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江苏省农科院的前身为１９３２年国民政府在南京创建的农业实验所,是全国最早的农业科研机构之一,在我国农业科技发展史上具有重要地位.目前,该院档案室保存了１９３７年以来科技、文书等各种门类和载体的档案近１４０００卷.科研档案占室藏档案的４５％,其中,保管期已满的短期科研档案占室藏科研档案的三分之一.长期以来,因囿于人力、物力和鉴定工作经验不足等客观原因的限制,一直未能对这批短期档案开展鉴定.加之档案数量的逐年增加,导致库容紧张,形成新旧档案争夺空间的尴尬局面.２００２年３月,根据有关规定,该院对１９３７年至１９７６年以前形成的保管期已满的１４９０卷短期科研档案进行了鉴定.其中销毁１１２２卷,占鉴定总数的７５％,留存３６８卷,占２５％.
农业科研档案鉴定是一项专业性很强的工作,必须从农业科研的全局出发,立足于全宗,分析全宗内现存档案状况.首先必须对鉴定对象做到心中有数,要熟悉、掌握短期档案的保存状况；其次,全面了解全宗所有档案状况,包括永久、长期档案的内容,完整程度等,这是做好档案鉴定工作的前提.分析本次需要鉴定的现存短期档案的状况,有以下几个特点：
１． 需要鉴定的档案涉及不同时期、众多专业,且时间跨度大.这部分档案是民国后期、建国初期与期间形成的,涉及到粮食、经作、畜牧、兽医、土壤肥料、园艺蔬菜、遗传生理、农业宏观研究等１０多个专业.
２． 需要鉴定的档案内容芜杂、且不规范.这批待鉴定档案虽为短期,部分是建国前与建国初期形成的,当时国家还未有规范标准出台,而各单位本身也就更谈不上有什么保管期限表等；另一部分,期限虽届满,但价值仍存在.此外短期科研档案中既包含着不少无价值的材料、资料,同时又包含着部分有价值的应该长期甚至永久保存的材料.
３． 档案价值鉴定标准依据的局限性,使档案鉴定难以把握,标准难以统一.一方面是保管期限表不完善,部分条款规定过于笼统、粗放,诸如“重要”、“一般”的模糊化规定与实际鉴定工作的具体要求难以协同,给实际操作带来了一定的难度；另一方面,民国档案价值的鉴定原则、划分办法和存毁区分表尚没有统一的标准.因此,欲鉴定这部分档案确有困难.
鉴定前的准备
农业科研档案鉴定是一项极其严肃的工作,它要求档案工作者要有超前预测意识和严谨的工作态度,责任十分重大.因此在鉴定前必须建立组织,明确原则,制定标准.
健全组织.健全的组织是完成档案鉴定工作的基本保证,按照有关档案鉴定的要求,在农科院档案鉴定领导小组的基础上,针对鉴定内容所涉及的相关专业,重新建立了由领导、专业技术人员、科研档案人员组成的“三结合”鉴定工作小组.
明确原则.为保证鉴定准确,去留无误,在制定鉴定标准前,组织档案鉴定工作小组全体成员学习《科学技术档案工作条例》等规定,并进行广泛而又深入的讨论,从而使鉴定组成员对鉴定标准的把握,鉴定的程序和方法有一个比较明确的认识.
制定标准.标准作为衡量档案价值的尺度,是鉴定工作得以顺利进行的关键.按照总的鉴定原则,全面考虑被鉴定农业科研档案的实际状况,根据不同的专业类别制订相应的鉴定标准.专家们根据各专业所涉及的内容,从全宗整体角度出发,本着对历史、对未来负责的态度,用全面的、历史的、发展的观点,既立足于本学科发展的状况,也着眼于整个农业科学研究的发展；既从宏观出发,也从微观考虑；既做到层次分明,又便于“对号入座”；提出了较为原则的鉴定标准,制定了较为细化的鉴定细则,使其在工作中更具有操作性,为鉴定工作的正常开展奠定了基础.
鉴定程序
１． 初步鉴定.初鉴是鉴定过程的第一道程序.工作中,依据鉴定原则和标准,采用直接审核档案内容与价值的鉴定方法.运用辩证的观点,发展的眼光,从各学科的实际出发,对保管期满的短期档案进行逐卷、逐件、逐页地审查,着重看研究材料的实际内容,分析其自身的价值和各方面的特点.即从政治、经济、史学以及农业科学研究等方面来认真甄别、辩证衡量、客观分析其有无继续保存的价值,做出公正、合理、准确的判定结论,从而确定去与留.为防止因一时疏忽而误判误剔,确保鉴定工作的方向和质量,在鉴定中,以标准为确定档案价值的尺度,针对农业科研档案的特点,既遵循主体原则、历史原则、全面原则、发展原则,同时在市场经济条件下还要兼顾成本与效益的原则,全面正确分析估价档案价值的多元性和复杂性.
