是档案管理工作的一个重大飞跃,将档案管理从传统方式变为信息化管理,不仅能够有效地提高档案管理工作人员的工作效率,也是社会发展的必然结果.这也需要相关工作人员能够充分认识到这一点,并且积极进行配合提高自身素质,保证档案管理信息化工作的顺利进行.