基于职工薪酬发放的医院内部控制的建立

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摘 要 :本文阐述了医院职工薪酬发放过程中,具体内部控制措施的建立.有效的内部控制,可以防范错误舞弊的发生、保护医院资金的安全完整及保障职工的利益.

关 键 词 :职工薪酬;内控

财政部2012年颁布的《行政事业单位内部控制规范》,标志着我国行政事业单位内部控制建设达到了一个新的高度.加强内控是防范财务风险、预防贪污腐败的有效手段.职工薪酬是医院按照有关规定支付给职工(包括离退休人员)的各种薪酬,包括工资、津补贴、奖金等,以及代扣代缴的职工基本养老保险费、失业保险费、基本医疗保险费、住房公积金、个人所得税等.目前公立医院的职工薪酬支出占医院总支出的较大比重,在职工薪酬发放过程中,建立有效的内部控制,可以防范错误舞弊的发生、保护医院资金的安全完整及保障职工的利益.

1.职工薪酬发放的现状

1.1发放、代扣项目多而繁杂 医院属于事业单位,按照国家规定的工资项目发放.由于历年来各种物价补贴、津贴的发放,以及奖金、绩效和各种科研课题、专项资金发放的科研费、劳务费、补贴等,每个月职工薪酬单上反映的应发和代扣项目多达几十项.

1.2发放人员多而身份各异 目前三甲医院人数在千人以上,发放薪酬的人员包括在职在编人员、合同制人员、离退休人员、外返聘人员、实习生、研究生等多种身份.人员类别不同,执行的工资薪酬政策不同、资金支付渠道也不同.

1.3时间紧、任务重.每月底从人事部门给财务部门下发工资变动资料到财务部门录入、审核、各级领导签批、银行,往往只有1w左右时间,在这期间要准确及时完成薪酬发放工作.同时受软件限制,薪酬录入工作只能由一人操作完成.

2.职工薪酬发放过程中存在的风险

2.1工作流程不规范的风险 职工薪酬的发放是一个系统工程,牵扯多个部门、多名工作人员.没有规范的流程、明确的岗位责任制,会导致出现问题互相推诿,产生潜在的风险.

2.2职工薪酬由一人录入、他人抽查复核的工作模式,易产生错弊的风险.①有的医院职工薪酬由工资员一人录入,复核人员进行抽查复核.由于没有进行全面复核,录入人员录入失误等错误不易被发现.某医院工资员补发内退人员补贴500元,却误录为5000元.工资员发现工作失误后只好上门做解释退还工作,尽量挽回造成的不良影响;②工资员单人录入、抽查复核有发生舞弊的可能性,导致内控失效.例如某医院由于人员紧张,工资员做完工资没有专职人员进行全面复核,只是由别人进行抽查复核,工资员发现有机可乘,伪造人名开立工资账户、贪污公款.

总之,工资薪酬发放过程中存在项目口径不统一、操作人员素质参差不齐、软件不规范等风险,所以,内部控制的落实尤为关键.

3.职工薪酬发放的内部控制措施的建立

3.1人事部门的控制 ①所有涉及职工薪酬的发放由人事部门进行归口管理.人事部门统管医院的薪酬预算和发放,避免其他部门擅自支出;②进行工资总额控制.一是每月人事部门按照预算控制当月工资总额额度,奖金和绩效等"弹性"支出不能超过当月额度,二是人事部门按照上月工资总额加减本月增减变动总数,计算出当月工资总额,进行总数核对;③在人事部门的信息系统中记载所有职工薪酬及变动情况明细,每月和财务部门分部门、分档次、分项目进行核对.

3.2财务部门的控制

3.2.1不相容岗位相互分离控制 ①工资薪酬录入人员、审核人员、出纳、审批人员相互分离.财务部门设置工资薪酬录入和审核两个岗位进行工资薪酬的发放;②人事部门传递给财务部门的职工薪酬原始资料,需建立资料交接登记制度,双方在登记本上签字交接.财务部门工资录入人员和审核人员分别据此进行工资薪酬录入、审核工作,避免遗漏,做到源头精确、杜绝差错;③复核人员审核完毕当月工资薪酬,在软件系统中做"月结",锁定当月工资记录,工资录入人员无法再更改"月结"后的数据;④录入人员生成银行上报数据,通过银行职工薪酬,银行发放完毕返回医院成功清单,复核人员进行核对.

