医院药品采购管理系统的设计与应用

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【 摘 要 】 为增强医院药品采购管理流程的监督与管理,提高工作效率,减少人为差错,节约成本开支,从优化业务流程、方便工作管理、强化信息利用和保持系统稳定入手,以“军字一号”数据库为基础,采用面向对象的组件式程序开发方法,研制设计了医院药品采购管理系统.该系统应用以来取得了良好的效果,既能满足医院药品采购管理的需要,又能实现药品采购信息的传输、管理和共享,为医院药品采购管理工作提供了有力支持.

【 关 键 词 】 管理系统;药品采购;流程再造;组件式开发

Design and Application of Management System of Hospital Drug Purchase

Tang Long-kai Zhang Xin Pan Da-zhao

(The 98th Chinese PLA Hospital ZhejiangHuzhou 313000)

【 Abstract 】 To strengthen the supervision and management of drug stock in hospital management process, improve work efficiency, reduce human error, sing costs, from business process optimization, convenient management, strengthen the use of information and keep the system stable start, "No. 1 Military" database as the foundation, uses the object-oriented ponent development method, the management system of drug stock in hospital design. The application of the system has achieved good results, which can meet the need of medicine purchasing management of the hospital, and can realize the tranission and management of drug procurement, information sharing, provides a powerful support for the management of drug stock in hospital.

【 Keywords 】 management system; drug purchase; business process reengineering; ponent based software development

1.引言

随着计算机科学技术的发展和医疗水平的不断提高,利用信息化手段对医院药品采购流程进行全面有效的规范化管理已成为现代化医院管理的重要标志之一.医院药品采购是为了保证医疗活动正常开展而进行的一项必不可少的工作,是医院资产的重要组成部分,同时药品质量的优劣,也直接关系到患者的身体健康乃至生命安全,影响到医院的经济效益及健康发展,并且加强药品采购管理,规范药品采购流程,也是保证药品质量安全有效的重要前提.然而,一直以来人们都是采用传统人工的方式管理药品采购流程,这种管理模式存在着许多缺点,如工作效率低、信息保密性差、运行成本高、监管力度弱等问题,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于保存、查找和统计分析都带来了不少的困难.


2.设计思想

2.1 总体规划

医院药品采购管理系统研制的总体任务是实现医院药品采购管理全过程的系统化、规范化和自动化,以及与“军字一号”系统信息的高度集成和信息共享,在人机对话界面上尽量做到人性化,操作简单;同时尽量节约系统资源,提高系统运行效率.

2.2 业务流程

该系统在原有药品采购工作流程的基础上,根据医院药品采购管理规定,进行了业务流程再造,实现了闭环管理的新模式,加强了对每一个工作环节的有效管控.如图1所示.

2.3 开发方法

本系统采用了面向对象的组件式程序开发方法,该方法是尽可能模拟人类习惯的思维方式,使开发软件的方法与过程尽可能接近人类认识世界、解决问题的方法与过程.运用平台化和构件化的思想,封装成组抽象类,定义类协作标准途径,整合各种技术与资源,以通用组件构成系统支撑平台,公用组件构成业务支撑平台,专用组件构成操作界面,实现软件开发的工艺化生产和一体化管理,极大地提高系统的开发效率与软件质量.

3.功能作用

医院药品采购管理系统可分为六大功能,分别是采购目录管理、采购计划管理、采购订单管理、采购入库管理、系统查询统计和系统设置维护.如图2所示.

3.1 采购目录管理

药品采购目录管理主要是对医院药品的中标目录、采购目录和供应商目录进行维护与管理,是整个软件系统的基础.根据医院药品采购管理规定,所有需要采购的药品都应该在中标目录范围内,同时结合医院临床实际使用情况,对每一种药品的名称、规格、单位、供货商以及采购方式进行定义,从而产生医院药品采购目录.该目录是整个医院药品采购管理流程的基础,通过对该目录的有效管理,避免了目录外药品违规采购现象,杜绝了目录内采购药品属性的随意更改问题,实现了对药品采购范围与采购途径的有效管控.

