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摘 要： Microsoft Excel和Word是大家比较熟悉的办公软件,Excel着重对数据的处理,而Word着重对文字的处理,把它们结合起来,使用邮件合并功能可以批量地处理数据,能够快速准确地实现批量生成打印文档.作者结合多年实践经验,以打印河南省中等职业学校为例,介绍了数据处理及邮件合并功能操作的方法和步骤.
关 键 词 ： 邮件合并 中职学校管理 应用
在中等职业学校的管理工作中,打印大量的信封、信件、工资条、录取通知书、学生学籍核对单、学生证、成绩单、获奖证书、奖状、准考证、等工作对管理人员来说,任务繁重,这些文档各自的基本内容和格式都相同,只是某些项目的具体内容不同,如果单个排版输出,则必定费时费力,且容易出错,校对工作也很费力.笔者通过各种方法尝试、比较和实践,认为利用Excel和Word邮件合并功能,可以高效率地解决上述问题,且简单易学,易操作,现在以批量打印河南省中等职业学校为例,介绍使用邮件合并功能的方法和步骤.
一、分析文档中的常量和变量
文档中,“号”（即电子学籍号）、“姓名”、“性别”、“现年”、“入学年度”、“专业”、“学制”内容是可变的信息即“变量”；学生入学当年开学月份一般为九月,学生毕业年月,打印时间年月日,每年都有一个固定内容,这些内容都是“常量”.
二、建立书信息数据源及数据加工处理
为保证书信息和河南省职业学校学生学籍管理系统上的信息相一致,每年毕业生网上申请毕业后,我们一定要以学籍管理系统导出的毕业生数据库作为基础数据进行二次加工处理,生成最终用于邮件合并的书数据源,从系统导出的毕业生数据库Excel表列标题依次为“审批表序号”、“学号”、“姓名”、“性别”、“出生日期”、“入学时间”、“专业”、“计划类别”.
我们新建一个Excel表格,重命名为“书数据源.xls”,根据内容上的“变量”项目,“书数据源.xls”表中列标题依次设为“序号”、“号”、“姓名”、“性别”、“现年”、“入学年度”、“专业”、“学制”,该表中“号”、“姓名”、“性别”、“专业”列数据内容从学籍系统导出的毕业生数据库Excel表中复制粘贴即可,“号”即“学号”,注意不要粘贴错位；“现年”数据可以这样处理,在学籍系统导出的毕业生数据库Excel表中,出生日期的显示格式如“1989-06-01”所示,在该表中单击一个空白列的任意一个单元格比如I3,插入函数“等于LEFT（E3,4）”,LEFT函数的功能是从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符,E3单元格如出生日期内容为“1989-06-01”,那么I3最终将显示结果为“1989”,这样我们就把这个学生的出生年份通过LEFT函数提取出来了,如果该学生是2013年毕业,在J3单位格中编辑函数“等于2013-I3”,结果显示该学生的年龄为“24”,拖动I3单元格的填充句柄,将产生所有学生的出生年份,再拖动J3单元格的填充句柄,将产生所有学生的年龄,当然这个年龄的格式是不符合要求的,如何把公式去掉,只要结果呢?我们可以全选“年龄”所在列,单击右键选择“复制”命令,然后在一个空白列上任意选中一个单元格,单击右键选择“选择性粘贴（S）”命令,将打开“选择性粘贴”对话框,选择“粘贴”选项里面的“数值”单选按钮后,单击“确定”按钮即可达到去掉公式保留数值的目的.此时我们可以使用“查找和替换”命令,将去掉公式后的学生年龄小写数字替换成大写数字,再把这列大写数字复制粘贴到“书数据源.xls”表中“现年”列中.在学籍系统导出的毕业生数据库Excel表中,同样使用“查找和替换”命令,将计划类别中的“三年制普通中专”替换为“三”,“二年制普通中专”替换为“二”,“一年制普通中专”替换为“一”,全部查找替换完成后,可以把计划类别中的内容复制粘贴到“书数据源.xls”表中“学制”一列,注意防止粘贴错位.“书数据源.xls”表中“学制”一列内容完成后,利用排序功能,以“学制”为主要关键字,次要关键字为无,第三关键字为无,进行升序或降序排列,这样相同学制的学生信息就会连在一起.以2013年毕业生为例,三年制学生入学年度即为“二○一○”,二年制学生入学年度即为“二○一一”,一年制学生入学年度即为“二○一二”,输入任一学生“入学年度”后,使用Excel的“填充句柄”功能,自动填充相同学制的学生即可很快完成“书数据源.xls”表中“入学年度”数据列内容,至此“书数据源.xls”表中内容加工处理完成.
