刍议档案资源的综合开发与利用

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摘 要：充分开发和利用档案资源,服务于经济建设,促进单位和谐发展,是每一位档案工作者必须面对的重要任务.只有充分认识档案综合开发和利用的积极意义,不断拓展综合开发利用的渠道和途径,着力加强档案人才队伍建设,才能最大限度地发挥档案资源的作用.

关 键 词 ：档案资源 开发利用 人才队伍建设

中图分类号：D271 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2011）12-283-01

档案是历史的真实反映,是真实而权威的系统资料.如何开发利用这些重要资源,最大限度发挥其作用,凸显其价值,使档案更直接更好地促进单位和谐发展,服务于经济建设,是档案从业人员和档案管理专家应正视和探讨的问题.它不仅是综合档案机构的基本职责,也是档案事业不断发展的需要,更是档案工作者不可推卸的神圣使命.

一、更新观念,充分认识档案综合开发利用的积极意义

档案的出现,可以追溯到久远年代,但真正规范有序、形成专业特色,则是近代文明以后的事.在计划经济条件下,特别在不堪回首的年代,档案尤其干部人事档案被蒙上神秘面纱,是普通人、局外人和当事人无法涉及,甚至主宰着当事人的荣辱兴衰.其他档案资源也不例外,要么束之高阁落满尘埃,要么锁进铁柜,无人问津,没有做到开发利用.

市场经济条件下,经济社会的发展处于重要转型期,人们需要开放的意识和心态,社会也需要在更加宽松和谐的环境中不断发展.而档案资料就是人们了解社会、参与实践,提升价值的有效资源,其重要而不可替代的社会经济效益也日益显现.

开发利用档案,是澄清事实,尊重历史的需要.档案是历史的记载,是历史真相的权威再现.随着人们法律意识的的增强,也涉及房产、土地、婚姻等纠纷,多数都选择档案资料作为原始依据.例如某单位的职工在工资晋升过程中,难以确定其准确的出生年月,因为其本人近几年年度考核和申报材料中反映的年份,以及上的年份均有疑点,而且受到知情人的质疑.在这种情况下,为了准确界定其年龄状况,人事劳资部门的同志专门到档案机构查阅档案,通过对早期档案资料的认真核对,最终确认其早期档案反映的出生年月是真实准确的,调资晋级也只能以此为凭据.

如果没有原始档案作为澄清事实的依据,则很可能导致调资晋级中不公正的结果,甚至在单位干部职工中产生不良的影响.不仅如此,近几年来,档案利用已从落实离退休干部职工的待遇,到升学就业、职务升迁、职称评定、学历、工龄的认定,发展到劳务输出、经商旅游、出国定居、办理遗嘱公证等各个方面,涉及范围愈发广泛.实践证明,充分利用档案资源来澄清事实,已成为人们寻求事业依据的理智选择和实际需要.

二、整合资源,创新思路,不断拓展档案综合开发利用的渠道和途径

档案的综合开发利用,是一项利国利民的必须工程,既对档案的收集整理工作甚至专业性、权威性提出了更高的要求,同时对面向社会的宣传引导以及综合利用的广度、深度等方面提出了更新的课题.只有不断适应档案利用的新要求,开拓档案利用的新领域,创新结合利用的新思路,才能更好地发挥档案的可利用价值,更好地服务经济建设以及为和谐社会建设作出更大的贡献.

1.坚持收集利用并重,突出利用原则,扩大档案工作的影响,重塑档案事业的新形象,提高和强化档案利用意识.首先,要加大对外宣传力度,争取社会的认识、理解与支持自身宣传和开发利用过程也是宣传的有效办法,使人们对档案工作及档案利用有全面的认识和了解.其次,要善于宣传介绍馆藏档案的内容,传递档案信息,作适当的推介工作,引导人们更好地利用档案,更好地满足利用者的需要,充分发挥社会效益.通过利用档案产生的效益,加强对利用档案作用的宣传推介,尤其要注重宣传档案在编史修志、史事考究、学术研究、经济建设等诸多方面发挥的原始凭证与法律依据作用,宣传档案开发利用已取得的成果.

2.充实馆藏内容,改善档案管理环境和条件,为档案综合开发利用提供有效保障.丰富的馆藏内容是综合开发利用档案的物质基础.要通过专业方法,完善和建立广泛收集与重点采集相结合的工作机制,坚持不懈地抓好各类档案资料的收集、整理、管理工作.建立规范便捷的检索系统,设置有效的检索工具,建立案卷目录、全引目录、专题目录、案卷级、文件级开放目录,特别要充分利用电脑检索快捷准确的优势,建立网络信息,节省人力成本,提高利用效率.

3.更新服务手段,创新服务模式,为社会提供优质服务.改变长期以来统一的借阅、查阅模式,扩充服务内容,开展各种形式的档案信息开发利用工作,扩大服务功能,实行以档案为主体的情报、资料、技术图书、专利文献等相关信息“一条龙”的管理.使静态信息与动态信息、内部信息与外部信息融为一体,向广大利用者提供有价值的档案信息材料,搞好咨询服务.要利用现代化信息技术高度发达的优势,进一步加强档案信息网络建设.进行行业甚至跨行业档案馆室之间的服务对接,是当前档案开发利用工作的有效途径,是提高档案利用率的一项迫切要求.同时要加强档案部门之间的合作,实现档案资源共享,优势互补.

三、强化素质,健全机制,着力加强档案人才队伍建设,为档案综合开发利用提供重要的人力智力支持

建设一支高素质的档案人才队伍,不仅是进一步发展档案事业的需要,也是不断提升综合开发利用档案水平的需要.要构建全面人才强档战略,加强专业培训,以科学人才观为指导,以能力建设为核心,贯彻德才兼备原则,经过持续不懈的努力,建立一支学习型、实用型、创新型的业务骨干和专业技术人员队伍.注重思想素质,强化档案人才队伍的作风建设.档案工作需要从业人员具备较好的专业素质,而思想素质和专业素质同等重要,相辅相成.要注重良好思想素质的养成,培养对档案事业的忠诚度.当然,也要不断改善他们的政治经济待遇,关心学习、工作和生活,解除后顾之忧,使他们满怀全身心地投入平凡而神圣的事业之中.注重能力建设,着力提高档案人员的专业水平.要着眼于档案事业的长远发展和人才需求的总体要求,抓住人才的引进、培养和使用三个重要环节,努力实现人才工作思想观念、管理机制和工作方法的创新.使广大档案管理者熟练掌握专业理论知识,具备较强的实际工作能力,不仅能胜任常规工作,而且在档案综合开发利用的拓展方面有新作为.注重创新精神培养,为档案综合开发利用提供更多途径和渠道.只有创新思路,善于总结探索,才能更加积极主动适应档案开发利用新形势的需要,增强研究和解决实际问题的能力,使档案综合开发利用工作落到实处,取得实效.

（作者单位：湖北医药学院附属太和医院 湖北十堰 442000）

（责编：若佳）