抓住机遇,评促建,评促改,评促管

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【摘 要】2013年3月15日,四川建筑职业技术学院档案馆通过通过四川省档案局、省教育厅组织的档案工作规范化管理考评认定,以90.7分的成绩,达到了档案工作规范化管理四川省二级标准.四川建筑职业技术学院档案馆档案工作规范化管理的具体办法和措施作作了总结归纳,作为档案管理经验,以便同行交流.

【关 键 词 】高等学校;档案工作;规范化管理

2013年 3月15日,四川建筑职业技术学院顺利通过四川省档案局、省教育厅组织的档案工作规范化管理考评认定,达到四川省二级标准.学院档案工作在组织管理上规范有序,制度健全,档案管理符合国家和行业标准,基础业务建设规范,基础设施设备配备齐全,对档案保护措施有效,档案利用形式多样,检索工具配套齐全、信息开发成果累累,数字化建设初显成效,四川建院以档案工作规范化管理达标为契机,以评促建,以评促改,以评促管,全面促进了学院档案事业的可持续发展,档案工作规范化管理谱出新篇章.


1.对照标准,找出差距,分解任务,落实整改

2010年6月开始,学院组织档案馆认真学习相关文件、法规、标准、规范,对照《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准》的36项考核内容、104个检测点,将对学院的档案工作进行初次打分,从而找出问题,明确目标.将要整改的内容进行任务分解,落实责任,力争达标.

2.领导重视,配备人员,保障资金、增加设备

建院领导重视档案工作,以评促建.目前全院形成了档案馆3名专职,35个系部共34名档案员组成的档案机构和人员队伍,档案人员全部达到大专以上文化程度,中级以上专业技术职务占全部档案人员的比例高于50%,人员配备适应学校档案工作需要.学院2011年3月以来,相继增加了4名劳力外派人员协助档案馆进行档案著录,数字化全文录入上传、档案整理等,增加了相应办公设备,并加大投入,增加了档案事业经费.

3.档案管理,形成网络,层级领导,各司其职

档案工作实行院长李辉领导,主管副院长吴明军协助负责的管理制度.图书信息中心主任王陵茜为部门主管,档案馆设馆长一人,馆长王雅南,各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人,各级档案工作职责明确.在全校形成了档案馆、学生档案分室、人事档案分室、财务档案分室以及各部门配备的34名档案员的档案工作系统,档案馆对全校档案工作进行组织、协调和管理.健全的制度保障了档案工作管理网络的有效畅通.

4.修订制度,规范行为,制度建设,逐步完善

2012年12月底,建院档案馆在四川省档案局经科处王晓春(副处长)、专家钟兰的具体指导下,完成了《四川建筑职业技术学院档案管理规章制度汇编》的修订.这次修订是在4月完成2009年版本修订的基础上年内进行的第二次修订.相关职责、制度上墙公开,便于遵守执行和监督.制度的完善,保证了档案管理的可操作性、规范性和标准化.

5.基础设施,设备齐全,档案业务,有力保证

随着档案管理手段自动化、储存数字化,传输网络化,从2011年春期开始,建院在原有网络化管理软硬件设备的基础上,又陆续增加、更新了现代化管理设施设备,如计算机 、打印机、高速扫描仪、刻录机、复印机、照相机、摄像机、服务器、移动硬盘等,保障了档案管理系统的正常工作.

6.库房建设、得以改善,调整案卷,排列有序

以档案工作规范化达为契机,对照《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准》的要求,学院档案馆增加了库房管理需要的消防器材、防盗设施、安全监控系统、避光窗帘、空调机、除湿机、防磁柜、吸尘器、温湿度测试仪、消毒杀虫设备、定期投放防虫药物、防盗、防火报警系统及视频监控系统等档案保护设备.

馆舍条件,不断改善.2010年启动达标工作以来,档案馆进行了2次搬迁,条件越来越好.目前,档案馆位于新图书信息大楼五楼,档案馆面积为409.62m2.其它用房66m2,校史陈列馆面积641.4m2.实现了档案库房、阅览室、办公室三分开.搬迁后,案卷排列的顺序完全依照《高等学校档案管理办法》所列大类的顺序再次进行了调整.按照高校档案实体分类,在不同类的档案之间作了架位或空间的预留,库房后面还有预留空间,以满足5年以上档案的增加,保障了档案事业的可持续发展.

在调架整改同时,更换了档案装具,使得档案库房整齐划一,完成档案调架后,重新规范了库房标识系统,柜标、架标、库房卷盒存放示意图各类档案以颜色区分,清晰明了,整个库房焕然一新.

