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摘 要 ：会计信息化是会计与信息技术的结合,是信息社会对企业财务信息管理提出的一个新要求,是企业会计顺应信息化浪潮所做出的必要举措.ERP的实施固然能够为会计工作带来许多好处,但它也同时给会计人员的工作方式、工作习惯带来了很大的改变,这种改变对财务数据的准确性、及时性提出了新的挑战.本文就当前在ERP系统下会计所遇到的一些新问题做出一些探讨.
关 键 词 ：会计信息化；ERP；业务流程；BI
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）05-0-01
从上世纪90年始,为了提高会计数据处理的时效性和准确性,提高会计核算的水平和质量,减轻会计人员的劳动强度,许多企业都开始了会计电算化,也就是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账及对会计资料进行电子化分析和综合利用.进入本世纪后,随着企业竞争的日益加剧,企业为了能更好地对企业所拥有的人、财、物、信息、时间、空间等资源进行综合平衡和优化管理,并开始实施ERP,于是会计电算化系统成为了ERP系统下的一个子系统.
在ERP系统中,由于企业的财务部门处于业务的终点,所以一切业务上的问题最终都会反映到财务上,如何保证进入到财务的数据是正确的成为了财务工作的一个难点,另一方面,由于财务汇集了企业大多数的管理数据,所以各种各样的分析报表也应运而生,这些报表如何出具,如何上报也成为了当前会计信息化的一个难点.
首先,大家知道ERP系统下,许多数据的源头是从业务层开始的,因此财务数据的及时性、准确性、可靠性已经不是单靠财务一个部门就可以掌控的,许多时候,财务上的错误根源不在财务,但在审计时财务无疑是要承担主要责任的,这就是ERP为会计工作带来的第一个矛盾.
对于这个矛盾,如果细究,会发现业务部门在许多时候是不知情的,比如库房发出了一瓶酒,如果用于生产和用于招待客户对财务来说是不一样的,招待职工和招待离退休人员对于财务来说也是不一样的.原因就在于他们不懂财务,不能判断出业务的差异点,而在业务发生时,总不能每一张单子都问一下财务.对于财务人员来说,月底时当几千张出库单同时要进行期末处理,生成凭证,这时想在短短的１－２个小时就看出哪些单据有问题,谈何容易.这种可能的差错对于会计人员无疑是一项风险.
其次,由于ERP是面向业务层面的,其在运行过程中虽能产生海量的业务数据,提供了许多报表,但其中真正能够用于满足管理需求的报表却不多,企业管理层想直接从这些数据中获得对管理决策、绩效管理有用、及时的信息是有很大难度的.这样就产生了海量数据和管理层信息“孤岛”的矛盾现象,管理层决策还要大量依靠主观的经验判断.之所以这样,原因大体有以下几点：
1.ERP系统中的报表不能提供跨年对比,只能提供当年的数据分析,而分析报表则大多都需要进行年度对比分析.
2.ERP中缺少一些数据,如预算数据、计划数据,而分析考核报表则往往需要和预算、计划对比.
3.ERP系统中的一些报表的设置太复杂,分类也不符合管理习惯,非专业人士操作有难度.
上面所说的两个矛盾问题在实施ERP时往往会淡化处理,因为那时会计信息化的关注点不在这里,而在以后的实践中往往是由财务部人员给业务部发个通知或者开个会告诉他们该如何填写单据,而对于报表问题一般采用一定量的数据库编程或手工处理,至于领导最终还是看打印出来的报表.这样看似问题得到了解决,但却有三点不足：
1.业务部门对于已经发生过的业务知道该如何填写单据,但对于未知的业务呢,并且业务部门的人员变更都会造成单据填写的错误,只是没人知道这个错误何时出现.
2.数据库编程可以解决许多报表问题,但管理用的报表往往会受环境的变化而经常调整,这样会使报表的开发和维护成本增大,且编程需要较强的计算机知识,普通会计人员是难以达到的.
3.领导看打印出来的报表,其及时性首先难以满足,其次实施ERP的一项意义就在于及时准确反映业务,这样显示也违背了实施ERP的本意了.
因为存在这些问题,当企业ERP实施几年后,我公司管理层由最初的非常想从ERP中直接获取数据,过渡到了现在大多数人员一般不直接使用ERP来获取数据,仍然依靠会计所上报的数据来进行决策.另一方面在经历了业务人员和会计人员的变更后,材料会计利用业务单据生凭证也是经常出错,有时真是有点防不胜防.这些问题如何从根本上处理,我有以下几点想法,供参考：
1.解放观念,不应再继续认为会计工作只是财务部一家的事,而应在业务部门普及会计的一些基本原理,有条件的可以在业务部门设立财务主管或ERP部门管理员,协助财务部门对业务的处理进行把控,同时财务部门应加强业务系统的录入人员的会计培训,通过培训学习使业务人员了解了会计的一些基本原理,有了知识,他们就有可能准确地判断出哪些业务属于新业务,哪些业务可能会影响到会计的账务处理,最终及时通知财务人员使问题在业务发生的最初就得到解决.
2.会计人员一方面需要加强自己的计算机知识,注重计算机操作技巧,掌握如何在短时间内找出那些异常的单据；另一方面应多了解自己使用的ERP系统,特别是ERP系统中各种单据的关系,生成顺序,并注意到这些与会计原理上的差异点.只有能够快速定位到异常单据,并清楚系统中各种单据的关系及控制点,才能减少在业务单据生成财务凭证时出现的错误.
3.适时实施BI(商业智能)系统.按照Dan Pratte说法,BI本质上是关于把组织的业务数据转化成容易理解、价值较高的信息,并将正确的信息在正确的时间以正确的方式分配给正确的人.从技术层面上讲,BI不是什么新技术,它只是数据仓库、OLAP和数据挖掘等技术的综合运用.BI的强大之处在于将各类源数据如数据库、文本文件、电子表格、网页文件、邮件等数据经过加工存储,存储在数据仓库中,然后以便于使用者理解的形式展现给决策者.借助BI系统对数据进行整合,完成财务预算、财务分析,为企业管理层提供高质量数据和简单查看方法.可以说以ERP作根基,以BI为翅膀的管理会计会给企业未来的发展提供更多有用的数据.
随着全球一体化和信息化的不断推进,企业竞争也由最初的产品比拼演化为现在以技术、产品、服务、人员综合能力的企业商业智能的竞争,信息管理已从一种支持功能发展成为战略性企业管理的一个重要合作伙伴,了解供应商、客户、竞争对手和全球市场相关信息的获取、验证、存储、访问和分配方式,已经成为了企业生存并获取利润的关键问题.会计部门作为企业当中最重要的信息提供部门不可避免地会受到影响.为企业管理者、投资者快速、准确提供数据是我们会计部门的一项使命,这需要我们改变传统会计工作的一些思路、方法,及时适应企业信息一体化这一历史潮流.