如何做好医院文书档案管理工作

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摘　要：医院文书档案管理是医院办公室一项最经常、最基础性的工作,其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程.针对医院文书档案管理的综合性、专业性、保密性、阶段性等特点,分析文书档案在管理模式、人员培养等方面问题,从理论上提出了医院文书档案管理应该进行规范化、归口化管理,并着重抓好文书质量和人员培训,不断推进信息化管理进程,以期能够推动医院文书档案管理流程的简便化、管理方式的实用化以及利用率的高效化.

关 键 词 ：医院文书档案；管理；体会

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）19-0207-02

医院的文书档案管理是医院管理的重要组成部分,对医院自身建设和发展具有重要的作用.档案管理是医院管理向规范化、制度化、科学化方向发展的重要标志,是不断提高医院管理水平的需要,因此,做好医院文书档案管理工作促进医院发展具有十分重要的意义.

一、加强档案管理工作,增强档案管理意识,提高档案管理人员综合素质

1.按医院管理的目标和任务,建立有效的管理体制.医院应把档案管理纳入重要议事日程,与医院业务建设同步规划、同步发展.由院长直接分管,办公室主任主管,配备业务技术强、政治思想好、综合素质好、工作细心、耐心、有责任心的党员同志负责档案管理,实行层层领导、层层负责的管理体制.建立专用库房,配置必要的安全保管设施.

2.争取领导重视是做好文书档案工作的前提.爱岗敬业,争取领导重视.领导是否重视文书档案工作,在很大程度上取决于对文书档案人员工作的满意度.档案工作人员首先要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务.其次是加强宣传,增强领导的档案意识.单位领导对文书档案不够重视,大多数是因为缺乏档案意识,认为档案工作可有可无,加之受到人员、设施、经费等方面限制,档案工作得不到重视.这就需要文书档案人员经常向领导宣传文档工作,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使之受触动、受启发.此外还要努力做好档案服务工作,及时为领导提供服务,完成和整理机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到档案工作的重要性.

3.努力提高文书档案管理人员的素质.文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要.一是医院要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平,不断总结探索档案管理工作及业务发展,全面提高档案管理人员素质和推动档案管理水平的提高.二是注重档案人员的道德和法律素质,要求档案管理人员要树立依法治档意识,从严要求自己,具备高度的责任感和使命感.在工作中要一丝不苟,以医院的利益为重,管住自己,不该说绝对不说,不该问绝对不问,不该看绝对不看,不该记录绝对不记录,杜绝档案在自己手上泄密和遗失,以免造成无法弥补的损失.

二、规范和健全档案管理制度

建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键.为全面反映医院经营和管理工作内容、妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,规范文书档案管理工作.可着重加强以下几个方面工作：

1.文书档案立卷：档案管理员按照文书档案立卷管理的时限做好本年度归档管理,归档的文件材料应收集齐全完整.归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.

2.档案借阅：档案室保存的档案主要供本院职工利用,外单位查阅需持介绍信,经主管领导同意后方可查阅.查阅一般应在档案室进行,如因工作需要外借者须办理好借阅手续,借期一般不超一周.查阅档案者必须遵守保密规定,应负责维护被查档案的完整与安全,严禁在档案上批注、涂改等,如有损坏或遗失根据情节轻重予以处罚.

3.档案的销毁：对确无保存价值、超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限、编制销毁计划及清单,由院办负责人审核无误后报院长审批,审批同意销毁计划后,必须指派两名监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认,销毁档案清册妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销.

三、应用信息电子化文书管理是搞好档案服务的有效途径

档案管理的最终目标就是提供利用.医院文书档案重点是为领导决策和职能科室提供参考服务.以往纸质档案的整理工作烦琐,劳动强度大.在人工立卷时,立卷人根据自已的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解、对同一文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便.为提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求.建立完备的档案检索体系是满足利用者服务需求的最有效途径.计策机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现,即将档案目录、卷内文件目录输入数字库,实现档案目录的自动化管理.而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一,通过建立全文数据库,将所收集的档案全文进行数字化处理,并把档案全文信息输入数据库,利用者只需检索即能更加方便快捷地直接查找到所需的所有相关档案信息.

由此可见,利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率.真正达到了简化整理、深化检索的目的.

[责任编辑 王晓燕]