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２００４年１０月１１日,国家档案局副局长、档案馆副馆长郭树银,率国家档案局行政执法组,赴陕西汉中市检查,高度评价汉中市的档案信息化建设,认为汉中市的发展水平在陕西、在西部地区都是名列前茅的.
汉中市档案信息化建设是在“十五”期间发展起来的.２００１年初,汉中市审定批准了《汉中市“十五”期间综合档案馆信息化建设方案》,并且将此列入市政府信息化建设的二期工程项目之中.３年来,在市财政极其紧张的情况下,市上挤拨资金近４０万元给市档案局馆,用于搞信息化.为解决市档案馆电子音像档案的管理和存放问题,市财政专门解决专项经费１０万元,购置防磁柜、除湿机、吸尘器、空调器,建起了全省首座档案库.现在,这个档案库已存放了大量珍贵档案.
狠抓工作重点
为发展档案信息化,汉中市扭成了合力,在汉中档案发展史上写下了新的篇章.这几年,在抓档案信息化建设上,汉中市档案局馆狠抓了以下四个工作重点：一是组建领导机构.２００１年初,局里就成立了以局长为组长的档案信息化建设领导小组,明确了分工,落实了责任.凡信息化建设上的大事、急事,领导小组都要召开会议,集体研究解决,局里还专门成立了一个三人采购小组,与政府采购中心相配合,在多家筛选、反复压价的基础上,购置了各类硬件设备和软件系统.二是制定建设方案.根据全省“十五”期间档案信息化建设方案,及时制定了全市“十五”期间信息化建设方案.
在抓信息化网络建设上,确定分三步走：第一是市政府在搞信息化二期工程时,要建好市档案局馆的局域网.目前,铺设有千兆光缆１条,内设４８个端口,购置戴尔服务器１台、多媒体视频非线型编辑系统、泰坦档案管理和查询系统各１套以及大型数据库等.整个网络内共接入计算机３９台,其中２８台用于档案干部信息化培训,其余１１台用于办公、档案查询和档案数字化.第二是市档案局馆的局域网与市政府的政务网相联,实现政务网络内文件、数据和电子文件的传输归档.第三是在市政府信息中心的中立区设立公网档案数据服务器,建立起Ｂ／Ｓ结构的档案检索系统,满足公众查询档案的需求.目前共搭建起存储管理、检索查询和操作应用３个平台,可实现音、视频档案编辑、数字化加工和珍贵档案的抢救.目前,市档案局馆的档案数字化生产系统已达到日处理３０００余条条目和电子原文档案的能力.三是建好目录中心.档案信息化的基础工作是建好目录中心,为此,局馆根据国家档案局制定的《档案著录规则》,率先在全省地市级档案馆制定了纸质档案与机读档案目录一并进馆的管理办法,要求凡移交到期档案,须同时移交机读档案目录.自２００３年起,共接收进馆档案４２５１卷,案卷级机读目录４２５１条,文件级机读目录６１０００条.为建好全市民国档案目录中心,市局馆对全市１１个市县区的民国档案进行了统一著录,目前共录入案卷级条目６１９１条.注意发挥档案数字化加工系统的作用,自２００３年下半年建成后,首先对利用率较高的全宗进行文件级和案卷级的录入,同时对部分照片档案进行扫描处理.到目前,共计录入案卷级１．６万余条、文件级１６．６万余条、原文１４０件.四是纳入政府网络.积极与市政府信息化建设领导小组办公室联系,争取他们对档案信息化工作的支持.汉中市档案信息化网络建设被列入市政府信息化建设二期工程项目.现在,市局馆已建成设有４８个工作站的局域网,并通过千兆光缆与政府信息网相联,可在局馆内实现文件和档案的查询,也可随时接收政务网内各部门的电子文件.
重视人才培养
为了搞好本局和指导好全市的档案信息化建设工作,局领导积极争取财政和人事编制部门的支持,成立了信息技术科,抽调精兵强将搭建班子,在较短时间内就拿出了市局馆档案信息化建设的近远期规划.同时,局内还涌现出学习信息化的热潮,很多同志都积极报名参加计算机专业培训.为了尽快培养信息化人才,市局馆还采取请进来、送出去、“上挂”等多种方式,对市、县区档案干部培训信息化建设知识和技能.目前,市局和１１个县局都有了自己搞信息化的骨干.２００４年初,为提高全市档案干部的信息化水平,市局馆在经费紧张的情况下,开拓思路,充分利用市档案局有空余教室、市政府信息中心有设备的优势,采取双赢的办法,共同建起有２８台计算机的汉中市干部信息化培训基地.在市政府信息中心不举办培训时,市档案局馆就利用该培训基地的设备进行档案著录,举办档案信息化培训班.在搞好自身档案信息化建设的同时,积极抓好１１个县区的信息化建设,２００４年又将汉台、略阳和宁强县档案局的信息化建设列入全市的试点县.目前,汉台、略阳、宁强等县区还积极筹划,在政府信息网站开设了档案网页,定期发布档案信息近１０万字.汉台区委、区政府去年底至今年初,先后划拨２０万元专款,购置档案信息化建设硬件、软件设施,档案信息化建设已初具规模.市政府办公室实现了“密集架保管原件、光盘储存副本、计算机检索目录”；市农发行开始利用现有技术设备实行公文网上传输,领导网上阅批,基本达到无纸办公,实现了文档一体化.
突出开发利用
２００１年１０月,局馆逐月上网向社会发布《汉中市大事记》,这在全省开创了先河,社会效益很好.到目前为止,上网浏览人数已达３．１万人次.２００３年１０月,局馆档案数字化生产系统建成.为充分发挥档案数据库和目录中心以及网络的作用,局馆对档案信息网站进行了大的改动,设计了首页、局馆指南、兰台经纬、汉中档案、档案检索、汉中市大事记、档案法规和档案服务等８个版块,其中档案的检索采用Ｂ／Ｓ结构,公网和政府政务网的用户均可在本单位的计算机上查阅开放和未开放的档案,实现档案信息的共享.
档案信息网站的建成和开通,极大地提高了汉中档案利用的功能.３年来,局馆首先在市直各专业系统的档案业务指导中,推广档案的计算机管理,提高基层档案管理人员的档案计算机管理水平和档案的数字化处理能力.目前,全市已有近８０多家机关和企业使用计算机管理档案.同时为了加快市级档案数据库和目录中心的建设,统一规范档案数据的采集和著录项目,局馆及时制定了《关于档案接收进馆时需移交机读目录的通知》,提出了接收进馆的档案除移交纸质档案外,还必须同时移交档案的机读目录,两年多共接收机读目录６．１万余条.数字化加工系统建成后,局馆首先从查阅频率较高的职工调配档案数字化工作入手,建立职工调配档案数据库,目前已录入全市招工、招干、大中专学生分配等调配档案文件级条目数据７．１万余条,极大地方便和满足了近年来退休和下岗失业人员在办理养老和失业保险中查找工龄、职称、参加工作时间等相关档案内容的难题.
档案信息化不但服务了群众,还进一步提升和拓宽了市档案局馆优质服务的水平和能力.２００４年５月１１日下午,临下班时,查档室里来了位老同志,说是替亲戚来查档案的,看有没有：一个叫雷刚,一个叫雷萍,前几年招工到九冶建司,现在需要查找招工的档案.因为说不清具体的年份,于是工作人员启用档案查询系统,输入姓名后,很快电脑上便显示出了案卷信息,确认是他们的后,便从库房中取出案卷,复印盖章,前后不到１０分钟.老人非常高兴,连声说：“信息化查档,太好了!谢谢!”