关于医院药库药品的管理与核算

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摘 要 ：药品是防病治病的特殊商品,医院药库是储存药品的重要场所.要管好、用好药库的药品.一方面必须严格执行《药品管理法》,加强对药品的管理,即时药品的采购管理、验收入库管理和出库管理,加强药库药品的储存与保管.对药库药品进行定期盘点.另一方面必须按照《医院套计制度》的规定,加强对药库药品的会计核算,即药品入库的会计核算、药品出库的会计核算、药品盘盈盘亏的会计核算以及药品调价的会计核算.同时要求医院信息系统(HIS)能够在药品管理与核算中得到进一步利用,控制好药品种类和库存量,以达到科学合理的最佳配置状态．满足临床需要；降低发药频次,以减少差错；加快资金周转．为医院争创效益.

关 键 词 ：药库药品 管理 核算

中图分类号：F230

文献标识码: A

文章编号：1004-4914(2011)03-257-02

药库是为了开展医疗活动而储存各类药品的重要场所,是为满足临床用药的重要部门,它既要保证对临床各科的药品供应,又要控制药品的品种、数量和质量.药品是防病治病的特殊商品,在医院物资消耗中占有很大的比重,也是医院收入的主要来源之一,具有品种多、数量大、价格各异、购销频繁等特征.一个医院药库药品的管理质量,直接影响到临床用药的供应和医院资金的周转,进而影响到医院的社会效益和经济效益.因此,必须加强药库药品的管理,抓好采购、出人库、库存等各个环节,明确药品采购部门、财务部门、药库、药房以及临床科室之间的分工,做到相互合作、相互制约.同时.应加强对药品的收、发、存核算,做到制度严格、手续完备、反映准确,确保医院资产的安全完整,加快资金周转,降低消耗,以达到增收节支、提高效益的目的.

一、药库药品的管理

药库药品的管理要严格执行《药品管理法》、药品价格政策和国家基本医疗保险制度的有关规定,遵循“计划采购、定额管理、加速周转、保证供应”的原则.目前,我院药库的药品品种多达2000余种．按其属性又分为西药、中成药、中草药三类.要管好这些药品,必须做到以下几点：

1．加强药品的采购管理.药品采购是指医院从购买药品到支付款项等一系列相关活动的总称.药品的采购必须按照中华人民共和国《药品管理法》的规定来执行.要做好药品的采购工作.医院应当结合本单位实际情况．全面梳理药品采购流程,建立和完善与采购业务相关的管理制度.统筹安排采购计划．明确请购、审批、购买、验收、付款及采购后评估的职责和审批权限.按照规定的审批权限和程序办理采购业务,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节.采取有效的控制措施.确保药品采购满足医院开展医疗服务活动的需要.2010年4月起,医院药品实行以政府为主导．以省为单位的网上集中采购,除“毒、麻、精、放”类以外的所有治疗药品都纳入集中采购目录,并执行中标价格.为此,我院成立了由分管院长担任组长的“药品集中采购工作领导小组”,成员有药剂科、医务处、门诊办、财务科、信息科、纪委等部门的人员组成,定期针对招标后的药品采购工作组织研讨,形成集体决策.药剂科成立“药品集中采购工作小组”,具体执行招标政策,严把药品质量关,按照相关规好药品的采购管理工作.药品采购人员根据临床用药需求和库存情况制定合理的采购计划,经药剂科长审核同意后,通过经办机构提供的电子商务网站发送购药订单,办理采购事务.在供应正常的情况下,药品库存量一般为0.5-1个月.药品采购要特别注意解决药品紧缺与积压的矛盾,摸准用药规律,把握药品的市场动态,保证质量．畅通渠道,坚持主渠道购药,不进“三无”及伪劣药品和非医用药品,切实维护医院形象和患者利益.新药首次进入医院须经药事委员会严格把关,根据规定对其质量、价格、临床疗效进行科学论证.特需药品由临床科室主任提出申请,填写《临时用药申请表》,经主管院长审批同意后购买.采购人员或药库管理人员做好登记备查工作,做到谁申请谁负责,以免造成药品的积压和浪费.建立科学的供应商评估和准入制度,选择合格的供应商,与选定的供应商签订质量保证协议；对供应商的法定资格、履约能力、服务质量、商业信用等进行调查和评价,并建立合格供应商档案.

2．加强药品的验收入库管理.药库入库时应由药库管理人员严格验收,根据采购计划表以及供货商提供的原始单据对药品的品名、规格、数量、批准文号、生产批号、生产厂家、注册商标、有效期限、外观质量、包装情况、进价等进行逐一验收,做好验收记录台账,核对无误后出具验收证明并及时办理入库手续.严格执行医院内部控制制度,实行岗位分工控制,做到“不相容职务相分离”,药品采购、验收与会计记录不相互混岗.验收人员在验收过程中发现异常情况,应及时报告,查明原因并及时处理.对可能影响正常医疗工作的异常情况,应由科室出具书面报告．递交医院领导研究解决方案.

