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摘 要 ：技术环境和公众服务职能的转化,促使了档案信息管理的转变,对各档案部门和档案工作人员来说都是不小的挑战.档案信息化建设是顺应信息化社会的时代要求,是网络时代信息资源发展的必经之路,同时也是一项对专业设备、技术、人才、时间等要求量非常高的建设工程.作为社会发展的缩影,档案信息化工作应该适应社会和时代的需求,保证适时、准确的档案信息能被大众通过比较便捷的方式获取到.
关 键 词 ：档案资源；信息化；建设
为适应社会信息化发展,全面提升报务质量.各档案部门应深刻认识到档案信息化的内涵及重要性,保持学习的态度,不断引进新设备、新思想,努力提升档案管理员队伍的专业技能与服务意识.同时,档案管理工作者应在实践中总结经验,对自己工作性质的认识达到新的高度,因为只有专业技能与服务意识兼俱的档案工作者,才能在信息社会中出色地完成自己的工作.
一、档案信息化的内涵
档案信息化就是指档案管理领域的信息化建设,它有两方面的含义.一方面,就是指运用现代信息技术,对电子文件进行管理.另一方面,档案信息是作为一项复杂的工程,不仅包含了硬件设施在档案管理中的运用,还包含了在这个应用过程中的理论基础,如国家政策中对档案管理的引导和支持.
二、档案信息化建设的原则
1.长远性
档案信息化建设是一个循序渐进的过程,各企业各部门的档案馆理中心应认识到,档案信息化需要分层次、分阶段的进行,是一项耗时耗力的式工程.所以,在这个过程中,应该保持前瞻性原则,在网络设施与软件开发过程中,一定要深入调查,科学论证,保持其长远性发展.
2.合作意识
档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求.单个的部门或个人无法独立完成,所以这个过程中的各层部门与人员都需要坚持团结合作的原则,有效沟通与配合,保证工作各阶段的顺利完成.
3.实用原则
任何形式的总结工作都是为了成为后世的借鉴,能够为实际的生产生活提供一定的信息服务.所以,档案信息的选择要精,注重时效性的同时看实用性,使其的质量达到上层,这样才能真正为利用者提供行之有效的帮助.
4.人才的培养
档案信息化对技术的要求,比如档案保存的技术、开发利用的形式,都是多样的.电子技术的变革日新月异,这就要求相关工作人员不仅要有扎实的技术功底,还要接受能力强,保持随时随地学习的工作态度,认真完成自己的工作,满足社会对档案信息的要求.
三、档案信息化的建设措施
(一) 完备的基础设施
硬件与软件基础设施是档案信息化建设得以实施的前提条件,其中信息网络是核心.
1.配置信息处理设备
其任务是配置计算机、服务器、扫描仪、数码摄录机、复印机、打印机等信息处理设备,构建档案信息处理的硬件环境,提高应用计算机管理档案的普及率.
2.建设和完善档案网络
根据服务对象和服务范围的不同,目前档案信息传输、利用的网络环境可分为三个层次：档案局、馆内部的局域网、连接政府各部门的政务网、连接公众的外部互联网.三网一般实行物理或逻辑隔离,形成相对独立的网络体系.
(二) 档案信息资源建设
1.档案目录数据库建设
随着计算机在档案检索过程中越来越突出的重要作用,档案目录的价值首先得到了重视,电子档案目录的出现极大的方便了用户对特定档案信息的查找与定位.
2.档案目录中心建设
电子档案目录在档案检索过程突出的作用奠定了档案目录中心建设的重要性.它是在集合了各种电子档案目录的基础上建立起来的档案目录信息的交换平台,实现了更大范围内档案资源的共享.
3.电子文件归档管理
文件是档案的前身,在数字形式的文件占形成文件比重越来越大的今天,电子文件将成为未来档案的主要来源.加强对电子文件的归档管理,制定电子文件归档管理规范,实现从电子文件到数字档案的“无缝连接”,是档案信息资源建设最艰巨的任务.
4.档案的数字化
档案数字化是指档案部门利用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术等将传统介质的纸质档案、缩微档案、声像档案等通过扫描、拍摄、采集转换成为可在计算机系统中存储,在网络环境中传输的格式规范、结构有序的数字档案的过程.
(三) 档案管理应用系统建设
档案管理应用系统是指以档案信息资源为内容,以档案资源管理、共享为目的,以信息技术及其软硬件设施为手段而构建的各类档案信息管理系统.档案管理应用系统建设作为档案信息资源管理的技术保障,关系着档案信息化建设的速度与质量,体现着档案信息化建设的效益.
档案管理应用系统目前主要有针对不同应用环境开发的各类档案管理软件,基于政务网的文件档案数据库系统、基于互联网和政务网的档案网站、基于实体馆藏综合各种信息技术而建立的数字档案馆等.档案管理应用系统建设的主要任务如下：
(四)档案管理软件系统的开发与推广
1.基于政务网的文件档案信息系统的构建
“基于政务网的文件档案信息系统”是指将有序组织的文件档案数据库通过一定的方式接入地方的电子政务网,有机融入电子政务的信息流程,通过政务网平台为地方政府提供文件、档案信息服务.
2.基于互联网和政务网的档案网站建设
档案网站是档案部门在信息网络上建立的站点,是档案部门面向网络世界的窗口.它以网页和数据库方式提供相关信息和相关服务,构成信息网络的一个节点.
3.数字档案馆建设
数字档案馆是以一个或众多实体档案馆为基础,综合采用现代信息技术,在网络环境中集成数字档案资源,提供档案信息服务,实现档案资源共享的档案信息管理集成系统.数字档案馆建设是档案信息化建设中技术要求很高,资源投入很大的一项内容,可以采用不同的构建模式.
(五) 档案信息化法规、标准建设
法规、标准的制定和执行是信息化建设的保障.档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面,包括电子文件归档和数字档案管理的各个环节.档案信息化法规、标准建设的任务则包括档案信息化法制建设和档案信息化标准体系建设两个基本方面.
(七) 档案信息安全保障体系建设
档案信息不同于一般信息,记录着社会活动的历史过程.必须建立安全保障体系来严格管理对档案信息的合理利用.而数字网络环境的不稳定、不安全及数字档案载体脆弱、易变等特点,使得其安全措施更为复杂,如何构筑可靠的档案信息安全保障体系,提高档案信息的安全系数,成为档案信息化建设一项重要而艰巨的任务.
四、结束语
档案信息化建设是一项既全面又具体的工作,需要一个漫长的过程,不是某个档案管理部门或者某个人就能完成的,它需要所有的档案管理部门在严格遵守档案管理制度下,带动所有的档案管理人员的热情,积极参与,共同协作.因此,在技术设备条件满足的情况下,档案管理者队伍的专业技能是档案管理工作培训的核心,其次就是档案管理者们的内在素质修养.有硬件软件都合格的档案管理者,才做作好自己的工作,这样我国的档案信息化建设才有了一道曙光.