档案馆“门庭若市”开去

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综合档案馆门可罗雀的情形一直困扰我们,档案馆为改变这种现象做了很多宣传工作,但收效甚微.究其原因,既有档案馆服务理念上原因,更多的是社会百姓对档案利用需求不足所致.近两年,随着政府执政理念的转变,政府各项服务民生、造福百姓政策不断推出,百姓档案利用的需求量以几何数在增长,并持续了相当一段时期,综合档案馆时常出现门庭若市的现象.如2010年南京市政府的“一次性奖励退休职工独生子女费的规定”,2011年民政部、财政部《关于给部分农村籍退役士兵发放老年生活补助的通知》及近期江苏省人力资源和社会保障厅下发了《关于解决未参保城镇集体企业退休人员基本养老保障等遗留问题实施办法的通知》等惠民政策的出台,都引起了大量百姓涌入公共档案馆的情形.

公共档案馆只有为百姓提供便捷、准确的档案服务,实现服务政府中心工作、服务和谐社会建设的功能,做出真真切切的工作实绩,才能获得社会百姓的认可,确立公共档案馆在社会及百姓心中的地位.为此,档案人应该认真分析以下几个问题,并找出解决的办法.

问题一:馆藏档案真的单一吗?

根据《各级国家档案馆收集档案范围的规定》,各级国家综合档案都以保管本地区同级政府各部门的档案为己任.多少年来,综合档案馆在建设理念上受“重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物”及“重机关团体利用、轻个人利用,重为机关团体服务、轻为群众服务”传统观念和认识的影响,在档案馆的各项工作中忽略了对普通人和平常事档案的研究,从而有了以往国家档案馆馆藏单一的认识,甚至是一种结论.但大家忽视了一个关键,那就是时代特征.我们都知道,直到20世纪80年代改革开放以后,我们才逐步有了对“社会人”的认可.之前,所有的人和事必须归属单位的,即必须是“单位人”,一个无单位的人要立足社会是寸步难行的.因此,在单位的各类档案中不乏记录有关人和事的档案及各项行政审批材料,套用现在的分类就是有很多民生档案.如,在民政局全宗内包括了:烈士、伤残军人、退伍军人、残疾人、低保、婚姻登记、收养等各类政府管理事项的档案;在人事局全宗包括了大量的招工、调动、调配、表彰升级、职称等.其实在档案馆保存的各机构的档案中包含了大量有关平凡人和小事的记录和记载,如果我们将其一一列出,就会发现,馆藏其实并不单一,存在的问题是档案的类别不全或材料的不完整.

问题二;这种情况还将持续多如

2007年9月5日,国家档案局局长杨冬权在纪念《档案法》颁布20周年座谈会上提出要建立“两个体系”.在随后的重大活动中这一提法不断得到丰富和完善,即“覆盖人民群众的档案资源体系,方便人民群众的档案利用体系”.档案界将此理念确立为新时期档案工作的指导和目标.特别是8号令的实施,各进馆单位的归档范围和保管期限由备案制改为审批,档案行政管理部门将涉及人和人有关的事的各类行政管理档案作为了归档的主要内容,将从根源上改变馆藏档案的内容和类别.但我们必须认识到要从根本上得到解决,还需有十至二十年的时间.这是因为现阶段各档案馆接收进馆的档案类别和形成的主要档案内容,都是根据1986年2月7日国家档案局发布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的要求而产生的.用今天的要求和标准去衡量二十五年前的要求和标准显然是不现实也是不合理的.2011年11月21日国家档案局发布的第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》及《国家基本档案目录》(第一批、第二批)和之前档案局发布的8号令,构成了国家档案资源的基本构架.虽然在充分考虑本级党政机关的二级甚至单位永久档案的归宿问题,充分考虑民生档案的接收问题,充分考虑改制和破产企业重要档案的接收等问题的基础上,及时调整扩大档案馆的接收范围,但要在接收进馆后提供利用,还必须依据现行的《档案法》、《档案法实施办法》的规定,在档案形成单位保管十年或二十年后依法接收进馆,才能提供利用.也就是说,我们期望的档案馆馆藏档案种类繁多,内容丰富的情形最少还要十年的时间才会来临.

问题三:社会和百姓需要什么样的档案信息服务?除了服务内容,什么样的服务方式、方法、手段、途径才能满足需求?这些档案部门知道吗?做好准备了吗?

除了上述问题,我们还有很多需要厘清的问题.档案馆要提供满足社会需求的档案信息服务,尤其是为百姓提供更加优质的档案信息服务,我们要做些什么,怎么做.老子曰:天下大事必作于细,天下难事必作于易.笔者认为,虽然我们有很多困难和面临很多矛盾,但只要从“易”人手,从“细”做起,充分挖掘、整理馆藏档案资源,加大档案资源的整合力度,就一定会向优质服务迈进一步.

笔者认为,现阶段有几个可以帮助我们提高服务质量和服务水平的途径,档案馆可结合自身的特点和实际开展工作.

