做好干部人事档案管理工作管见

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2009年7月16日组织部颁发了中组发(2009)12号《关于印发《干部人事档案收集归档规定》的通知》.规定可以用16K型,也可以用A4型,也可以两种纸张并存,也就是说,从最高领导层,开始打破了几十年不变的档案用纸16K型.相隔三年,2012年6月5日中组部又颁发了组通字(2012) 28号文《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》,明确规定干部人事档案材料、目录、转递单统一采用国际标准A4纸型,废除了16K、A4纸型双轨制.2012年7月5日教育部转发了中组部28号文,并要求2013年6月30日前完成在职人员的档案改版工作.虽然文件指出“档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊”的精神,但大势所趋,如何顺应新形势的发展,准确理解中组部精神,尽快完善自己的工作,成为摆在各级人事档案管理部门的新课题.我校从收到文件之日起就开始探索、尝试,经过4年的实际操作和反复的改革,找到了一些快捷、简便的工作方法,现介绍给大家,希望能抛砖引玉,起到事半功倍的效果.

一、顺应当前形势,超前谋划干部人事档案管理工作

随着信息化的发展,使用纸张也有了明显的变化,过去归档文件一律使用16K型,近几年,随着打印机和复印机的普及,所形成的文件材料基本都改成了A4型.虽然我们每年归档材料都反复强调16K型,但各单位管档人员反映极其强烈,怨声载道,就连我们自己都感到将一份份打印清晰的材料,人为裁剪成只剩中间内容的不完整材料,非常可惜,既不美观也影响完整.中组部顺应时代要求,果断的提出了改版要求.我们作为人事档案管理人员,义不容辞要成为改革的先锋,承担起这项光荣而又有积极意义的任务.这项工作是一项系统工程,每一步都要精心谋划,既要满足当前工作需要,又要从长远计议,从有利于档案保护出发,超前谋划,一步步将本单位人事档案工作积极稳妥的保质保量整理好.

二、分清轻重缓急,分级分步组织实施

这项工作的难点就是工作量太大,从各级管档单位存档情况看,有的单位存档几十卷,几百卷,大部分单位存档几千卷.原来各单位整理的情况也参差不齐,有的已分类排序、机打目录、装订成册,有的可能就从未整理,零散装进档案袋里,但无论哪种情况,都需要痛下决心,重新规划、审核.我单位就从最原始的散装进档案袋开始,将原有16K或者其它型材料全部粘贴成A4型,并按中组部要求,收齐新归档材料,科学分类,机打目录,按要求装订成卷.

作为馆存几千卷人事档案的单位来说,任务量可想而知,这样一来,就要拉长工作战线,势必要影响平时的提供利用工作,这样还是分级整理比较稳妥.各单位可以按照提供利用情况分类进行,如:可以先整理副处级及以上职务、然后科级以上、后备干部、科员,也可以按院士、博导、教授、一般教师顺序整理,这样可以尽快将成果展示给大家,以最大量的优质案卷提供利用.

三、高标准、高起步,为以后工作奠定良好的基础

在整理档案之前,要先给自己一个定位,也就是必须保证所整理案卷规范、漂亮,尽量选用材质比较好的原材料.随着案卷整理数量的增加,慢慢就会明白,使用材料所需的费用远远低于人工费用,而更重要的是保护了档案的完整安全,便于查阅.如:档案盒、隔页纸、粘贴用纸、胶水、墨盒、打印纸等一定不能含糊.档案盒的规格、材质中组部已有明确要求,要按中组部规定执行.隔页纸种类很多,有用宣纸印刷的、有在白纸或复印纸上贴角的,作用相同,我经过反复比对,感觉用进口彩色打印纸比较好,一是色彩鲜艳,易于区分类别;二是与现代用纸匹配,不易破损;三是进口纸质量细腻,纸质薄,不会增加案卷的厚度.粘贴用纸也有很多种,有过去传统的粉联纸、油印纸甚至还有使用反面的废纸,这几种纸我都尝试过,共同的优点是纸质较薄,造价低,但粘贴出来不整洁、不漂亮,整本案卷看起来比较破旧,从眼前看是节省了资金,随着所整案卷的增加,就会发现与我们的卷盒、机打目录完全不匹配.我建议从第一本整理就要用比较好的,稍薄些的复印纸,无论是用作托纸还是粘贴用纸条,一律用这一种纸.墨盒尽量用稍好一些的,以保持时间长久.

四、集中精力,整理案卷

案卷整理可以按原来的程序进行即可,需要注意的是在整理之前,一定要再检查一下每卷档案中的每份材料是否属于同一个人的材料,因为档案形成的时间跨年度较长,经手人员较多,特别是这次大拆大粘之后,有可能一时疏忽,装错或者装反档案,特别注意容易重名的人员,也可以把几个重名人员的档案一同提出,逐卷逐份审核,除审核姓名外,还要进一步审核性别、出生年月、籍贯、专业等信息,确保所装订的材料确属本人.新规将所有16K型变为A4型粘贴时,《干部履历表》、学生登记表、《入党志愿书》、入党申请书、转正申请书等材料,拆开后容易散落,先用胶水固定,一定要粘贴整齐,才能保证整本档案整齐.过去机打目录为添加方便,设置很多空格,按中组规定每年都要添加散页,没必要设置很多空格,第三类考核类、第九类工资类可多设三个空格,其它类可设一个空格为宜.打目录标题时尽量按加盖圆章的最终审批机关审批时间为准,也要注意笔误,如:考核表的形成时间,应该在本年度年末或转年度年初,如果发现有的考核表为本年年初,一定是笔误.工资变动审批表的文件形成时间,以执行时间为准,因为它的审批时间不确定,有时跨年度很长.


以上是我几年来经过实践摸索出来的经验,也走了很多弯路,我希望各位档案界同仁,尽快找到适合自己的工作方法,用最快的速度,事半功倍的效率,打好档案整理这一仗.

(作者单位:天津大学档案馆)

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