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摘 要 科技文件材料的形成和积累,直接关系到科技档案的质量和科学技术的积累.做好科技文件材料的形成和积累工作,对建立完善、准确、系统的科技档案和雄厚的技术储备是非常必要和重要的.形成和积累工作做的越好,科技档案来源就可能越丰富,质量就越高,为提供利用服务就有可靠的基础,科技档案就能发挥更大的作用.
关 键 词 科技文件；材料；积累
中图分类号G27 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2012）69-0006-01
作为一个勘测设计单位,日常工作接触最多的就是各类图纸及其相关的文字材料.这部分图纸和文字材料是在勘测设计活动中所形成的,如：设计图纸、设计计算书、可行性研究报告、水资源利用及各河流域规划报告和工程设计说明书等,统称为科技文件材料.
科技文件材料的形成和积累.直接关系到科技档案的质量和科学技术的积累.因为科技文件材料是科技档案的前身；科学技术的积累又是通过以科学文件材料为主要内容形成的档案.因此,做好科技文件材料的形成和积累工作,对建立完善、准确、系统的科技档案和雄厚的技术储备是非常必要和重要的.
1为什么要积累
积累工作是一项贯穿在科技活动始终的经常性工作,我们之所以要做好这项工作,主要是因为：
1）可防止科技文件材料的散失、损坏,是确保科技文件材料齐全完整和准确有力的措施；2）即便自己工作中经常查阅,又便于在技术协调中广泛使用；3）积累工作是培养科技人员具有良好的工作作风,促进出成果、出人才必不可少的步骤；4）为形成完整、齐全的科技档案做好前期工作.
2积累内容和范围
科技文件材料是否完整齐全、系统、真实、准确,除了靠平时积累外,还得有严格的规章的制度和科学的态度,就是说,首先要制定“科学文件材料积累工作细则”,对积累的内容、范围、方法、程序和措施应该有明确的规定和要求,并要把科技文件材料的积累列入科技人员责任制之中加以考核.
3积累的方法和措施
确定科技文件材料的积累方法,要根据各种科技文件材料产生的不同专业特点和具体情况而定.根据笔者几年的工作实践,认为下列方法对设计研究院比较适合：
3.1建立科学文件材料的积累袋
积累袋是科学管理技术文件材料的好方法.它既可以把科技文件材料无遗漏的积累起来,便于工作,又能避免因人员调动或任务变更造成文件、材料失散,影响归档.积累袋的大小,以50*30*10（CM）为宜.袋面应印有：代号、名称、单位、时间、姓名和目录等项目.使用方法是：
1）分户积累—凡是承担项目的科技人员,在每个项目的开始,就将各种标准的归档用纸,连同积累袋领回,填写好袋面所有项目,并把个人未成文的手稿、草本、草图和笔记等放入袋内；2）项目积累袋—凡已经完成签署手续的成文科技文件材料,以项目组集中存在一个或若干个积累袋中,为使用方便需填写袋面目录,如袋内文件份数较多,还可填写袋内积累目录表,作为袋内账单.
3.2建立账目,分头保管
1）分户积累袋由个人保管,目录就是帐,便于工作；2）项目积累袋由项目经理装袋,填写袋面代号、名称和目录等,交给专业组保管；3）专业组项目积累袋按项目编号、登帐,集中统一保管；4）专业组设档案员,负责全项目组科技文件材料的积累、保管和监督检查.
3.3建立科技文件材料供阅室
一切尚未完成现行效能的晒兰复制科技文件材料,可以存放在档案部门的供阅室,供阅室只编制临时登记帐,当任务结束或告一段落时,有科技人员抽出整理归档.这样既便于科技文件材料的周转,有利于科技文件材料的成套.
3.4建立积累责任制
1）要在《细则》中明确规定,检查科技文件材料的形成是否齐全、准确和符合要求,是校对人员、项目组长和室主任的职责,是技术质量处业务会和总工办公室业务会的内容之一；
2）严格把关.对有问题的文件和缺少的科技文件材料,做到个人不出手,小组不出组,设计室不出室；
3）计划部门要把科技文件材料的积累列入计划,档案部门要经常督促检查各单位科技文件资料的积累情况,并给与业务指导和必要的卷夹图袋保管物品.做好宣传教育工作.是大家认识到；一份科技文件材料总结出来,个人确实花费了很大的精力,但这也是广大员工、干部、技术人员智慧的结晶,是国家的宝贵财富,集中统一管理起来,使它在今后的工作中发辉更大的作用.
总之,科技文件材料与科技档案的关系极为密切.科技文件材料的形成和积累的状况,直接决定科技档案的质量.我们要使科技档案齐全完整、系统与准确,就要尽可能的做好科技文件材料的积累工作.
就应该从科技档案的前身—科技文件的形成和积累工作入手做起.形成和积累工作做的越好,科技档案来源就可能越丰富,质量就越高.为提供利用服务就有可靠的基础,科技档案就能发挥更大的作用.