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中图分类号:F752 文献标识:A 文章编号:1009-4202(2010)10-079-01
摘 要 企业规模化必将成为一种趋势,外贸企业想走得更好更远,必须在改变自身竞争方式的情况下将企业正规化、信息化,紧跟时代的步伐.只有这样,企业才会取得更好的发展.本文将对中小外贸企业管理信息化进行分析.
关 键 词 中小外贸企业 转型 管理信息化
一、中小外贸企业转型的必要性
长久以来,中国的中小型外贸企业凭借低廉的产品价格顺利打入国际市场.这一价格优势主要来源于与发达国家相比极低的人力成本.然而刚过去的及仍在持续的用工荒表明,中国人力资本报酬比将增加.另一方面,2008年的金融危机中大量外贸企业的倒闭让我们看到了外贸企业对国际市场严重的依赖性.外贸企业应当如何转型以提高生存能力成为大家关心的重点.
二、中小外贸企业的转型方向
金融危机暴发以来,大量中小外贸企业受到冲击,许多企业甚至面临或已经倒闭.部分学者对此现象进行了研究,并将注意力集中在了中小外贸企业的战略转型上,即向创新型企业转型.本文将在接受向创新企业转型的战略前提下,针对外贸企业转型后企业的管理架构及信息沟通进行研究.
三、中小外贸企业转型后的管理架构
我国外贸企业现多为私企,老板往往一人决定所有的事情.当企业开始向创新型转型时,各种部门必然应运而生.以下将详细讨论.
1.研发部
研发部,顾名思义,负责开发企业的新产品.企业向创新型转型,寻求其核心竞争力以求得长期生存与发展的关键就在于自身的研发及设计能力.能源源不断的开发出更新更适应市场需要的产品,企业自然可以在市场上站稳脚跟.
2.贸易操作部
外贸企业有相当大的一部分生意往来是同国外客户进行的.外贸交易不同于国内交易的是,它的操作更为复杂,需要涉及到的各种部门也比较多.例如从部门而言,我们需要报关、报检等等,从运输而言,我们需要安排船期并根据合同需要办理运输保险,从收付款而言,我们有时需要用人民币结账,有时又需要用外汇支付,这时就需要向有关部门申请外汇等等.在这过程中涉及到的各种单据非常之多,也需要有专门的人员跟进,避免出错.
3.市场部
市场部可以说是上接研发部,下连贸易操作部.市场部需要随时注意市场及竞争对手动态,辨清市场动向,向研发部提供信息,帮助研发部了解需要研发什么样的产品最适应当前的需要.另一方面,市场部需要接洽国内外客户,为企业寻找客户及合作伙伴.而接洽好客户之后的具体操作事宜由贸易操作部负责.当然,交易未结束前,两部门负责同一项目的人员须保持良好的沟通.
4.信息技术部
在这个信息全球化的时候,电脑及其信息系统对任何企业来说都必不可少.企业各部门必须及时、充分的交流信息,才能使企业效率最高化,并避免一些不必要的错误及麻烦,帮助大家节省时间及其他资源.信息技术部就负责所有电脑及系统的健康及稳定,保证在系统出问题的时候能够第一时间解决.
5.财务部
财务部主要负责企业所有的资金出入,包括交易中的收发款、各部门经费的申请及企业人员工资的发放.由专门的部门负责资金流动记录会使得账目更加分明,资金使用更加安全.
6.人力资源部
人力资源部应该包括以下成员:首先是资深的人力资源经理,可凭其专业知识寻求企业不同职位需要的具有不同物质的人才,其次是专业人员,即懂得专业技术知识的人员.例如信息技术部招聘就需要有懂得电脑知识的人员在场,而财务部招聘就需要有懂得财会知识的人员在场.创新部对专业的要求更高,对企业更为关键,因此需要更高比例的专业人员出席.
四、转型后的信息传递结构
管理架构的形成是基础,更为重要的实则是随之而来的各部门之间以及各部门与外部客户之前的信息流通问题.
根据第三部分中已经提及的各生成部门为基础,信息将在以下部门间进行流通:
1.市场部与研发部
如第三部分中所提,市场部随时注意市场动向,时刻关注消费者的需求变化以及竞争对手的新产品特性,并及时向研发部提供相关信息以帮助研发部紧抓研发方向,开发出更适应市场当下需求并与同行相比具备相当竞争力的产品.而研发部也可将研发出的产品交由市场部进行市场调研测试,以随时微调研发方向.
2.贸易操作部与市场部
市场部负责与各客户进行洽谈,合同签订后的各种贸易手续交由贸易操作部办理.这样一方面可以减轻市场部的工作量,更重要的是,由专人负责贸易操作,可使操作熟练化,提高操作效率,培养出专业化外贸业务操作人员.贸易操作部与市场部的信息流通在于,负责同一项目的市场部人员应随时与贸易操作人员保持双向联系,以确定贸易进度,更好的控制全局,避免发生不必要的错误.
3.贸易操作部与财务部
贸易操作部负责收汇付汇,办理保险等事宜,所有涉及资金的问题都应与财务部保持联系畅通,以保证贸易顺利进行.
除了以上所提到的企业内部各部门之间的信息流通,企业与外部的联系也必不可少.
1.市场部与客户
市场部负责与客户洽谈合作事宜,必须随时与客户保持好联系,争取尽量多的客户,帮助企业发展.
2.贸易操作部
贸易操作部在进行贸易操作时,必定会涉及到与外部的联系.例如办理运输时与船舶公司、办理保险时与保险公司、办理报关时与海关等等.专业贸易操作人员在与这些外部单位打交道时应注意保持与他们的友好关系,求得长期合作.