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最近,一位业界朋友向我讲述了他的一段令人深思的工作经历,下面是他的原话.
我是一个图书馆新来的采购人员,需要根据馆藏建设的原则和采购方针进行图书采购,并可以支配若干购书经费,这使我非常兴奋,甚至还会向别人夸耀.这一使命,同时也是我的权利.为了证明自己的能力,并为今后的晋升铺平道路,我心中暗暗发誓,一定要把工作做得漂亮!想想也奇怪了,我的前任为什么连这点儿事儿都做不好呢.拿着钱买东西啊,我是上帝啊,谁能不满足我的要求呢?
说,在战略上要藐视敌人,在战术上要重视敌人.说得简单,但我还是制定了一个详细的工作计划,从供货商的审核,采购类目表的制定,图书经费的使用,采购节奏的控制,统计报表的项目和格式,催缺的时间,补充采购等一应事宜,都有了安排.我想这下万无一失了,可以开始操作了.第一步,我把以往供货商的资料从电脑中调出来,往下一拉,还真不少,30多个.要跟这么多的供货商打交道,真够累的.这里面有些书店大名鼎鼎,有些名不见经传,有些似曾相识.按报订码洋排一下序,10万元以上的有那么三、四家,5万元左右的也有那么四、五家.没有一家特别突出的.虽然感觉多了一些,但我还是锁定了这十家供货商.在下来的几天时间里,我分别约见了他们,并提出了我的要求.我说我对前任的选择是十分尊重的,你们仍然是我馆的主要供货商.但是我有我的要求,一是要订购信息全面,第二订到率高,第三订到及时.这三点不过分吧,这也是我下一个年度选择供货商的主要依据.供货商们信誓旦旦,唯唯诺诺.我顺便问了问,已经报订的图书订到率都不高啊,不少订单时间也不短了.供货商们顾左右而言他,我也没有计较,那毕竟是前任的事嘛.
接下来就开始报订了.尽管各大书商都有自己的目录,我还是选择了《新华书目报》,它毕竟是传统的报道性书目,而且是期货目录.做着做着,就发现了问题,如果按照采购类目标采选,我所掌握的经费可能是花不完的.选而又选,总算把一批订单做了出来.我还留了个心眼,想看看各个供货商的能力,就把同一批订单分开,交给几个供货商.又照此办法做了几批订单后,我松了口气,想出去走走,到书店逛逛吧.
一逛书店,问题来了,好几种书,明明是期货,可书店已经有了.这还不要紧,有特别多的书,订货目录上根本没有,而它们恰恰是我要采选的.回到馆里,我赶紧把供货商提供的书目找来,把数据下载下来,一比对,确实缺漏不少.我赶快查重补订,尽管各供货商书目很多,重复也很多,但好在我们用的汇文系统查重和批处理功能很强,订单很快就做出来发出去.以后再不能拒绝供货商的书目了折腾一番,两个月过去了.书是不停地到馆,但我关心的是我下的那些订单的下落.验书的时候,也出现一些尴尬的事情,已经六月份了,今年考研的参考书才来.我把订单统计了一下,吓了一跳,到馆率才百分之三十几.有些书明明在书店都找到了,怎么会没订到呢.我马上打给供货商,态度都很好,都说快了快了.一个月又过去了,到馆率仍然没有大的起色,也仅仅上升到百分之五十左右.照这样下去,今年的任务我是断然完不成了.眼看学校放假,财务取不出钱来.而到书店没有帐期的便利.我赶紧背上笔记本电脑,直奔书店.用采集器一看,问题又来了.许多书已向供货商订购了,如果现买,就有退定的麻烦.在供货合同中,没有明确订货周期和退订条款.当然硬退也行,但这样一来,会吓跑供货商,不会有人再为你服务.
我把供货商又找了来,我认为都是他们的问题.如果不是他们供到率这么低,供货速度这么慢,何至于此呢.我对他们提出了严正警告.如果再这样下去,我将考虑中止与他们的合作,甚至拒收他们送来的书.实际上,对供货率最低的几家公司,我已减少了给他们的订单.这样一来,情况有所改观,但我期望达到的采购目标,还是难以达到.我好像也陷入了我的前任所处的困境中了,感到一筹莫展.是我的采购方法有问题吗?是供货商不努力吗?是出版社不配合吗?
一个同行向我道出原委.他说你的困境是我们共同的,问题不是出在我们身上,问题在于我们国家缺少一个严格的图书发行制度,也没有一个充分的商业化模式.我们有在版编目,可是哪些图书出版了,哪些不出了,哪些延期了,哪些变更了,没有人通知书目编制部门,也没有公告.书商为了时效,很多都把在版编目编入自己的书目中,好让用户先订上自己的书.至于这些书何时出版,他们无从把握,也没有能力追踪.在图书馆配供这项业务上,原来的新华书店已经退居其次,一批专业配供企业占据了主渠道的位置.可是它们在书目报道上依然沿用原有的模式,它们强在市场开发,价格竞争和售后服务,而弱在发行体系和发行标准.它们虽然都是商业企业,但是没有形成像新华书店一样的一个系统.它们还没有形成共同的需求,还不能创造一个新的书目报道体系.所以,这些书商就算再努力,给我们提供的服务也就到此了,你还指望什么呢?
通过一个周期的采购工作和同行的点拨,我终于发现我工作的难点所在,我的前任也是被阻碍在我们共同的目标前面,而且这是我们的能力所清除不了的障碍.已经有人意识到,在一个完全商业化的图书发行环境下,正在催生出一个商业化的书目报道体系,即中国可供书目.它的出现,对供货商来说,蕴含着巨大的商机,而对我们用户来说,也不啻是一个福音."
这位朋友叙述的经历和感悟,给我们一个深刻的启迪.