途径一:挖掘馆藏.整合信息

具体方法是建立多类别、多专题的档案信息数据库.在第一问题中,我们了解了在档案馆保管各类文书档案中包含了大量的专业档案和业务档案.各档案馆也都完成了文件级目录数据库的建立,我们可以在建立文件级目录数据库的前提下,建立各类专题数据库,如,将分散在不同全宗的有关招工,奖励、表彰、职称、任命、兵役、土地征收等等集中在一个专题下.在建立专题数据库时,要做好以下几件事:首先是要根据专业、专题档案的管理办法和要求,制定规范的专题目录数据格式,要充分揭示专题档案的特点与特色.其次,要尽量细化到每个人或事.也就是要做到人名级、级.再则,要合理妥善处理数据.在对不同格式的目录数据进行统一、标准的处理和整理中,一是要尽量保留原接收或加工数据中包含的各字段信息.二是要尽量多地保留原系统导入数据的字段,充分考虑扩展的问题.三是要区别不同级别目录库建立的特点,将之与全文数字化的挂接一并构建.也就是在构建文件级目录数据库的时候,既要考虑专业、专题的特点,也要考虑档案管理的要求与规范.而在构建人名级、事项级和级目录数据库时,则应尽可能地是对人、事、证特点的记录和提示,有关档案载体、规格、数量及密级、期限等档案管理的重要事项可不做或少做描述记载,用“档号”将之与相对应的文件级目录数据进行链接,通过建立对应的关联关系进行管理. 途径二:馆际互通,信息共享

近十年来,很多地区在整合各类、各级档案馆的方面做了很多有益的尝试,如,广东深圳档案馆、城建档案馆合并,安徽和县的综合档案馆和房产档案馆联合办公等,但这些成功的典范都很难在全国范围内推广.这其中既有法律依据缺乏的问题,重要的还是体制的问题.目前,立法滞后已经严重制约了区域内档案信息共享的实现,馆与馆宛如岛与岛.如果我们把问题的彻底解决寄希望于体制改革和法律体系的完善,那我们就将被社会所边缘化.我们必须在法律法规允许的框架内,淡化馆界意识,借助网络,构建虚拟的区域档案馆.早在《全国档案馆设置和布局方案》中就有“在坚持统一领导、分级管理,重点发展原有各级国家综合档案馆的原则下,根据需要适当建立某些部门档案馆和企业事业档案馆,把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社会各方面提供优质服务的有机整体”的规划和要求.据此,在一个地区(行政区域)内实现档案信息的共享,是符合档案事业发展规律和需要的.行业间的信息共享已经不是新闻和稀罕事,社会公共信息的共享也已成为服务型政府建设的主要内容之一.

档案馆要实现馆际间的信息共享,应做好以下几件事.首先,要制定统一的目录数据格式及各类交换数据格式,这是共享的基本条件.其次,要搭建共享平台(系统),这是共享的基本要求.第三,要建立专网,这是共享的基本保障.专网可以搭建在政务网,有条件的可以借助电信、广电网络搭建专网.当我们完成档案馆“覆盖人民群众的档案资源体系,方便人民群众的档案利用体系”建设的基本任务后,我们就会发现,我们服务的响应速度会大大地提高.南京市全市市区县以两级14家综合档案馆从2008年起,全面开展专题数据库建设和档案信息共享系统建设,据不完全统计显示,2011年1月至11月间,南京市14家国家综合档案馆累计接待群众查档35061人次.其中涉及民生档案查档的有29921人次,约占查档总人数的85.34%.专题数据库及共享平台的试运行在近两年的政府惠民政策中发挥了突出的作用.如,2010年南京市政府的“一次,胜奖励退休职工独生子女费的规定”落实中,在短短的45天中,全市14个档案馆查档、出具各类证明材料近4万件(份).在2011年5至6月的落实民政部、财政部“关于给部分农村籍退役士兵发放老年生活补助的通知”政策中,全市6个涉农档案馆共查档、出具证明材料24953,次,占本年度民生档案查档总人数的8.34%.同年的10至11月,在落实江苏省人力资源和社会保障厅下发了“关于解决未参保城镇集体企业退休人员基本养老保障等遗留问题实施办法的通知”政策中,全市档案馆查档、出具证明材料为4786人次,约占本年度民生档案查档总人数的16%.各档案馆通过共享平台准确查询,快速反馈,服务水平和服务质量得到提高,利用者也减轻了查阅、奔波的负担.特别是通过几次大范围的档案信息利用与服务,档案馆的社会形象得到了提升,社会的档案意识得到了加强.

途径三:加强编研,拓宽渠道

开展二次文献加工,编制检索工具和索引,是档案馆开展档案利用服务的有效方法,这种途径与方法在国外档案馆非常普遍和实用.档案馆要将汇编出书和编制检索工具并举,特别是在档案馆要成为文化大发展、大繁荣的思想库和发源地的现阶段,引导社会大众利用档案信息和档案,就必须做好这项工作.档案馆要改变以往重汇编出书,轻编制检索工具的状态,要发挥熟悉馆藏、精通业务的特点,多角度,多专题,多层次地编制检索工具,并辅以现代信息技术,通过数据挖掘等方法,拓宽信息面,扩大信息量,加深信息源,通过不同的视角与深度,全面反映和揭示馆藏.提供体系完整、层次分明、信息准确、利用方便的检索工具和索引,是档案馆的责任和义务.有了这些工具,档案利用就更加便捷和有效.


“为党管档,为国守史”是档案工作的宗旨,档案服务是其重中之重,提高档案服务质量和服务水平是档案服务的根本,因此,档案馆必须结合档案工作的特点与特色,选择满足大众利用需求、符合大众利用方法的内容和途径.只有这样,档案工作才能走近大众,融入社会.也只有这样,档案工作才能进步,持续发展.

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