3.2.2工资薪酬发放进行全面复核控制 ①复核人员第一次进行审核时,请人事部门配合对上月工资薪酬发放明细表逐人、逐项与人力资源系统进行一次复核,保证所有数据、人员准确无误.复核人员在此基础上对今后的工资薪酬和人员情况进行复核;②工资薪酬复核进行软件程序控制.避免医院以前手工或是借助EXCEL表复核,不仅耗时耗力还容易出现差错.现在可在工资薪酬软件中增加复核比对功能,对比不同期间增减的人员、项目和金额,生成《工资变动情况表》.复核人员根据变动结果直接和人事部门变动资料进行核对,减少人为复核的差错;③复核人员不仅需要核对变动情况,仍需核对工资薪酬总金额.同时,人数需要额外关注,实际发放职工薪酬的人数与录入人员和人事部门进行双重复核.

3.2.3工资薪酬发放备查簿控制 对于分期发放或分期代扣的工资薪酬,建立备查簿登记发放或代扣的人员、项目、期限、金额.每月按照人事部门通知单更新备查簿,然后进行录入工作,当月备查簿录入完毕、利用软件逐人逐项核销,一目了然、避免发生遗漏.

3.2.4定期轮岗控制 财务人员长期从事一个岗位的工作,首先,会缺乏创新意识,对工作形成一种惯性思维;其次,会熟知自己岗位上存在的漏洞与缺陷,如果个别财务人员利用漏洞舞弊,不仅对医院资产造成损失,并且会影响医院的社会公信力.所以,从事工资薪酬岗位的财务人员应定期轮岗,保证医院资产的安全.

3.2.5工资薪酬发放环节控制 ①建立大额资金发放联签制度,每月进行工资薪酬发放时,需要录入人员、审核人员、财务部门负责人、人事部门负责人、主管院长、院长联名签字,出纳才可以进行付款;②在大额资金联签表后附当月《工资薪酬汇总情况表》,包括:上月实发金额、人数、人员类别,当月增减变动情况,当月实发情况.该方法便于领导审批,同时,财务部门和人事部门互相牵制、共同确认当月工资薪酬发放情况. 3.3信息化的控制

3.3.1工资薪酬系统中各个岗位权限划分及口令设定,是保障内控安全的有效屏障.各岗位权限的设定要相互牵制,而权限控制主要是通过口令进行.一般情况下财务负责人或其委托人掌握操作人员口令,信息部门掌握服务器口令.除每日下班前系统管理员进行数据备份以外,服务器每日进行自动备份并保存操作日志,可有效地防范并控制财务风险.


3.3.2建立统一科室和人员字典,数据导入减少人为失误的风险.工资薪酬通知单以前是手工书写不规范,极易造成误读.人事部门可以根据HR系统对科室名称、科室编码、姓名、工号、人员类别设置统一的字典库,工资薪酬发放的相关部门使用同一字典库进行相关数据的录入.科室之间数据的传递通过只读加密文件进行,然后打印文档签字盖章存档.财务部门只需进行数据导入即可,不用进行数据的二次加工处理,减少人为原因造成的差错,提高工作效率.

3.4工资薪酬监督的控制

3.4.1每月的工资薪酬单通过医院OA或者短信、邮件形式发送到每位员工手中.银行工资薪酬以后,职工可核对实际收到的款项和薪酬单是否相符,同时也是完善内控、强化监督机制的体现.

3.4.2审计部门和内部稽核岗的控制.甲等医院设有内部审计部门和财务稽核岗位,应充分发挥其监督作用,对薪酬发放的制度、环节和事项等进行审计和稽核.审计和财务稽核了解医院情况、容易发现问题,是医院内部最直接和有效的监督形式之一.

3.4.3职代会公开 工资薪酬执行的政策、医院绩效考核管理办法等事项,需要在职代会上表决、公开,按照规定执行.信息公开可以对各类舞弊行为产生震慑,发挥广大职工的监督作用.4 结语

医院职工薪酬发放是一项繁杂的系统工程.显而易见,结合医院的实际情况,兼顾效率和效果,建立起一套有效的工资薪酬内部控制措施是防范风险的必要手段.

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