基于容器模型架构的合同管理系统

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[摘 要] 目前,国内中小型企业多半仍采用手工方式进行合同管理,很难适应现代项目合同的大量化、复杂化的管理要求.基于容器模型的软件体系架构,开发适合企业的合同管理系统,可以进行合同管理、反追溯.同时本文从软件复用的角度,考虑以一个通用界面和相应的代码来供一组相似模块通用,从而大大减少软件开发的工作量,有效地控制了软件的规模大小.实践表明,基于容器模型的合同管理系统可将员工从繁琐的手工合同管理中解放出来,发挥软件系统的整体优势,在减少了员工工作量的同时,也增强了企业的竞争力.

[关 键 词 ] 容器模型;反追溯;合同管理;软件复用;通用界面

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 030

[中图分类号] TP311.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2014)02- 0050- 04

1.前 言

企业经常需要签订各种大大小小的合同,随着签订的合同数量的增多,合同的管理必然成为一种负担.目前,我国的合同管理大多采用传统的结合电子表格的手工管理方式,由于这种管理方式效率低、电子表格容量小、关联性差,不便于查询、更新和维护,而存在着严重的局限性.尤其是随着项目复杂程度和合同数量的增加,合同管理的难度也在不断增加,单凭手工管理合同变得尤为困难,合同的管理已然成为一种负担.在信息化程度越来越高的当今社会,这种手工管理方式已远远不能满足现代化管理的需要.现针对中小型企业合同管理的现状,通过采用基于容器模型的架构,开发一个功能实用、操作方便、简单明了、而且具有反追溯的合同管理系统.同时在合同管理系统的开发过程中,我们发现各类合同台账所需汇总的信息字段一致,在对合同的录入、管理、查询、汇总等功能上都大同小异,而“异”的部分则仅仅表现在它们各自的合同内容不同,所需对应的合同模板不同,因而为了避免无谓重复的工作,考虑以一个通用界面和相应的代码供这些不同类型的合同模块通用,我们只需控制调用其相应的合同模板即可.我们从实用的角度出发,本系统所使用的开发工具是Microsoft公司的Visual Basic6.0,数据库管理软件采用的是Microsoft SQL Server 2005.本系统是针对以前合同管理系统所存在的问题,根据中小型企业实际使用情况进行开发,着重对合同数据进行管理,方便用户对合同进行查询、修改、添加和删除以及对合同的实时了解,主要考虑实用性设计的一个适合中小型企业使用的合同管理系统.

2.软件的模块结构

本文研究的合同管理工作主要涉及到两个方面:一是合同录入,二是合同台账.对于合同录入,要求准确地录入合同的信息;对于合同台账,要求得出同一类型的合同台账和所有类型的合同台账.对于同类型的合同台账,我们采用了一个通用界面来供这些合同模块调用,如何正确定位出这些合同的类型生成相应的合同台账是合同管理软件需要重点考虑的问题.对于所有类型的合同台账,一个公司可能有几十种合同模板,关键在于如何快速、准确、透明地统计出这些合同信息形成一个总的合同台账.

采用一种容器模型是解决这些难题的一个很好的方法.容器模型图如图1所示.

为了实现通用界面的调用,首先要建立一个菜单节点表,记录菜单的节点名称,在打开系统时生成树形节点以供点选调用,在点选时读出相应的节点名称和主界面名称即上述的通用界面名称.相应的树形目录如图2所示.

然后根据读出的节点名称,我们可判断出相应的合同类型进而从数据库中读出该类型的所有的合同信息,调用通用界面显示该类型的合同台账信息.

以涂装承揽合同为例,如图3所示.

在图3中,我们点击增加按钮,即可调用出该类型合同相应的合同模板,进行合同的录入.如果想查看其中某个合同的详细信息来源,我们可以选中这个合同然后点击查看按钮,或者将鼠标放在其所在行处双击,具有反追溯性.

以合同号是NTZZ-HS-HT1307004FD为例,如图4所示.

在总的合同台账模块中,具有权限的人员可以查看所有合同的简要信息,而且具有反追溯性.总的合同台账中包括所有类型的合同信息,如图5所示.

在图5中将鼠标放在某个合同所在行处双击,就可以查看到该合同的详细信息,同样具有反追溯性.

使用基于容器模型的架构,形成了所有类型的合同台账和同一类型的合同台账,同时还具有反追溯性.

当合同台账完成以后,单击“打印”按钮就可以将表格中数据导入到Excel中,形成合理的格式进行打印,既快捷又准确,效果非常好.

3.基于容器模型架构的建模

合同管理系统必须完成两个任务:①数据信息的准确性;②数据信息的透明性,即合同台账的每一条合同信息来源必须清楚.即系统不仅要提供准确的数据信息给用户,还需要说明为什么数据是这样的,也就是具有反追溯性.采用基于容器模型的架构方法,能够很好解决这些问题.

3.1 “容器模型”实现合同台账的思想

(1)合同台账分为同类型的合同台账和所有类型的合同台账.

(2)对应在数据库中建有总表1和总表2,用于存放上述两类合同台账中各自所需的信息.点击“保存”按钮时,各类合同在增加界面录入的数据会同时存入到上述两个总表中.存入两个总表的信息不需相同,只存储各自需要的那些信息即可,总表相当于一个容器.

(3)在点击“保存”按钮时,各类型的合同在增加界面录入的数据要分别保存到总表1和总表2中.