3.2 采购计划管理

该模块主要包含药品采购计划申请与药品采购计划审批两大功能.根据临床科室的药品实际使用情况,对采购目录范围内的药品库存量进行上下限定义,使药品采购人员能够快速、准确的制定出计划内药品采购计划单,同时还可以因突发情况紧急制定出临时采购计划单,从而大大提高了采购员的工作效率,降低了采购数量的差错率.确认无误并提交后的计划单通过信息提醒的方式自动流转到主管部门负责人或院领导的计划审批功能中.通过逐级定向审批,使主管部门负责人或院领导对计划单中所需采购的药品一目了然,快速区分出哪些药品属于常规采购,哪些药品属于计划外新增采购,哪些药品属于供应商调整采购等,同时还可以根据审批级别权限查看计划单当前处于何种状态或计划单已审批至什么程度,实现了药品采购计划审批的流程化与自动化. 3.3 采购订单管理

该功能模块主要是将审批完成后的采购计划按供应商进行自动归类生成采购订单,并借助手机短信平台或网络电子邮件服务将采购订单信息分发给每一位药品供应商,使其能够及时、准确的掌握所需采购药品的所有信息,并做出快速响应及回复.改变了以往靠打或邮寄订单的传统模式,即节约了费、纸张等办公成本也提高了工作效率与准确率,同时还可以追溯采购订单分发时的供应商回复情况,避免了双方因沟通不畅而相互推卸责任的现象发生.

3.4 采购入库管理

当供应商将药品组织完成并送达至医院后,药品库管员根据送货单或信息将所有采购来的药品,包括名称、规格、单位、批次、数量等信息手工录入到药品库房管理系统中,由于工作量大、责任心不强,导致药品库存信息更新不及时,严重影响了病人的临床用药,特别是因采购员与库管员的分工不同而无法核对入库药品与采购订单内容的一致性,产生了“答非所问、张官李戴”的现象.该模块就是针对上述问题,通过由库管员核对并确认送货单与采购订单一致后,将订单自动转成采购入库单进行入库处理,同时更新药品库存信息,解决了药品库房系统中采购入库手工录入的弊端,实现了与“军字一号”系统的无缝连接.

3.5 系统查询统计

该模块主要提供药品采购、供应商目录查询,药品库存、上下限量查询,药品采购计划申请单、审批单、订购单状态查询,以及药品入、出库单据查询等功能.各级用户可以根据相应的权限设置进行信息浏览和数据查询,同时系统还根据不同的用户与医院管理者的需要自动定期生成各类统计报表,将各类错综复杂的数据通过汇总、筛选、透视的方式展现在用户面前.

3.6 系统设置维护

为了提高系统的可维护性和可扩展性,以及便于用户的操作使用,该模块设置了用户权限分配、公共字典维护、系统参数设置、数据结构管理以及数据备份与恢复等功能.通过使用该模块可以使用户快速完成系统初始设置与日常运行维护工作.

4.系统特点

4.1 设计理念与管理思想相结合

医院领导高度重视药品采购管理的各个环节,明确人员岗位职责、权限,加强制约和监督机制,尽可能减少一切手工干预环节,同时强化药品从采购到入库整个流程的闭环式管理,确保了数据真实有效,信息流转方便快捷,建立了规范合理的药品采购管理机制.

4.2 数据独立与信息共享相结合

采用独立的数据库管理模式,数据结构的设计遵循“军字一号”数据库的总体设计理念,脉络清晰,命名规范,结构严谨.并且与“军字一号”系统采用数据库链路技术进行相互访问,充分保证了数据的一致性和独立性,实现了与“军字一号”系统的无缝连接.

4.3 开发技术与工艺化生产相结合

运用面向对象和业务建模的组件式程序开发方法,结合完善的业务理念和先进的技术驱动,集“设计、生产、测试、应用、服务”于一体的管理思想,充分整合各种技术、各种资源,实现了软件开发的工艺化生产,提高了系统的开发效率与软件质量.

4.4 系统发展与应用效果相结合

从开始研发到正式使用以来,得到了医院各级领导和专家的关心和指导,并多次组织召开技术研讨会,完善系统中存在的不足,同时根据我院的药品采购管理模式对系统的下一步发展提出新的意见和要求,使系统更具有实用性和科学性,更好地为医院管理服务.

5.结束语

医院药品采购管理是医院物资管理的重要组成部分,是医院正常开展医疗工作的物质基础,管理好药品采购的“计划、审批与采购”的各个环节对于医院提高社会效益和经济效益起着十分重要的作用[4].该系统在我院正式使用以来,彻底改变了以往传统人工管理药品采购的老模式,增强了管理措施,提高了工作效率,降低了成本开支,实现了医院管理从传统模式向“以人为本”转变,从投入驱动向科技推动转变,从而为数字化医院建设起到了积极的推动作用.

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