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摘 要：档案网站是集关联性、实用性、动态性于一体的信息资源平台,其整合的信息内容及呈现形式直接决定着档案网站的效能,需要通过内容管理和形式优化,想方设法提升档案网站信息资源整合的成效.文章以2011年度我国综合排名前十位省级网站为例,重点论述了国内省级档案网站信息资源整合的内容类型、呈现方式以及整合中存在的问题与对策.
关 键 词 ：档案网站；信息资源；整合；内容；形式
近年来,档案网站充分运用先进信息技术,按照一定原则、规范及标准,实现了一定范围内档案信息资源的抓取与优化,成为档案信息资源整合的重要平台.这种重在共享的逻辑整合,有效了档案信息资源分散、封闭与用户需求综合、便捷之间的矛盾.
档案信息资源整合包括内容整合、技术整合、管理整合、服务整合等多方面,内容整合是其中最核心的部分.本文试以《中国档案报》（2011年11月14日）公布的2011年度综合排名前十位的天津、北京、辽宁、江苏、江西、安徽、吉林、上海、湖北、浙江等省级档案网站为例,着重探讨国内省级档案网站信息资源整合的内容及其呈现形式.
1.国内省级档案网站信息资源整合的内容类型
国内省级档案网站的信息资源通常以一级类目形式来集中体现,换言之,国内省级档案网站的一级类目正是对其所拥有的信息资源进行分类的结果.
从表1统计的数据可以看出,省级档案网站一级类目设置最多为15个,最少为4个,平均10个.使用频率较高的一级类目名称为：“政务信息”9个、“馆藏介绍”7个、“档案业务”7个、“查阅利用”5个、“网上展厅”5个.分析这些一级类目,发现其所指信息资源既包括内容信息,也包括形式信息、功能信息.单从内容角度看,可分为四种类型：
1.1 数字环境下直接生成的电子文件.电子文件数据分布广泛,增长迅速,更新飞快,是档案网站亟须整合的重要信息资源.这些信息并非全部直接由档案部门产生,而是由档案机构进行收集并在网站发布的政府机关、企事业单位电子文件.国内省级档案网站栏目中的“政务信息”、“政策法规”等属于此类.
1.2 馆藏实体档案数字化产品.借助扫描仪、数码相机等现公设备,运用文字识别、数码影像等技术,将馆藏实体档案中的信息转换成计算机可识读的数字化产品,这类信息是档案网站开展信息资源整合的重要基础.网站中提供检索、利用服务的“档案目录”与“档案全文”是此类信息的典型代表.
1.3 区域特色信息.从区域信息或馆藏档案中提取出反映本省（市）特色或馆藏珍品的内容予以突出展示,如天津档案网“津沽史料”、江西档案网“赣域风情”以及浙江档案网“珍品博览”、上海档案网“珍档荟萃”等.此类信息重在展现、宣传本省（市）、本馆特色,发挥历史教育、文化娱乐等功能,目前国内省级档案网站区域特色信息正渐成体系.
1.4 编研成果.以馆藏档案为对象,以满足用户需求为目的,由专业人员汇编出版,经数字化处理在档案网站传播利用的史料、参考资料等信息.这类信息在一定程度上体现了知识挖掘,具有较高利用价值,同样是档案网站整合的重要信息资源.部分省级档案网站有“编研成果”专栏.
上述分类旨在揭示国内省级档案网站网上、网下档案信息资源的密切关系,凸显各类信息的特征.
2.国内省级档案网站信息资源整合后的呈现形式
从网站可用性层面看,网站界面设计包括交互方式、路径方式、反馈方式、信息呈现方式等四类表现形式.[1]相对而言,档案网站更多是对用户进行信息呈现,因而信息呈现方式在档案网站信息资源整合中起着举足轻重的作用.
2.1 信息构架.网站信息构架,可采用三栏、二栏、一栏等形式.2011年度国内综合排名前十位的省级档案网站所采用的信息构架如表2所示：
(1)三栏式.一般左侧小幅面为注册、快捷窗口等,中间大幅面为动态新闻展示、子页面窗口等,右侧小幅面为多媒体档案展示、友情链接等,是现今用得最多的网站信息构架,排名前十位的省级档案网站中有6个使用三栏式.三栏式页面信息饱满而丰富,但有时会给用户造成无从看起的困扰.(2)二栏式.一般左侧小幅面为导航,右侧大幅面为内容.主次分布清晰明朗,令用户不会迷失在信息中,但页面呈现信息量不及三栏式网站丰富.(3)一栏式.一般上方为导航条,下方大片为内容.这种垂直构架虽然单一,但强化了信息的比重,体现了档案网站的“伸缩自如”,给人以“想象”空间,只是客观上要求用户行为尽可能“一致化”.
2.2 呈现样式.有的采用检索窗样式,有的采用目录树样式,有的采用检索浏览相结合样式,各有特色.
(1)检索窗样式.此样式是数据库形成后给用户提供利用较为简便的方式.当用户输入检索关 键 词 发出检索指令时,搜索引擎通过预先设定的程序检索整合的数据库资源,然后返回检索结果给用户.排名前十位的省级档案网站全部使用了检索窗样式,但有的只设关 键 词 检索,有的则提供高级检索.如,在北京档案网高级检索中,用户可选择档号、题名、起止时间等检索项进行复合检索.
(2)目录树样式.此样式是利用Web超链接功能将整合后数据库中抽取相关信息资源按照各种分类联结成一个具有内在联系的有机整体,[2]可将整合结果按目录分类形象直观地显示在页面上.这种样式能使用户通过统一界面逐层深入信息,具有引领用户查询利用档案的导向功能.如,在浙江档案网的馆藏档案资源目录里,点击“历史档案”等,可层层深入浏览分类信息.虽然目录树样式有利于发挥信息展示、宣传功能,终因信息庞杂难以组织等因素而未全面推行.
(3)检索浏览相结合样式.此样式综合了数据库检索的抽象性和目录分类浏览的直观性.如,天津档案网“档案检索”中,页面左侧文件夹树提供了本馆、所辖各区档案馆及市委、市政府、市政协等机构档案信息,右侧检索窗中则设置了档案共享、站内搜索、档案百科、互联网搜索等多种利用路径.
2.3 介质形式.网站通常运用文字、图片、音频、视频等信息介质为用户多视角展示信息和提供服务.我国省级档案网站信息呈现以文本阐述、图片展现和视频演播为主,讲究图文并茂、动静相宜.