(4)对于同类型的合同台账数据,在合同增加界面保存数据时,总表1中除了存放同类型合同台账需要用到的合同信息以外,还设有一个字段IsKind,用于存放与这个合同类型相对应的合同类型值.在点选菜单节点下的某个合同节点时,根据点选的菜单节点名称所对应的IsKind字段值,查找总表1中IsKind字段值与之相同的所有记录,即所有此类型的合同信息,形成一个该类型的合同台账显示给用户.将同类型的合同台账信息来源固定于一张总表,统计时只需从这个容器总表中提取满足条件的数据信息进行统计.数据存入总表的容器模型架构,避免了为各类型的合同都建立一个相应的数据库表,与此同时,能够快速、准确、透明地统计出这些数据. (5)总的合同台账数据,当点击菜单节点中“合同台账”时,从总表2中读出所有类型的合同信息,形成一个总的合同台账.

3.2 “容器模型”实现反追溯性

在同一类型合同台账和总的合同台账中都有这个功能:双击某个合同查看该合同的详细信息,实现数据的反追溯性.

(1)在同类型合同台账中,由于各类型合同共用了一个通用界面,反追溯性的实现首先是记录下点选的菜单节点名称即某类合同名称,加载相应类型的合同模板界面,然后根据双击所在行对应的合同号进行匹配,满足匹配的合同信息即为反追溯需要的明细信息,读取该合同信息填充到相应的合同模板界面显示给用户.

(2)在总的合同台账中,反追溯性的实现与同类型合同台账有一点不同,而是根据双击所在行对应的合同类型值即总表2中的IsKind字段值,加载相应类型的合同模板界面,然后再根据所在行的合同号进行匹配,满足匹配的合同信息即为反追溯需要的明细信息,读取该合同信息填充到相应的合同模板界面显示给用户.

3.3 基于“容器模型”实现的通用界面

(1)设计一个通用界面供不同模块调用,该界面主要有增加、修改、查看、删除等功能,囊括了合同模块中涉及到的通用操作.

(2)建立一个菜单节点表,记录菜单的节点名称,在打开系统时生成树形节点以供点选调用,在点选时读出相应的节点名称和主界面名称即这个通用界面名称.

(3)在通用界面的代码中,我们根据上述得到的节点名称,可判断得出这个合同的类别,即能得到总表1中的IsKind字段值,这样在点选一种类型的合同菜单节点时,从总表1中查找所有满足该合同类型值的合同信息,形成一个合同台账.

(4)在点击这个通用界面上的增加/修改/查看/按钮时,会根据上述的节点名称即合同类型名称调用相应类型的合同模板界面以录入/修改/查看该类型的合同.

3.4 容器模型的优点

采用不存入容器总表的方法,①不能共用通用界面,有多少个合同模板就得有多少个相应类型的合同台账界面,同时每种类型的台账都得对应一张相应的数据库表,给软件开发过程中增加了大量无谓的重复工作,同时由于多个相似的表的存在,数据库中表的设计也没得到最大的优化;②反追溯性差,查看明细信息要连接多张数据库表,SQL语句嵌套复杂,不易实现;③对于刚参与到项目中的人员而言,会不知如何通过多张表进行汇总,这将使得软件开发比较缓慢.

采用基于容器模型架构,就不存在这些问题,开发更方便快捷,思路更清晰.①统计效率高:台账的数据都来源于一张总表,仅使用一条SQL语句就能完成.能共用通用界面,软件复用的粒度增加,仅建立两张总表就可以完成所有工作,数据库表设计得到了优化.②反追溯性好:两个总表中都专门设有一个字段用于存放该合同的类型,通过这个字段的值,很轻松地读出录入的详细信息,显示给用户.③而且对于刚参与到项目中的人员来说,很快就可以理解容器模型的思想,使软件开发更快速.


3.5 容器模型存在的问题

基于容器模型的软件体系架构,开发软件有很多优点,但也发现了不足之处:①数据存入两个表,冗余性比较大.②与使用存储过程的方法相比,速度可能要慢一点,尤其对于较为复杂的逻辑,网络流量之间的消耗会大一些.

3.6 解决方法

针对容器模型存在的问题,我们也有相应的解决办法:①两个总表中不存入特别详细的数据信息,只存储汇总时需要用到的一些数据,再存入具有索引功能的存放合同类型的IsKind字段,便于统计和反追溯.②不使用复杂的逻辑,使用简单便捷的SQL语句进行汇总以及反追溯.而且我们也在考虑更多、更好的方法,使基于容器模型的软件体系架构更加完善.

4.软件实施后的效果

(1)合同台账来源定位明确、具有反追溯性.在合同台账模块中,用户可以双击数据查看合同的明细,既快捷又准确;当发现录入的合同的信息不对时,点击修改按钮找到录入人员出错位置进行修改,效果非常好.

(2)仿真现实合同文档,为了延续工作人员以往填写的习惯,界面的设置与实际合同文档是百分之百的仿真,让用户在使用软件的时候,感觉就如同以往在纸质上面填写.

(3)合同台账能够送入到Excel中,形成合理的台账形式,以备份的方式存储起来.

5.结束语

合同管理系统的目标就是改变人们以往的工作习惯,将传统的纸张办公转变为办公自动化处理合同文本,本系统操作方便、简单,对信息的汇总及时、准确,且具有反追溯性,使得计算机技术在合同管理系统中得到了充分的发挥,有效地提高了企业的内部管理质量和水平.

主要参考文献

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