归档文件整理实践之我见

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[摘 要]传统的文件整理比较繁琐,程序复杂,难度大.已经不适应时展的趋势,因此,归档文件整理需要寻找全新的突破.2001年我国开始实施《归档文件整理规则》,给档案文书整理工作带来了巨大的飞跃.笔者根据多年的工作经验,浅谈档案整理实践中的个人体会,希望能够为广大同仁提供给借鉴.

[关 键 词 ]归档文件；实践；整理方法；整理方案

随着时代的发展,归档文件整理也在不断的自我完善和发展以适应时展趋势.归档文件整理是一项实践性很强的活动,人们对实践的态度和方法直接影响着实践的效率和结果.如果归档文件整理遵循客观规律、发挥主动性、有明确目标则是真正意义上的归档文件整理实践,相反,被动、盲目、没有目标、机械教条则是没有意义的归档文件实践.

一、具体实践与应用

传统的文书立卷工作繁琐、难度大,为解决这个问题,国家颁布了《归档文件整理规则》,以实现快速、便捷的工作程序和工作内容为宗旨.《规则》的颁布从一定程度上解决了较多问题,例如,一些机关、企事业档案部门被撤离,档案管理人员也大幅度的减少,甚至还有许多单位将档案管理岗位设置为临时的.除此之外,档案管理人员要身兼数职,除了归档管理文件还有肩负着其他重任,例如：担任秘书、打字员、接待等工作,而传统的档案整理方法已经远远不能满足以上需求.机关、单位为了适应时代变化的趋势,也都采用新的档案整理方法,在归档文件整理实践中,采用了文件简易分类、取消文件装订、文件张号尾数相加和立厚卷等简洁明快的工作方法,这些方法节省了大量的整理实践,原来需要2-3个月才可以完成,现在2-3周就可以完成,工作效率也大幅提高了,集中进行归档文件整理的目标也基本实现.《规则》的颁布改变了传统文书立卷的工作方式,在实践中总结经验.

二、实践中的优点

简约归档文件整理实践,节省了大量的人力、物力和时间,是归档文件整理实践的巨大突破.传统的文书立卷工作防范需要定线、扎边,不仅工作繁琐还容易避免拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或者不注意发生的文件合订问题.而简约分类方法,不仅解决了上述问题,而且能够更加节省时间、人力、物力,极大地方便了归档文件整理.过去,编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动,现在,采用了文件尾号相加的办法,变成了省时省力的举措.人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加,即是该份文件张数总和.收文是将文件末尾号加上办文单即可.采用此种工作方法,可缩短编著文件账号的时间,由过去两周可以缩短至一至两天.

三、完善归档文件整理方法

上文,我们细致的论述了传统文书立卷和《规则》中要求的归档方法相比,《规则》凸显出自身的优点.它是在传统归档文件整理基础上发展而来的,也会一次中重大的突破和变革.但是,我们也应该清楚的认识到新的工作方法属于继承和创新阶段,因此,它的发展还不够成熟,不够系统.基于此,笔者认为,我们不能完全抛弃就得工作方法,应该是取舍相兼,让传统工作方法中的有点取代《规则》中还不够完善的部分,进而形成一种人性化、高效率的工作方式.

《规则》是的实行的确提高了档案文件整理的效率,但是也暴漏出诸多问题,笔者发现存在文件大流水编号、归档文件目录、定期三分法等问题,具体的来说就是根据文件分数,一年采用一个连贯的大流水编号,成千上百的文件按照编号被串联在一起,这种大分量的文件串联,容易出现漏号、重号的错误,导致遗漏的文件或后续需要添加的文件不能够按照文件内容的顺序进行编辑,只能够在文件的最后进行补充,导致文件归档不能够按照类别、保管单位进行编号,没有建立内部的系统规则.因此,笔者认为,要想解决这些问题,可以按照保管单位编写独立的文件流水号比较便捷,实行“全引目录”的方式,就是编制“卷内文件目录”和“案卷目录”,二者组合成为“全引目录”,其中“案卷目录”是指归档文件保管单位目录.使用这种目录的优点是：以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词而便于归档文件的手工查找利用.

为了进一步保障归档文件整理的系统化,国家档案局于2006年颁发了《机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限的规定》,将归档文件保管期限分为永久性和定期性两种分发,同时对定期文件的保存期限划分为不同时间阶段,分别为：10年、20年、30年三个期限,避免了部分定期文件由于具体期限划分不明确给日后档案鉴定带来的麻烦,同时为“立厚卷”奠定了基础.

《规则》的执行要根据具体实际情况,切不可完全的照抄照搬,应努力做到新旧方法相互融合补充优化,最终以实现高效归档为主要目标.

四、优化归档文件整理方案

人们在归档文件整理实践中实现新与旧两种方法的整合,是遵循客观实际需要的实事求是精神,是为了更加突出新方法的合理性和实用性.而对于归档文件整理实践具有更大意义之处,是在归档文件整理实践中大胆尝试改革,深化改革,才能使归档文件整理实践具有自身特色,才能使得归档文件整理工作方案最终合乎于自身需要.

《规则》是对传统文书立卷的重大变革,可是,它终究不会终结归档文件整理改革的步伐.从辩证唯物论观点看问题,任何既有的事物都不会是十全十美的,如果使它更加完美,必须进一步改革.在实施《规则》过程中持续改革,可以使得本系统的工作方案日臻完善.职能简易分类方法,就是综合机构、问题和职能三种分类方法,取其长而避其短,优化组合,从适应中小企事业、机关归档文件分类需要出发,经过多年实践探索出的一种新的分类方法.这种分类方法因其具有简便快捷、简单易行特点,已经在越来越多的中小企事业、机关得到普及推广.