河南省档案网站集群系统建设的特色、问题与建议

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摘 要 ：以河南省档案网站集群系统为研究对象,对该系统建设的特色、存在的问题进行分析,提出改进建议.

关 键 词 ：档案网站；网站集群；河南省

档案网站集群系统是档案网站信息资源组织的理想终极目标,是档案网站进行内容优化、促进资源整合、实现资源共享的必然选择.[1]目前,我国部分省市已对档案网站集群系统建设进行尝试,并取得相关成果.在此背景下,河南省档案局于2011年对原来的“河南档案信息网”进行了改版,遵循国家统一的标准和规范,按照省、地市、县区统一界面、统一风格、统一管理的模式,建立了以省级档案网站为中心站点,市级档案网站为骨干站点,县区档案网站为基层站点的网络集群系统.2012年,向乡镇及县直机关扩展.截至2012年6月,建立并开通省、市、县（区）、乡（镇）、县直机关站点476个.[2]

1.河南省档案网站集群系统建设的特色

河南省档案网站集群系统建设是省档案局贯彻落实《河南省档案信息化建设“十二五”规划》的具体体现,是在借鉴兄弟省市建设经验,结合本省实际的基础上进行的一种全新尝试,因此,河南省档案网站集群系统建设在新的基础上形成了自身特色.

1.1 统一的规划设计,实现网站建设的规范性和标准化.档案网站集群是由一定区域内能够进行数据共享、呈送的相互关联的档案网站集合而成.目前,我国大多数省级层面的档案网站集群系统主要是应用网站集群技术,构建一个软件平台,将相互独立的网站实现互联互通.这些相互独立的网站在域名定义、网站名称、服务内容、类目设置、服务方式、检索功能等方面,必然存在着差异,难以实现规范性和标准化.其中,湖北档案网站集群系统作为我国省级层面的档案网站集群系统在规范性和标准化建设尝试中是较为成功的一例.它克服了重复投资、各自为政的现象,保证了本省范围内主要功能模块与基本结构的统一.[3]即便如此,其在网站名称、域名定义、类目设置、检索功能上也存在着一些不够规范的地方.如,关于局馆信息的栏目设置,湖北档案信息网称之为“局馆概况”（一级类目）、武汉市档案网称之为“机构概况”（二级类目）、武汉市洪山区档案局称之为“机构设置”（一级类目）.

河南省档案网站集群系统则是一种创新,其遵循国家统一的标准和规范,按照统一界面、统一风格、统一管理的模式建立；各级站点的规划布局、栏目设置等均由省档案局统一设计和管理,实现了网站建设的规范性和标准化.比如,河南省档案网站集群系统下的省、地市、县（区）、乡镇四级站点的页面布局、色调配置基本一致；每一级站点下的类目设置完全一致,即地市级、县区级、乡镇级站点分别采用相同的类目；不同级别站点下的类目设置又存在着差异性,即针对省、地市、县（区）、乡镇四级档案机构各自的实际,设置不同的类目；四级站点均以“×××档案信息网”命名.

1.2 强大的网站导航系统.导航系统主要考察是否在网站首页明显位置设立网站地图,以便于用户了解网站布局及主要内容,快速查询相关信息.当前,我国档案网站的导航系统大多通过在网站页面底端或最上方设置“网站地图”栏目来实现,但用户不易发现该栏目,而且还需通过点击“网站地图”才能获取信息.而河南省档案网站集群系统的导航系统兼有全站式导航和局域式导航,直观而便捷.其每个页面上方都设置了“政务”、“资讯”、“互动”、“档案文件查询”四个一级类目,下方直接显示与其相对应的若干个二级类目.这也意味着,用户无论在哪一层级页面,都能快速地了解网站的主要内容,并查询所需信息.

1.3 全新的建设模式,实现社会效益、经济效益的最大化.当前,我国省级层面的档案网站集群系统大多采用统一领导、分级管理的建设模式.以湖北档案集群系统为例,各级档案部门独立承担各自网站的建设、维护更新和管理,并负责本辖区内档案网络信息资源建设；湖北省档案局只对网站建设进行业务指导,以及负责全省档案信息资源的整合与共享.

河南省档案网站集群系统是一种全新的建设模式,由河南省档案局按照统一界面、统一风格、统一管理的模式,构建由省级、地市、县区、乡镇四级站点组成的网络集群系统.地方档案部门只需通过本地终端向位于河南省档案集群中的各自站点发布信息内容即可,不需要承担建设、管理和维护更新费用.目前,这种建设模式在我国档案界尚属首例,是河南省档案界的一种创新.其为省内无力建造、运营网站的档案部门提供了一个完全免费的公共电子政务平台,也为已经建立网站的档案局馆提供了另一个公共电子政务平台.[4]这种模式会促使部分机构放弃原先独立建设网站的计划,将之前准备投入的人力、物力、财力投到档案信息化建设的其他领域,进而加快档案信息化的建设进程,达到提升网站集约化服务水平的目的,以实现经济效益和社会效益的最大化.

