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干部人事档案管理工作是人力资源和社会保障局组织工作的重要组成部分.人事档案是进行人力资源管理的重要依据和资料,是知人善任、选贤举能的重要工具,是全面考察人才的重要依据,也是正确的选拔和使用人才的重要依据.因此,加强对干部人事档案的管理,充分发挥干部档案的作用,在新时期人力资源和社会保障局组织工作中显得尤为重要.
一、当前干部人事档案工作中存在的问题
近年来,人力资源和社会保障局党委及行政部门高度重视干部人事档案管理工作,把人事档案管理工作列入重要议事日程,按照《档案法》和《干部档案工作条例》等文件规定及上级部门要求,在集中管理干部人事档案的部门开展了人事档案目标管理工作,取得了较好的成效,规范了干部人事档案管理工作.但结合干部、人事工作新形势及干部人事档案工作实际,还存在一些问题需要加强建设力度,进一步健全和完善.
(一)材料缺失
在干部人事档案的清理核查及使用中发现,一些本该有的干部履历表、职务任免表、年度考核表、学历、专业技术职务和工人技术等级、入团、入党材料、表彰处分材料、工资变动审批表、招聘录用审批表、劳动合同等材料不全,散失较多,导致个人档案材料内容不全.
(二)材料手续不全
在干部人事档案材料中,有的手续不全就放入了个人档案,如应该贴照片的地方没有贴照片,应该签字的地方没有签字,应该盖章的地方没有盖章.各种材料,如干部履历表、干部任免表、年度考核表、工资变动审批表、入党志愿书、毕业生登记表等都存在这些问题.
(三)材料内容失真
内容的真实性是干部人事档案的生命,而很多干部职工在填写及材料时,内容前后不,在年龄、工龄、党龄、学历等信息的填写上随意性较大,有个别人员“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度也越填越高”,入党、入团时间也是填写不详,甚至有误.档案中的考核鉴定材料多数只有优点,没有不足.
二、更新观念,加强干部人事档案管理
(一)开拓思路,规范管理
干部人事档案管理工作虽说是一项基础性的管理工作,同时又是一项服务性工作,看似简单,其实不然.人事档案管理者在日常工作中面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作.这就要求人事档案管理工作者心要细,全身心地投入,树立“俯首甘为孺子牛”的思想,淡泊名利,乐为人梯,甘为无名英雄.只有有了这种奉献的理念,才能有良好的心态,宽大的胸怀,使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作.
在做好档案工作的同时要协调好各种关系.首先要协调好领导之间的关系,争取良好的工作环境；再次是协调好与公文处理部门的关系,从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；同时要协调好学校各职能部门的关系,确保归档文件的齐全完整.
(二)着力提升档案管理系统的技术设备
干部人事档案管理工作至今还大量地停留在以手工作业管理档案的水平上,现代化管理设备的配置远远落后于其它行政部门,极大地影响了档案信息的开发利用.因此,干部人事档案管理系统应适应时展的要求,应实现信息化管理,将档案资源和档案各项管理过程数字化,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享.现在虽然配备了计算机等现代设备,但还只是停留在单档案目录管理,至多著录些档案的摘 要 、主题词,或者仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用,对于用户来说仍须档案管理人员来检索,这与手工检索并无区别,极大地限制了计算机的使用.鉴于此,我们在充分利用现代信息技术的同时,进步加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡.档案部门充分利用现代化办公设备,科学利用互联网出现的文档体化,拓宽利用渠道,将电子文件加工、整理,转化为电子档案,使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务.
在利用信息网络管理档案的过程中,应注意以下几点：
1 严格规范档案信息的保密.制度作为一项重要工作,在网络条件下必须根据实际情况准确地把握.在档案信息直接上网的条件下,必须对用户权限进行控制,影响集体利益,影响稳定与安定团结、涉及个人秘密的档案,因其合法的权益受到法律保护,均属于限制利用的范围.
2 提高档案管理人员素质.为适应新形势下档案工作的需求,对档案工作人员要进行必要的培训,学习新知识、新技术,拓宽知识面,优化知识结构,逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识、技能.同时干部人事档案管理中应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员,只有这样才能适应档案事业发展的需要,实现档案工作的现代化和信息化.