一是看它的实际价值.对今后仍能为经济建设服务,便于工作查考和历史研究的留从宽,去从严.比如,兽医类猪气喘病的研究材料在国内乃至国际均属先进,且全国从事此项研究的仅两家科研单位,这部分档案材料对当前及以后的科学研究均有极其重要的参考价值,因此留存从宽,剔除从严.
二是看研究手段、方法与基础.比如,部分水稻、棉花原始实验记载,考种表及配套的栽培技术等,其研究内容在当时为先进,为当时的科学研究提供了翔实的依据.随着社会的进步,科学的发展,社会对利用档案的需求也在不断发生变化,伴随着利用需求的改变,这部分科研档案的价值也发生相应的变化,部分技术已相应被淘汰,对目前或今后的科研工作已没有使用价值,则去从宽.
三是对纯属事务性仅供参考的或重复出现的材料,比如大跃进期间的整社经验、社队工作总结以及重复的考种表等则留从严,去从宽.
四是对有争议的档案,先由相关专业类专家研究提出初步鉴定意见；再经档案鉴定小组会诊,共同审核,统一认识,决定取舍.
在这次鉴定的档案中,有部分是民国时期形成的档案.民国档案的鉴定增加了这项工作的复杂性和难度.因为,民国档案的鉴定不同于现行档案的鉴定,不宜采取传统的划分保管期限的方式,应采取特殊鉴定,即区分价值等级.实际工作中,既坚持原则,从宏观上领会把握精神实质,又不教条；既照顾历史,也面对现实,对具体档案作具体分析.采取审慎的态度,既考虑档案的内容成分,也考虑档案被利用的情况,既看到现时,也看到未来,综合分析,认真甄别其价值等级.比如,对于１９３７年形成的四川省地力测定以及１９４０年形成的云南磷矿石等研究资料,虽现行查考利用不多,但作为历史研究资料则比较珍贵,因此,留存从宽.通过鉴定,既挽救了珍贵的历史档案,同时也剔除了价值不大的冗余材料.
２． 复审.为了把误差的可能性减少到最低程度,我们在专家个人审慎鉴定的基础上,采取鉴定人员交叉审查、共同审核和鉴定工作小组复审的形式,对决定鉴销与留存的档案进行逐一复审过堂.根据不同类别、不同专业,提出保存或鉴销意见,保证了档案鉴定的质量.
３． 区别对待卷的拆分与合并.由于农业科研档案的特殊性,因此在鉴定过程中,原则上不拆卷,进行整卷处理.对需拆卷的则区别对待,正确处理.凡整卷内容无保存价值的就整卷剔除；凡一卷中大部分内容有继续保存价值的则保持原貌,整卷留存；凡一卷中少数有保存价值的则拆卷抽出,与相关专业保留材料合并,重新组卷.
４． 妥善处理提升与新组卷的编号、上架.经过鉴定确定需要继续保存的档案中有３６８卷延长了保管期限.其中２００卷作为长期保存,１６８卷作为永久保存,占鉴定总数的２５％.
工作中,首先对留存卷进行了规范化整理.一是编制页码及文件目录；二是对破损档案进行修补,更换卷皮；三是在保管期限栏内加盖“长期”、“永久”印章；四是重新按专业、年代编号,贴标签；五是编制留存档案目录,既编制总目录,同时根据不同专业类别分别编制分类目录.其次,把提升卷按专业、按年代、按保管期限分别排列在１９８５年以前形成的相关专业档案的后面（因１９８５年后科研档案执行的是新标准）.这样处理既不打乱原有编号,也不另排架,使提升卷与原有相关专业档案融为一体,便于保管与利用.
鉴定工作结束后,对一经确定销毁的短期档案,应采取相应措施,进行销毁.一是编制销毁清册.首先将销毁的１１２２卷档案文件目录拆下来,装订成册作为文件级销毁清册；再将原有的短期档案案卷目录作为案卷级销毁清册,并在目录后的备注栏内标注销毁或升长的期限即可；二是将编制留存的档案目录,分别装订到案卷总目录与分类目录后；三是撰写档案鉴定销毁工作报告,详细说明此次鉴定的主要情况、数量、剔除与留存数量、涉及的内容、处理的方法以及参与鉴定的人员及其他相关情况；四是填写档案鉴定销毁清册,报档案鉴定工作领导小组审签后报分管院领导审批；五是鉴销档案.将待销毁档案送省保密局销毁,档案人员参与鉴销,销毁人员、鉴销人员分别在销毁清册上签字.最后,将科研档案鉴定工作卷一式三份,一份上报备案,一份放入全宗卷,一份存档以备查考.
实践证明,档案鉴定工作并不是禁区,只要我们依据法规,坚持原则,严格把握鉴定尺度,立足于全局,就一定能把鉴定工作做实做好.