三、模板的制作
1.先拿一张空白的河南省中等职业学校书,用尺子量好它的宽度及高度,以及它的上、下、左、右页边距,以便进行文档模板页面设置.
经测量得到它的宽度为22.3厘米、高度为16厘米,上、下、左、右页边距分别为1.2厘米、0.3厘米、1厘米、1厘米.
2.启动Word软件,根据书的实际大小,进行页面设置.打开“文件”菜单,单击其下的“页面设置”选项,打开“页面设置”对话框,在“页边距”标签中的“上、下、左、右”页边距中输入所量得的值,在“方向”下选择“横向”,再切换到“纸张”标签下,在“纸张大小”下选择“自定义”,在宽度、高度下分别输入所测量的书的尺寸值,单击“确定”按钮,页面设置完成.
3.排版打印内容.页面设置完成后,在文档中建立任一学生的全部打印信息,用尺子测量各内容空白位置距页面边界的距离,并结合Word中标尺功能进行排版设计,字体和字号尽量与书上印制好的字体字号相近,推荐楷体,小二号；裁剪几张和样张尺寸大小一样的空白纸,排版完成后打印一张,把它和样张进行重叠比较,看看是否和样张对应,多试几次,直到完全符合要求,将调整后的文档存盘保存,如存为“模板.doc”,这样一张中专模板就制作好了.
四、邮件合并
1.先打开模板文档“模板.doc”,作为邮件合并时的主文档,选择“工具”菜单中的“信函与邮件（E）”命令,在弹出的子菜单中选择“显示邮件合并工具栏（T）”.
2.单击“邮件合并工具栏”中的“打开数据源”按钮,弹出“选取数据源”对话框,在“查找范围”下,单击下拉按钮,选择“书数据源.xls”作为数据源,单击“打开”,在“选择表格”对话框中单击选择该数据源上要合并的工作表名,单击“确定”按钮即可.
3.先将鼠标光标单击插入到“模板.doc”文档号（如10411500400045）前,拖动选择该后,然后单击“邮件与合并工具栏”中的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,单击“数据库域”单选按钮,在“域”下面单击“号”,再单击“插入”按钮,最后单击“关闭”按钮；仿照上面操作,依次插入其他元素域（姓名、性别、现年、入学年度、专业、学制）,这样在“模板.doc”中就可以看到从“书数据源.xls”中插入的字段都被“《》”括起来,即显示为《号》、《姓名》、《性别》、《现年》、《入学年度》、《专业》、《学制》.
4.单击邮件合并工具栏上“合并到新文档”按钮,打开“合并到新文档”对话框,选择“全部”单选按钮,单击“确定”按钮即完成邮件合并工作,生成全部学生的打印文档,可以直接打印了.
当然,选择合适的打印机也是比较关键的,像这样的厚纸一般可以用能过厚纸的喷墨打印机或证卡专用打印机,不然容易出现卡纸现象,在打印的过程中,可以十份十份地进行打印,防止出现打印位置偏差过大等现象,及时调整,直到把所有打印完毕.
总之,Excel和Word邮件合并功能是一个非常有用的工具,正确地加以应用,必然能让其在学校管理工作中发挥巨大作用,提高工作效率和质量.