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【摘 要 】信访档案是机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中保存起来的具有查考利用价值的文字、图表、声像等真实记录.信访档案的管理是信访工作的一项重要而基础的工作.它的完整性直接关系到以事实为依据的信访工作的客观公正性.目前,国内有关的信访法规中.对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范,而只是对丢失、隐匿、擅自销毁信访档案材料的事后处理明确了相应的法律责任.为此,笔者试对如何进一步规范信访档案工作进行探讨.
【关 键 词 】服务性；规范性；信息化
一、了解信访档案的特点,为信访工作全过程服务
信访档案与信访工作息息相关,是一种专门档案,它是信访活动的真实历史记录,在国家档案中占据特殊地位.除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外,还具有自身公正性的特点.一是信访档案是信访工作全过程的重要记录.它不仅是信访工作活动真实的历史记录,也是群众信访案件处理的重要历史资料,是信访工作有形资产的依据和证明,更是信访工作中一种无形资产的依据和证明.所以说,信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的重要信息资源.二是信访档案是信访工作全过程的详实记录.一份完整的信访档案,详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物,不仅有信访人和机关的印信,而且有主管机关的调查处理经过和结论,上级机关的批复和当事人对处理结论的态度,保留着真实的历史标记.
二、提高对信访档案工作作用的认识,为信访工作规范化建设服务
一是信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代、不容忽视的基础性工作.通过查阅信访档案,可使领导掌握有关的历史资料,了解信访工作规律,便于对现实问题做出正确的分析和判断,同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例.二是信访和各党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况,其中既有成功的经验,又有失败的教训.充分借鉴和利用信访档案材料,关于从历史经验教训中汲取知识养料,不仅有利于当前工作的顺利开展,也有利于今后工作的统筹安排,为创造一个有利于经济社会协调发展的良好环境提供条件.三是信访档案中不仅有信访者书写的材料,而且有组织的调查处理经过和结论,对现实同类问题具有借鉴作用,对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是不可缺少的依据.特别是在处理历史遗留信访老案时,由于机构更迭,人事变迁,仅靠大概回忆和口头介绍都无液晶于事,只有借助于信访档案处理问题,以信访档案为可靠依据,才能有效避免随意性,减少失误.只有完整齐全的信访档案,才可以变“死档案”为“活证据”,从根本上解决问题.
三、做好信访档案的归档工作,为信访工作打下良好基础
信访档案分案件档案和文书档案两类.案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗.一是把以纸质为载体的信访事项,通过收集、整理、加工等程序,按每件信访事项受理的编号顺序,用专门的档案装具（盒、柜）存放.每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封.二是对数字信访档案归档,就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档.应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用.电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联,在数字信访档案与传统信访档案之间,建立准确、可靠的标识关系,按照年度、类目进行打压缩包,拷贝至新型介质上,并贴上标签存档.这样,通过建立数字信访档案,既可以提高档案的利用效率,又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损.
四、加强信息化建设,实现信访档案信息资源共享
一是收集电子文件.随着办公造化的普及,各信访部门都产生了大量的电子文件,将这些电子文件以虚拟全宗形式集中起来,也就成为信访档案信息化建设的一个主要途径.为此,信访档案机构必须加紧研究电子文件的接收、保管、利用的技术手段和方法,为实际工作提供理论依据.二是纸质信访档案的数字化.目前,信访档案多以纸质档案为主,为实现档案信息资源的共享,对纸质档案进行数字化势在必行.各信访档案机构应扬长避短,充分利用所藏档案信息资源的优势,优先对有特色的和利用率较高的档案进行数字化.三是构建信访档案信息数据库.信访档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面的内容：档案案卷级目录的建设、档案文件级目录的建设、档案全宗级目录的建设、专题档案目录建设和档案全文信息数据库建设等.建立高质量的信访档案信息数据库,要保证具有较完备的档案信息资源,做好信访档案的收集和整理工作.收集整理是利用档案的先行条件,收集的目的就是为了集中统一保管,维护案件之间完整,保持历史真实面貌,以便更好地进行信息化建设.
五、加强信访档案保护工作,为社会稳定服务
维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求,档案管理的目的是为了提供利用,因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用方便,同时也不能只顾一时利用方便,不考虑档案的保护,而影响档案长远利用.在实际工作中,
管理利用既有矛盾又有一致性,这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗,要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏,防止人为造成对档案的损坏；三是防火,及时排除一些火灾隐患；四是防水,杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘,灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮,按标准规定相对湿度在50%--60%为宜,过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变,以往档案中多使用糨糊粘补,易形成档案蛀虫；八是防鼠,定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫,定期在柜子中放置樟脑球,定期喷洒虫剂,以达到杀菌作用；十是防光,强烈的紫外线可使档案褪色,纸张也会变黄发脆,损害档案寿命.