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摘 要 ：网络经济时代,网络会计信息系统的建立使会计核算和会计管理的环境发生巨大变化,会计工作的质量和效率得到提高的同时,其对原有的内部控制体系也造成了较大的冲击.建立一套适合网络会计信息系统的内部控制制度十分重要.为此,要制定相应的组织控制和内部牵制制度,提高会计人员的信息技术水平和内部控制意识.
关 键 词 ：网络会计；信息系统；内部控制；制度体系
作者简介：刘洁明(1969-),女,湖南长沙人,汕头大学医学院第二附属医院计财科副科长,会计师,研究方向：财务会计.
中图分类号：F235.99
文献标识码：A
文章编号：1672-3309(2009)08-0059-02
在网络经济环境下.传统的会计方法与网络经济发展的不协调性日益明显.网络会计信息系统的会计数据分布式输入,带给我们的是前所未有的会计与业务一体化处理和实时监控的优越性,甚至可以将局域网会计信息系统推上开放的互联网世界.但是,在资源共享的同时.其对会计数据的安全性、单位的内部控制制度也提出了更高要求.
一、网络会计的基本职能
网络会计是以会计理论为基础,将现代化数据处理工具和计算机网络技术应用于会计核算和财务管理工作中,实现会计数据的记录、计算、分析、预测.为核算、考核、控制和规划再生产过程提供经济信息.以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化.
网络会计提供的会计信息有两个特征：一是实时化提供会计信息.可以及时处理会计数据,经济业务一旦发生和确认后,就立即存入服务器,自动进入网络会计信息系统进行检测和处理.二是高质量提供管理信息,强调物流、资金流、信息流的高度统一,实现了生存环境所有信息采集点和处理点的同步协调,有效地支持战略决策.网络财务从时间、空间、效率3个方面改变了传统会计核算和财务管理的方式与质量,极大地提高了工作效率及其管理水平.结合单位的物流、信息流和业务流程开发的财务网络系统,则为资源的优化配置、提高管理水平提供了有力的数据支持.
二、网络会计信息系统内部控制面临的新问题
第一,会计数据安全性问题.网络技术的运用,使系统数据的处理与存储呈现出高度集中的趋势.网络是一个开放的环境.互联网的开放性是导致网络安全问题的主要根源.会计信息系统很可能遭受到非法访问甚至或病毒的侵扰.其攻击既可能来自于系统内部,也可能来自于系统外部,一旦发生,就将造成巨大损失.
第二,授权方式的改变带来的控制风险.授权控制是一种常见的基础性的内部控制手段.在手工会计条件下,日记账、明细账、总账等资料由不同的责任人分别记录并保管,未经授权的人要想浏览会计资料是很困难的.在网络财务系统中,会计信息的处理和存储集中于网络系统,将原始凭证转化成数字格式.同时,大量不同的会计业务交叉起来,财务信息复杂程度提高,交叉速度加快,使传统会计中的某些职权分工、互相牵制的控制方式失效,原来靠账簿之间相互核对实现的差错纠正控制形式也不复存在.网络会计权限分工的主要形式是口令授权.口令存放于计算机系统内而不像印章那样由专人保管.一旦口令被偷看或窃取,便会带来巨大隐患.给单位造成巨大的经济或其他利益的损失.
第三,增大了差错重复发生的可能性,缺乏对不合理业务的识别能力.手工会计作业从日记账、明细账、总账均由不同人负责.并定期核对,几个人同时出错的可能性很小：而信息系统只要一次输入原始数据,就会进行多项处理.计算机系统处理的集中、高速,使其处理一旦发生错误.就会在短时间内迅速蔓延.使多种文件、账簿以致整个系统失真,导致在专业人员找到或填补程序漏洞前,系统会多次重复同一错误.扩大损失.同时,依靠程序进行操作,在代替手工操作的同时,也使系统丧失了人所具有的对不合逻辑、不合理及例外事项的判断和处理能力,手工系统中不曾有的控制手段,如对程序控制和检查控制在网络会计信息系统中就显得至关重要,这无疑加大了控制的难度与复杂性.
三、完善网络会计信息系统内部控制的对策建议
就会计而言,业务的处理与相关工作流程都必须仰赖完善的计算机信息系统,信息系统内部控制的效果,将直接影响单位的营运与发展.通过对网络环境下会计信息系统的新变化、新特点的分析,笔者提出以下对策：
(一)制定相应的组织控制和内部牵制制度
网络会计的内部控制应建立在单位完善的管理基础上,这主要是指单位有一套全面、规范的管理制度和方法,以及较完整、规范的数据.部门之间实施组织控制,部门内部实施岗位分工控制,明确职责权限.通过进行职责分工,以补救不相容职能集中化的不足,如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作人员和管理人员等.同时,要建立健全财务会计内部控制制度.完善监督机制.制定单位收支、资产、往来、财务信息化、财务报表编制和信息披露等财务会计内控制度,加强岗位牵制.调整岗位设置结构和岗位职责.明确规范工作流程.通过严格票据、印章、结算办法和合同的管理,保证制度的有效实施.
网络会计内控制度是会计工作正常开展的重要保证,单位领导应协调单位各部门共同搞好会计内部管理制度的建设工作.财会部门应负责和承担岗位的分工、内部管理制度的制定、有关会计人员的调整等工作.加强信息内部控制的有关内容,及时调整会计核算方法、工作流程和会计工作重点.内部管理制度要达到预期的目标,关键是落实.要有制度、有措施,要有责、有权、有利,要定期检查执行情况,严格考核.对内部管理制度执行好的个人和部门,应给予物质和精神奖励；对不按照制度执行的个人和部门,要进行批评,对造成损失的,应追究责任.
注重对会计信息系统及业务系统控制有效性的综合评价.在日常的会计信息处理过程中,要经常关注会计信息有无异常,要利用各种手段发现会计信息中出现的新问题,并及时解决.
(二)提高会计人员的信息技术水平和内部控制意识
信息系统与业务系统实现集成后,即成为会计与业务一体化的管理信息系统.信息系统越复杂,管理越专业化.因此,必须提高会计人员的信息技术水平、系统管理人员的业务素质和风险意识,加强对系统管理人员操作环节的控制程度.
提高会计人员计算机业务素质,必须加强人才培训力度.应高度重视网络人才的开发与培养,积极组织会计人员学习网络会计知识,掌握计算机先进技术,培养、聘用一批精通技术、熟练应用软件程序的高级会计技术人才,全面了解信息系统的特点和风险.提高控制意识,减少对信息系统管理人员的依赖,推动单位会计信息化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”的转变.
单位会计信息系统的建立,是对传统会计工作方法的一种变革,是社会进步的重要体现.如何在遵守会计基本原则的基础上,充分利用信息技术,达到会计信息处理的准确、安全、快捷,是每一名会计管理者都必须面对的重要课题和任务.根据会计工作的要求.结合网络信息化的特点,建立健全单位会计内控制度是会计信息真实、完整、准确、及时的有力保证.会计人员必须严格遵守岗位职责,提高风险意识和自身信息技术水平,提高会计信息质量,进而提升单位整体会计核算和财务管理水平.