此外,由于此种建设模式遵循国家统一的标准和规范,按照统一界面、统一风格、统一管理的模式构建,需要在建设的初期投入大量的人力、物力、财力支持,但后期的管理、维护更新投入的资源量就比较少.如果采用统一领导、分级管理的建设模式,由各级档案机构独立建设,按每个网站3万元经费计算,全省已覆盖476个站点,经费总计可能达1400多万元,加上后期的管理、维护费用,会远远超出河南省档案局现有建设模式所需的费用.

2.河南省档案网站集群系统建设存在的问题

河南省档案网站集群系统作为河南省档案界的一种大胆尝试,展示出众多的优点和特色.不可否认,作为一种新的组织形式,在建设过程中不可避免地会出现一定的问题.

2.1 网络信息资源不够丰富.①类目设置不合理,导致信息资源短缺.网站一般通过类目设置来反映它的主要内容.当前,河南省档案网站集群系统各级站点设置了“政务”、“资讯”、“互动”、“档案文件查询”四个一级类目,及若干二级类目,基本覆盖了档案工作的主要内容.但作为档案网站信息资源重要组成部分的编研成果、特色档案却鲜有体现.比如,省级站点、地市级站点、乡镇级站点均未设置“特色档案”栏目,只有县区级站点设置了“本地特色”栏目,用于展示特色档案.即便如此,很多县区级站点的“本地特色”栏目仍为空白；四级站点均未设置“编研成果”栏目,只有“中原经济区”、“档案书林（省级站点）”、“大事记（县区级站点）”等栏目略有体现.②河南省档案网站集群系统由省、地市、县区、乡镇四级站点构成,其信息资源建设需要各级站点协作完成.而部分单位对信息资源建设不够重视,导致相应站点出现栏目空白,甚至整个页面空白的现象.以郑州市下属县区为例,在12个县区中,除了新郑、新密外,其余县区均出现栏目空白现象.③数据库资源建设亟须加强.截至2013年8月10日,河南省档案网站集群系统建立了“明清档案”、“民国档案”（126272条目录信息）、“革命历史档案”（60744条目录信息）、“‘建国’后案卷文件目录”（18631条目录信息）、“‘建国’后文件目录”（239236条目录信息）、“现行文件中心”（26587条）、“音频档案”、“视频档案”、“图像”等数据库,共计47万余条目录信息.其中,“图像”、“明清档案”、“音频”、“视频”等数据库无任何内容.作为一个省级层面的网站集群系统,仅有47万余条目录信息；而青岛数字档案馆开放档案目录信息达到371736条,现行文件目录与全文信息达到5840条.[5] 此外,河南省档案网站集群未将“特色档案”、“编研成果”、“专题档案数据库”纳入数据库建设范围,这在一定程度上也导致了信息资源的匮乏.

2.2 页面美观性不足,且趋于雷同.一般来说,色彩搭配协调、图文并茂、浏览方便、运用多媒体手段的网站符合人们的审美观点,容易引起浏览者的兴趣.河南省档案网站集群系统注重将页面色彩设计、图文搭配运用到网站建设中,但美观性略显不足.具体来说,每级站点首页标题栏左侧是该站点在河南板块图上的地理区位示意图,是站点名称（×××档案信息网）,右侧是该站点所在地著名建筑物的图片,这既形象地反映出该站点的地理位置,又彰显出本地特色.但除了首页的“动态信息”、“珍品展示”栏目将图文结合起来外,其余多为文字描述（字体为宋体、黑色、小四）,每个栏目至少承载七条目录信息,这种布局看起来过于紧凑,造成图文并茂在页面所占比例较小,重点内容不突出,美观性不足,易使人产生视觉疲劳.同时,由于采取了统一界面、统一风格的模式,造成每个站点的页面布局、色调搭配相近,加上代表各地的特色档案资源较少,使页面趋于雷同,缺乏地方特色.

2.3 检索功能仍需完善.档案检索是档案信息服务实现的重要方式,也是衡量档案网站建设水平的重要指标.目前,河南省档案网站集群系统检索功能强大.具体来说,“现行文件中心”采用检索窗样式,提供了简单检索和复合检索；“数字档案馆”采用浏览检索相结合样式.此样式综合了数据库检索的抽象性和目录分类浏览的直观性.其向用户提供多种检索途径（题名、责任者、档号等）,并根据用户的兴趣、知识和经验等提供不同的检索界面（如,简单检索、高级检索和专业检索等）；检索结果还可进行正序或逆序排列.即便如此,其依然存在着问题.①缺乏检索辅助性信息.用户要快速、准确查询到所需信息,既需要了解档案专业术语（如,档号、全宗号、主题词、责任者等）,也需要掌握检索工具的相应知识.但并非所有的用户都能掌握这些知识,他们需要一些辅助性、介绍性信息,以帮助查询.然而,所有的检索窗口均未提供检索辅助性信息,这极易造成用户利用信息的障碍.②“数字档案馆”无法进行全文检索.全文检索是衡量档案馆利用服务水平的重要指标.目前,“现行文件中心”已经实现了现行文件的目录与全文检索,但“数字档案馆”只能提供目录检索.这就意味着,用户通过网站查询到的只有档案目录信息,若需要查阅原文,就必须亲自到档案馆才行.

