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[摘 要 ] 加强医院档案管理, 发挥档案的作用, 是医院管理者的一项重要工作.全文提出了一些有利加强医院档案管理的方法: 强化普通职工的档案意识, 提高档案管理者综合素质和硬件设施, 加强档案管理的标准化, 建立医院信息一体化和做好档案信息综合利用.
[关 键 词 ] 档案管理, 标准化, 信息化
[中图分类号] R197.32[文献标识码] A[文章编号] 1005-0515（2011）-04-279-01
随着医疗卫生事业的进步和科技的发展,医院档案管理工作的作用和地位越来越重要,也为广大医院管理者所重视.为更好地发挥档案在医院管理中的功能,结合国家档案局及卫生部颁发的《医院卫生档案管理暂行办法》等法律法规和医疗卫生单位特点,谈谈如何进一步加强医院档案管理.
1强化普通职工的档案意识
档案的作用和价值,已被医院管理者所认识和重视,而职工还未充分认识到档案管理的重要性的问题,但做好医院档案管理工作,仅仅有领导重视是远远不够的.当前,提高普通职工对档案作用的理论认识,树立档案意识是档案管理工作的一项重要工作,只有档案管理的法律法规和规章制度真正落到实处,广大职工充分认识档案的价值,高度重视档案管理,时时处处注意收集、保存各种信息资料,档案工作才会得到进一步加强.
2提高档案管理者的综合素质,加强硬件配置
目前,医院大部分档案管理人员是,并且很少是档案专业出身,他们缺乏档案管理的专业知识和技能.必须进一步加强对现有人员的专业培训,提高专业技能,并创造条件,引进和接收专业人员从事医院档案管理,从而提高医院档案管理者的整体素质和业务能力,为加强档案管理提供人才队伍保障.计算机投入到档案管理工作中,能提高工作效率和精确度.网络、光盘等产品将逐渐应用于对资料的储存和查阅,具有占地少,查找方便等优点.网络对档案管理工作有着极大的作用.医院的规模有大有小,服务对象也有差异,形成各自特有的珍贵档案,利用网络系统,可以加强各部门之间,院际之间的资源共享,沟通档案信息,以满足医疗、教学、科研等多方面的需求,从而共同推动医疗事业的发展.
3档案管理标准化
医院档案部门承担着保存和管理本单位各种门类档案的职能,将全院分散保管的文书文件、病历、科研、教学、基建、财务、设备等案卷集中起来,统一保管和使用.要加强档案管理,首先要做到标准化,要符合档案的各项标准化内容,包括组卷的方式和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等.特别是档案整理工作和著录、标引工作是否规范化,对计算机等现代化技术的应用有着重要影响.
4建立档案目录中心和档案网站
随着社会“信息时代”到来,医院档案工作面临着范围广、内容新、任务重、责任大的新局面,医院档案管理也要跟上时代的步伐,充分利用网络系统的优势,建立医院档案目录中心和档案网站,医院应将全院各种信息通过网络连接,实行信息管理的网络化、系统化,扩大信息量,同时要通过档案管理的透明化(保密档案除外)、化,增强职工的主人翁意识,有利于调动职工参与档案管理的积极性.各部门提供完善的文卷,通过网站,进行移交、借阅等,实行各部门档案信息的网络化管理和资源共享,大大提升档案资政服务和公共服务水平.
建立医院档案目录中心与档案网站,要解决好电子文件的传输、归档、保管、利用及技术保护等问题.再次,系统应具有充分安全保密措施,医院档案网站应设置多级安全机制,不同人员,甚至病员,应有不同的访问权限.加强电子文件、数据备份管理,以防电子文件和数据的损坏,加强运行管理,减少意外事故,确保网络系统运行安全.
5做好档案信息的综合利用
医院档案管理的最终目标是开发利用信息资源,发挥档案的深层次效能,更好地为临床、教学、科研和医院现代化建设服务.而对档案信息的利用,也会促进档案管理的规范化、科学化.加强对档案的综合利用,也是档案管理的重要环节.主要有以下几个方面:①提供资料,供领导决策.档案中有许多有价值的信息,尤其是对过去工作及决策的经验总结和得失分析,能为新的工作和决策提供创新的基础,是决策者分析、判断和借鉴的有效信息,能够增强决策的科学性、实用性和针对性.②对科研工作的信息反馈功能.可以利用档案对科研课题的申报,研究、论证实施评奖直到成果转化提供跟踪服务,在提供跟踪服务的同时,也便于对科研课题随时产生的档案进行收集、归档,确保科研资料保存的完整性,提高档案管理的效率.③进行动态分析.对医院管理中的重大事项和决策,可以利用档案对决策实施的过程进行修正和完善,力争使决策更加科学、适用、可行,并为今后的决策提供借鉴的资料.
6总结
总之,医院档案管理部门要以开发利用为目标,逐步从“封闭型”向“开放型”、从“保管型”向“参与决策型”转变.档案馆藏由“单一型”向“综合型”方向发展,搞好档案、资料、情报信息的一体化服务,这样可以使医院的各种信息互相补充,互相渗透,构成医院信息的完整体系,使医院档案室成为信息储藏中心和利用中心.