3．加强药库药品的储存与保管.药库药品的储存和养护工作十分重要．必须根据药品的性质和储存要求采取必要的冷藏、防潮、防虫、防鼠等措施.特别要加强对麻醉药品、剧品等特殊药品的保管.另外,对库存时间较长的药品要定期抽检,做到安全储存、降低消耗、科学养护、避免事故.

4．加强药库药品的出库管理.药库药品的发出要贯彻“先进先出”、“近期先出”、“易变先出”、“按批号出库”的原则,药品出库时登记好生产批号、有效期限及出库日期,把好出库验、发关,变质和过期药品严禁发出.同时,药品出库必须根据药品领用单办理,对白条及手续不符的,应拒绝发货,对抢救危急病人等特殊情况,按医院规定的有关制度和应急措施及时发货,事后再补办手续.另外,药品出库时要把好复核关.发、领双方必须在药品出库单上签字备查.

5．加强药库药品的盘点工作.药库药品需定期盘点.内容除药品剂型、规格、数量外,还有药品的效期、效期内药品有无变质现象等.对盘点后发现的账、物不符情况.要及时查找原因,予以更正和处理.对效期较近的药品应及时报告,以减少医院损失．对效期内的变质药品应及时核销.

二、药库药品的核算

药库药品必须按属性分别设置西药、中成药、中草药明细账,按品名、规格分别设置数量金额明细账以及收、发、存数量明细账.以便正确记载每个药品的收、发、存动态.坚持日结月清,月对季盘,保证账物相符．并按财会制度规定妥善保管账簿及有关凭证.

1．药库药品购进入库及支付货款的会计核算.购进药品验收完毕后,由验收人员根据相关票据,办理入库手续,通过电脑输入药品供应单位的名称、药品名称、规格、票据日期、人库数量、进价等,然后打印出来.入库单一式三份,验收人员签名盖章后与相关票据一起交药品会计复核.由药品会计确认后记账并签名,随后交与药品采购人员及药剂部门负责人审核签字.手续完备后的入库单一份由药品会计自己保存,一份退药品验收人员留存,另一份随票据送往医院财务科进行会计处理,按 药品售价,借记“药品(药库)”科目,按进价贷记“银行存款”或“应付账款”等科目,按进价和售价的差额,贷记“药品进销差价”科目.其中“应付账款”科目下设置药品供应单位名称明细科目.每月两次,医院财务部门安排资金,并授权药品会计编制“欠款情况及还款计划表”,经药剂部门负责人以及分管院长审批后付款,会计处理时借记“应付账款”科目,贷记“银行存款”科目.

2．药库药品出库的会计核算.药品的发出主要包括药房领用、制剂领用以及医院内部领用等几种.药品出库时,药库管理人员根据领药部门的药品领用申请以及实际发出数量办理药品出库手续,打印药品出库清单.出库单一式四份,药库管理人员和领用人签名盖章后与领药申请单一起交药品会计复核.药品会计在核对无误后的出库单上签字,一份自己保存．一份退药库管理人员留存,一份交领药部门,另一份送医院财务科进行会计处理.药房领药时．按售价,借记“药品(药房)”科目,贷记“药品(药库)”科目.制剂生产领用药品和医院内部领用药品时.按进价,先分别借记“在加工材料”和“医疗支出”科目．再按进价和售价的差额借记“药品进销差价”科目,然后按售价贷记“药品(药库)”科目.

3．药库药品盘盈盘亏的会计核算.在月度(季度)末,由药品会计配合药库管理人员对库存药品进行全面清点.先从电脑里打印出药库药品库存明细表,然后据此逐一清点实物,若哪种药品账物不相符,则认真查找原因,漏入的补人,漏出的补出；如果确实查不出原因,则经药剂部门负责人同意后作盘盈盘亏处理.由药库管理人员填制药品盘盈盘亏清单,相关人员签名盖章,清单一式三份．一份由药品会计保存,一份由药库管理人员保存,另一份交医院财务科进行会计处理.药品盘盈时,借记“药品(药库)”科目.贷记“药品进销差价”和“待处理财产损溢”科目；药品盘亏时,借记“待处理财产损溢”和“药品进销差价”科目,贷记“药品(药库)”科目.