2.4 链接功能不够健全.链接功能主要考察是否跟国内外、省市级档案网站以及政府、传媒等网站链接.目前,河南省档案网站集群系统的四级站点都有上下级超链接,从上向下形成树状结构,基本实现省内各级站点的相互链接；通过设置二级类目“档案界论坛”、“档案界维基百科”栏目,实现与档案界网站的链接；页面最下方的“全国档案网站”实现了与国内档案网的链接；通过“已公开现行文件查询链接”,实现与国家、省级政府部门现行文件中心的链接,达到了丰富网站内容,实现信息资源共享,增强网站吸引力的目的.但链接范围不够广泛,河南省档案网站集群系统未与国外档案网站、国内主要高校的档案网站、国内其他知名档案网站（如,中国档案咨询网、中国档案网）、国内主要媒体网站进行链接.而且其提供的链接服务,从本质上看只是链接到相应的网址,仍没有实现在线档案资源的共享与跨库检索.

3.优化河南省档案网站集群系统的策略

针对河南省档案网站集群系统建设存在的问题,应从以下几方面予以优化.

3.1 丰富档案网站信息资源,积极开展数据库建设.河南省档案局应优化类目设置,对内容重复的类目进行整合,删除不需要的类目,并添加“特色档案”、“编研成果”、“爱国主义教育基地”等栏目；对原有的“明清”、“民国”、“革命历史”、“‘建国’后已开放档案”等档案目录数据库进行完善,并逐步推进全文数据库、“图像”、“音视频档案”数据库建设；可依据自身实际,有选择地开展“特色档案”、“编研成果”、“专题档案”等数据库建设；各级档案局馆应重视网络信息资源建设,按照站点所提供的类目,积极添加相关信息,避免出现页面空白现象.

3.2 提供人性化的检索服务.①完善辅助性、介绍性信息.可在河南省数字档案馆首页设置专栏,简要介绍档案专业术语,如,档号、全宗、主题词等,并对历史档案全宗信息详细说明；可在检索页面提供辅助性信息,以帮助用户进行信息检索.如,检索工具如何使

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3.3 优化页面布局,增强网站的美观性.可通过适当调整首页二级类目的数量、页面结构,增加目录信息之间的行距,以避免页面过于紧凑,比如,地市级站点的“局馆概况”、“政策法规”、“档案征集”、“档案馆服务指南”四个二级类目,从左到右依次排开,这样看起来过于紧凑,易造成视觉疲劳,可将一排四个二级类目,改成一排三个二级类目,即从左到右依次为“局馆概况”、“政策法规”、“档案征集”三个二级类目；同时,将每个二级类目的目录信息调整为六条,既避免了页面过于紧凑,又可适当增加字体大小,这有助于缓解用户的视觉疲劳；适当增加新闻图片的大小,运用多媒体手段,以增强页面美观性,如,增加地市级站点的“档案新闻”栏目的动态图片占用空间,设置“视频点播”栏目；通过设置“特色档案”栏目,以突出本地特色,避免页面过于雷同.总之,需要将色彩搭配、图文并茂、多媒体手段等有机结合起来,才能确保页面的美观性.

3.4 完善网站的链接功能.①扩大网站链接范围.在页面下方依次设置“国内档案网站”、“高校档案网站”、“国外档案网站”、“其他档案网站”、“政府部门网站”、“国内媒体网站”六个链接窗口.国内档案网站主要包括国家档案局网站、第一历史档案馆、第二历史档案馆,以及网站建设较为成功的省级、市级档案网站；“高校档案网站”主要包括国内知名高校的档案网站,如,北京大学、清华大学、人民大学、上海交大、南京大学、武汉大学等；国外档案网站主要包括国际档案理事会、联合国教科文组织档案门户网站、美国NARA网站、英国PRO网站、澳大利亚NAA网站、加拿大LAC网站、新加坡NAC网站等；其他档案网站主要包括档案界、中国档案网、中国档案咨询网、档案在线等网站；政府部门网站主要包括国务院、各省级政府部门网站；“国内媒体网站”主要包括人民网、新华网、新浪、搜狐、网易、凤凰网等.②完善数据库检索界面的链接设置.目前,“现行文件中心”实现与国家、省级政府部门现行文件中心的链接,用户可通过链接,查询相关部门的现行文件信息.而“数字档案馆”的检索界面下方未设置相关链接窗口；可在检索界面下方设置“国内档案查询系统”,实现与各省市开放档案查询系统的网址链接,提高网站服务能力,如,“广东省档案查询系统”[6]、“浙江省档案查询系统”[7].此外,还可按照全国地域划分,将链接窗口划分为四个部分,自左向右依次排开,如,将“国内档案查询系统”划分为“东部地区档案查询系统”、“中部地区档案查询系统”、“西部地区档案查询系统”、“港澳台地区档案查询系统”,以达到优化检索界面、提高页面美观性的目的.

﹡本文为河南省软科学计划项目《东、中、西部市级档案网站评估指标体系的构建及评估结果的比较研究》阶段性成果.项目编号：122400440156.