四川建院以评促改,在整改中,对馆藏所有案卷逐卷进行了认真的检查,纠正了案卷管理发现的问题,如逐卷进行了重新编号、盖档号章,案卷封面、背脊、归档文件目录、备考表等按系统标准格式重新打印等.

7.档案著录、检查修改、规范输入,数据准确

在以评促改的过程中,建院档案馆在省档案馆经科处专家的指导下,按档案著录标准格式,修改完善档案数据,包括著格式的标准性,案卷题名的准确性,及发文日期的核对等容易错的字段进行了数据维护,使之规范、标准,利于档案信息的管理和利用.截止到2012年12月31日,著录档案3634卷、189540件.

8 纸质档案,全文数字,高速扫描,上传储存

档案现代化管理方面.《四川建筑职业技术学院“十二五”信息化建设专项规划》,档案信息建设纳入学校信息化建设规划,与学校数字化校园建设同步进行.2009年,四川建院档案馆开始使用南大之星高校档案管理软件,开展档案工作数字化和信息化建设,通过管理手段与模式的转变,使学院的档案管理与时俱进.

经过全馆人员的努力,档案著录回溯建库工作于2012年上半年完成,4月16日,购置了彩色高速扫描仪,启动纸质档案全文数字化及照片档案电子扫描存储工程,向数字化档案馆迈出了新的一步.截止到2012年12月31日,上传电子全文1412件、扫描上传图像177859页、数字化卷数975、数字化文件数95570.常用档案、重要档案都已全部数字化,可以通过“四川建筑职业技术学院档案管理系统网络版(B/S)查询、调用全文. 9 网站建成,宣传档案,服务用户,方便学习

档案馆为利用者提供主动服务,形式多样,主要有:借阅服务、证明服务、复印服务、咨询服务,接受咨询方式有书信咨询、咨询、传真咨询、口头咨询等、档案工作群(:24967624)提供网络咨询服务、查询、调卷等等.

多种形式开展档案宣传,主要有:通过校史陈列馆开展档案宣传、档案展览、档案馆网页宣传.档案馆建设有独立网站,2011年12月正式建成开通上线(外网地址:http://218.6.165.2:21000/),网站设置有服务指南、档案利用、档案管理系统、业务管理、档案员培训、档案法规、校史陈列馆等栏目.

10 档案目录,揭示馆藏,编研成果,信息服务

建院档案馆编印了配套的检索工具,主要有:十二个大类的分类目录(党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、照片、文书、示范建设档案)和三个专题目录(灾后重建专题目录、示范建设专题目录、干部任免专题目录)、开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、全引目录、重要文件目录、资料目录、实物档案目录、光盘档案目录等.

档案馆还编制了《四川建筑职业技术学院组织沿革》、《四川建筑职业技术学院大事记》、《四川建筑职业技术学院档案馆全宗介绍》、《四川建筑职业技术学院档案工作简报汇编》等通用性编研成果;以及《四川建筑职业技术学院重大会议概要》、《四川建筑职业技术学院年鉴》、《四川建筑职业技术学院校志(2006-2011)》(学校组织编写)、《四川建筑职业技术学院轶事(1956-2006)》(学校组织编写)、档案员利用档案撰写、发表论文7篇等深层次编研成果.

11 档案工作,平时检查,年度评审,表彰优秀

档案馆负责对全院档案工作进行指导和监督、检查.平时不定期进行指导和检查,从2011年开始,学院每年四月对各部门档案工作进行考订评定,按10%评选出年度优秀档案员,提高档案工作人员的责任感和进取心.

四川建院档案馆的短期目标是:以此次达省二级标准为新的起点,坚持以评促建,以评促管,以评促改,切实落实改进措施,争取三年以后申请档案工作规范化管理达省一级标准认定.

四川建院档案馆的发展方向是:继续推进档案工作规范管理,不断提升专档案员的综合素质和业务水平,促进档案管理手段自动化、形成积累程序化、档案整理规范化、归档范围清晰化、重要档案数字化、数据录入标准化、档案检索网络化、档案利用服务人性化,逐步实现档案馆的规范化、现代化、智能化、科学化管理.

【参考文献】

[1]王雅南.高校档案工作规范化管理途径探讨[J].教育学文摘,2011(11下,总第44期):7-8.

[2]四川省教育厅,四川省档案局.四川省高等学校档案管理办法实施细则(试行)[Z].川教〔2009〕204号,2009-08-28.

[3]教育部.高等学校档案管理办法.令第27号[Z].2008-08-20.

[4]四川省人民政府.四川省工作规范管理办法[Z].川办函[2005]103号,2005-05-18.

[责任编辑:杨玉洁]

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