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【中图分类号】R194 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484（2013）02-0650-01
1.开展培训教育,增强全员档案意识和法制观念
提高全院的档案意识和法制观念,是作为档案管理升级工作的基础.医院卫生档案是在长期医院卫生防病实践中形成的,具有基真实性、实用性以及较强的专业性和广泛的社会性,是重要的知识积累和科技储备,是宝贵的医院卫生防病信息资源,它即是有形资产,又是无形资产,应依法进行管理.多年来,针对个别科室和职工档案意识和法制观念比较淡薄、规范管理的自觉性不高以及档案管理工作中出现的新情况和新新问题,我们把《档案法》和《条例》作为全院职工业务培训和继续教育的必修课,认真学习,正确领会,准确把握.通过教育进一步增强了院、科两级管理者对档案管理工作的事业心,激发了全院职工自觉维护档案的完整与安全,防止档案资源流失的责任感,在全院形成了依法治档、规范管理的良好氛围.
2.强化科学管理,建立健全档案管理体系
2.1 统一领导,分级管理.为维护档案的完整与安全,我院对档案实行了集中统一管理.一是由单位主要领导直接分管全院的档案工作,建立目标管理责任制,列入领导班子的议事日程,并及时研究解决档案管理工作中存在的实际问题.二是进一步强化综合档案室对各科室档案管理工作监督、指导、培训的职能.三是进一步调整充实了档案队伍,明确了工作职责和工作关系,建立了档案资料管理工作程序以及预立卷制度.从而形成了以综合档案室为中心、各科室为基础的档案管理网络,构成了档案工作管理体系.
2.2 全方位渗透,纵横向交叉.为全面提高卫生防疫档案管理水平,我院积极探索建立健全档案管理工作的贯性运行机制,一是切实将档案纳入事业发展规划和年度工作计划,并将其分解转化成院、科两级年度综合目标管理责任制,同步组织实施,同步考核评价,同步奖惩兑现.二是将档案工作经费列入年度财务专项预算,保证档案管理经费支出.三是将文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入有关人员的岗位责任制,纳入有关管理和业务技术工作程序,并作为年度人事考核工作的内容之一.四是认真执行“三参加”、“四同步”管理制度,初步建立起综合档案室对所有应归档文件材料实行全过程监控和质控的工作运行程序.
3.加强业务建设,不断提高档案管理水平
3.1 坚持依法治档,规范工作行为.为保证档案种类齐全,资料完整,定期收集、规范管理,我院建立并有效执行了院、科两级档案管理人员的岗位责任制,制定了文件材料的归档范围,建立了档案的接收、整理、修改、补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度和规范,使档案工作有法可依、有章可循,强化了综合档案室的监督、执法职能,体现了档案法规和档案工作业务规范的强制性和权威性,从而建立和维护了良好的档案工作环境和秩序.
3.2 狠抓档案的基础性工作,维护档案的完整性、准确性和系统性.一是实行文书、印签、档案一体化管理,以文书工作的规范化促进档案工作的标准化,二是组织专班对历史文书档案进行了全面清理鉴定,反分散在科室或个人手上业务技术、设备材料、照片、声像档案收集归档,维护了科技档案的完整性.三是整理参考资料,根据卫生防疫机构的特点,对一些政策法规、文件汇编、疫情、统计资料、疾病防治资料汇编等也进行了全面清理、分类、编目.四是建立了陈列室,真实地再现医院的历史发展过程,已成为职工爱院爱岗、敬业奉献教育的阵地.
3.3 改善保管条件,提高档案管理水平.随着档案储藏量的增加,为满足档案管理的需要,2005年1月,我们对档案用房进行了全面改建,使档案用房由原来的36平方米增加到了100平方米,做到了办公、阅览、库房三分开.档案库房备有防盗门、铁窗和防光玻璃,添置了空调器、温湿度计、除湿机、微机、复印机、手动密集架等必需的设备,购置了“SLWS档案文书管理系统”软件,初步掌握了应用计算机管理档案,档案管理现代化开始起步.
4.积极开发信息资源,不断提高档案信息的利用效果
为了提高档案的利用率,充分发挥档案在卫生防疫防病工作中的作用,我们从实用、简便、合理的原则出发,编制了全宗目录、案卷分类目录、文件目录等检索工具.并对档案信息进行综合、归纳、浓缩和提炼,编写了全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴等编研材料,大大提高了档案的利用价值.年查阅档案达500余人次,调阅档案1200余卷次,为院家属楼、医技楼改造、卫生文明城市创建、疾病控制达标验收等提供了大量、详实的档案资料,取得了良好的社会效益和经济效益.
通过开展档案达标升级活动,不仅推动了档案业务规范化建设和信息资源的开发利用,而且对推动医院卫生事业发展发挥着重要且不可替代的作用.