4．库存药品遇销售价格变动时的会计核算.近年来,药品的价格调整很频繁,为了保障医院和患者的利益,我院配备了专职的药价员,专门负责执行国家对药品作价的规定.遇到药价变动.药价员会及时通过计算机对其进行调整,并打印一式三份的药品调价增值或减值明细表,签字后连同市物价部门发来的药价变动通知一起交药品会计,经审核无误后,药品会计保留其中的一份,另一份由药价员保存.还有一份交医院财务科进行会计处理.药价上调时,按现存药品调价前后的差价,借记“药品(药库)”科目,贷记“药品进销差价”科目；药价下调时．借记“药品进销差价”科目,贷记“药品(药库)”科目.

三、药库药品管理和核算中存在的问题及解决办法

就目前来讲,我院在药库药品的管理与核算方面做得比较好,这在我市整个卫生系统也得到了公认,兄弟医院也经常来取经讨教,但缺陷也是在所难免的.这里．我想针对工作中存在的几个问题作一点简单探讨.

药品管理和核算中的计算机应用方面.医院信息系统(HIS)的普及,为药品从经验管理转向科学管理提供了技术支持.我院在计算机应用上起步比较早,但在药库药品的管理和核算上,还一直停留在半信息化半手工状态.比如,药品库存ABC分类管理模式的应用还仍然只能依靠Excel表格来完成；计算机只完成了药品收、发、存的数量统计、金额计算以及制单任务,药品会计与财务部门之间还无法利用专门的计算机通道进行会计信息和资料的传输等等.要解决这些问题,一方面要求医院的信息管理部门引起高度重视,加紧对原有信息系统的改进和升级,或引进成熟的药品、财务管理信息技术．充分利用其储量庞大、检索迅速、数据处理和传输快捷、共享性好等优点,进一步减轻劳动强度,提高工作效率.使药品库存量的上、下限设置更为科学、合理,会计信息渠道更为畅通.另一方面,也要求药品管理人员和药品会计积极做好配合工作．根据各自的工作程序和工作经验提出合理的意见和建议,因地制宜,使信息系统更完善、更人性化,更好地为药品管理和核算服务．也为医院管理者进行科学、合理、高效决策提供方便.

2．药库药品的账物相符方面.药库药品的账物相符率原则上讲应达到100％,但事实上,目前我院药库药品的账物相符率还没有完全达到这个要求.要想解决这个问题,除了药库管理人员在收发药品时认真核对,药品会计及时复核记账外,还有一个行之有效的办法就是降低发药频次,同时向药房发药尽可能让药品整件出库.药房向药库领药时,应预先认真做好计划,在堆放条件许可的前提下,尽量一次领足．领用量接近整件的按整件领,避免拆零,以保证药品账衙数量与实际库存保持一致.

3．药库药品管理效果考核方面.药库药品管理与核算还必须建立事后监督和财务分析制度．医院财务部门在完成每月的核算业务后.要对药库药品的收、发、存情况进行纵向对比分析.发现异常情况应及时查明原因并妥善改进.众所周知,药库药品的库存量越大,其占用医院的资金量就越大,不利于医院资金的周转.为此．必须加强药品经济核算,提高管理水平,对药品管理效果进行综合考核评价,具体可以采用资金周转率、药品库存误差率、药品报损率等指标来进行考核,并将考核结果作为奖惩依据,以调动职工的积极性.

4．药品款项的支付与核算方面.我院每月除了医疗器械、化学试剂、后勤物资等采购以外,仅药品的采购金额就高达1900多万元,而且供应商众多,因此,货款的支付一直以来都倍受供求双方的关注.按照常规,医院一般要在购进药品的一至三个月后才能支付货款.这种做法对于医院而言当然是有利的,既可以有效地约束药品供应商,确保药品质量．又可以减少自有资金的积压,降低资金的使用成本,然而对于供应商来讲,则会严重影响其资金周转,有时甚至会导致其经营陷入困境.同时,这种滞后支付货款的做法也大大增加了医院的流动负债．增加了应付账款核算的工作量和工作难度,甚至可能影响到医院的信誉度.要改变这种现状,笔者认为,医院可以尝试到开户银行申请办理短期(90天以内)“银行承兑汇票”业务,这样．不但可以达到延期支付货款的目的,而且可以方便供应商在资金周转不灵的情况下到银行办理贴现,从而获得双赢.考虑到现行的医院会计制度没有设置“应付票据”一级科目,不妨可以稍作变通,将“应付票据”作为“应付账款”的二级科目使用,既方便核算,也能保证会计账目与会计报表的一致.

综上所述,药库药品的管理和核算是医院管理工作的重要组成部分,核算是为了更好地管理,而管理质量直接影响到核算的准确性.因此两者是密不可分的.作为药品管理人员或药品核算人员都要在立职的同时,更多地学习相关知识,提高专业技能和业务水平,增强工作责任心,努力把工作做得更好,为医院争创杜会效益和经济效益.