如何做好档案开放中的保密工作

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一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的；但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的.因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作.本文结合作者多年来的档案管理经验,谈一下如何做好档案开放中的保密工作.

一、做好档案的审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围.对这项工作可以分三步进行：一是初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围.二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍.三是终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否.

二、做好档案的解密工作

保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”.确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案.但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理.这就是档案保密的时效性.向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围.过去,许多档案馆,对其所保管的注有密级的档案,没有定期解密,影响了档案的开放利用.对划密档案进行解密工作,应当遵循保密法的有关规定,即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密.”（《中华人民共和国保守国家秘密法》第１６条）.这也就是说,解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行.

三、做好档案开放前的基础工作

开放档案首先要做好档案开放的基础工作,即：１、提高开放档案案卷的内在质量.利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求.２、建立健全档号.要适应开放后检索与管理的要求.３、编制检索工具.一是基础性检索工具,如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具,如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化.４、准备好副本.对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本.

（作者联通：251900山东省无棣县盐务局）