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编者按：2008年11月3日,和国家机关档案整理和数字化现场会代表,参观了中国科学院机关档案整理与数字化项目.该项目引入了项目管理理念,设计制作了详细的项目流程单,通过项目流程的全程介入管理和全面细节管理,确保了项目质量.为此,我们特请中科院文档处的同志,撰文介绍该项目.
根据国家档案局档案馆关于《国家机关向档案馆移交档案时间安排的通知》要求,为方便日后档案利用和档案信息资源开发,中国科学院以机关档案移交档案馆为契机,于2008年1月份启动了中国科学院机关档案整理与数字化项目.文档处强调项目实施要坚持“三个负责”的原则要求：一是对历史负责,保证档案资源的完整和安全,特别是加强涉密档案的管理,落实保密要求；二是对档案馆负责,把项目实施与档案移交进馆结合起来,使档案资料经过整理后符合进馆标准,能够顺利移交；三是为将来的档案利用和信息资源开发负责,为档案查阅、编研等工作提供完整、准确的信息资源,包括为院史研究和院庆60周年有关宣传工作提供支撑和服务.目标是要打造精品项目,现将项目情况介绍如下：
一、在维护档案实体安全、确保档案内容的保密方面采取的措施
1.与项目承担单位签订保密协议,并要求项目承担单位与项目组的每个成员签订保密协议.
2.配备项目所需要的计算机,签封计算机USB接口,在项目工作间安装监控镜头.
3.不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识培训.
二、结合档案的实际情况,制定实施细则,实现项目质量管理标准化
1、档案整理方面：以国家档案局档案馆印发的《关于移交进馆档案质量检查办法》为标准,并多次邀请档案馆保管部的专家进行现场检查和指导,根据档案的实际情况,确定了档案整理的实施细则.
2、档案数字化方面：以国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》为标准,确定档案数字化以“保真”为原则,尽可能使数字化文本版式、字体、标点接近原文式样.档案数字化采用彩色JPEG格式,文字的扫描分辨率为300dpi,照片的扫描分辨率为600dpi,数据按照“年度――组织机构代码――案卷号――卷内顺序号――页号”的路径进行挂接.
三、在项目管理方面实现流程管理全程化和人员管理规范化
1、引入项目管理的理念,明确工作流程和岗位职责,设计了《中国科学院文书档案提卷与还卷单》、《档案整理与数字化流程单》,对项目17个环节严格把关,实现了项目流程的全程介入管理和全面细节管理.在项目完成后将各环节的记录按照年度汇总成册,便于日后出现问题能够进行回溯性检查.
2、采取“三审制”对项目成果质量进行把关.一审：项目承担单位对项目进行自查,合格率达到100％后,再提交文档处进行检查；二审：文档处对档案实体逐卷逐件检查,对数据进行抽查,比例为70％以上；三审：档案馆业务指导处不定期地对项目进行抽查.
通过层层审核,确保项目质量,使档案实体整理符合进馆标准,档案数字化数据清晰准确.
3、为切实贯彻项目的相关标准,保证项目质量,文档处和档案馆的专家多次对项目工作人员进行业务培训.
4、通过《工作间管理制度》,对卫生值日、水杯放置、人员进出等方面提出明确规定,创造良好的工作环境.
5、文档处与项目承担单位不定期地召开会议,对项目管理、标准执行、质量等方面出现的问题及时进行沟通,提出解决方案,每次会议均形成会议纪要.
四、项目成果
在院、厅领导的支持,档案馆的具体指导和项目组成员的共同努力下,完成了中国科学院机关1949～1966年5071卷档案的整理与数字化工作.
1、在档案整理方面：形成了90699条卷内目录,比原有44453条卷内目录增加了46246条,对每一年度每一卷档案中每份文件存在的问题进行了统计,形成《中国科学院文书档案整理记录》,并按照档案馆的要求形成了每年度档案的案卷目录和卷内文件目录.
在档案整理过程中,一一解决原档案分件不清、部分档案无标题或原有标题不规范、档案著录项缺失(如文号、形成时间、责任者不详等)、未翻译的外文档案题名等问题,做好档案数字化前期的基础业务工作.
2、在档案数字化方面：对549138页档案进行了扫描,其中A3幅面的档案为66270页,A4幅面的档案为479709页,形成《中国科学院文书档案数字化记录》.
3、着眼于今后档案信息的开发利用,将1949～1966年卷内重要档案提取出来另编目录,单独形成重要档案数据库,并对利用价值较高的档案进行高分辨率扫描.
鉴于该项目基本实现了项目的目标,2008年11月3日,国家档案局档案馆在中国科学院召开了“国家机关档案整理与数字化现场会”.会上国家档案局局长档案馆馆长杨冬权赞扬了机关的档案管理工作,指出中国科学院的档案整理与数字化工作有“三好”,第一是“领导重视的好”,第二是“档案部门与档案馆对接的好”,第三是“项目实施的好”,体现了中国科学院档案部门的同志们严谨认真的工作作风和工作态度.通过档案整理和数字化工作,不仅使中国科学院的档案符合向档案馆移交的标准,同时也是对中国科学院机关档案家底的一次彻底清理,使中国科学院机关档案管理从手工管理逐步向信息化、数字化管理转变,既保护了档案实体,又方便了今后的开发利用,为全面提升机关档案工作的业务水平创造了条件.