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中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1009-4202(2011)06-000-02
摘 要 在会计电算化核算方式下,为了避免或更正记账凭证中的错误,部分软件系统提供了对错误凭证的无痕迹修改功能.笔者对这种无痕迹修改的利弊进行了深入分析,并提出相关的改进措施,供广大同仁参考.
关 键 词 会计电算化 无痕迹修改
一、无痕迹修改的表现形式
形式之一：反复核.在数据复核员对记账凭证复核通过并签字后,记账前发现错误,通常应采用“红字凭证冲销法”或“补充登记法”对错误进行更正.但部分会计软件设计了“取消复核”的功能,数据复核员利用该功能取消对出错凭证的复核签字后,数据录入员可直接修改错误凭证,然后再重新复核签字.
形式之二：反记账.记账凭证在记账后、结账前发现错误,通常也应采用“红字凭证冲销法”或“补充登记登记法”来进行更正,以便留下改错的痕迹.有的会计软件为方便纠错而设计了“反记账”的功能.
形式之三：反结账.在结账后才发现记账凭证有错误,按规定,结账后不能再修改已结账月份的机内凭证,只能在下一会计期间利用“红字冲销法”或“补充凭证法”进行错误记账凭证的更正,上一会计期间漏输的记账凭证也只能补填在下一会计期间.某些会计软件提供了“反结账”的功能,以便对此种情况下出错的记账凭证进行修改.
二、无痕迹修改的利弊分析
反复核、反记账、反结账三种凭证修改方式,因其不能留有纠错痕迹而备受争议,笔者认为有利有弊.
(一)对会计核算的有利分析
一是确保了账证相符. 在记账凭证无误的前提下, 当会计信息系统遭到外来的侵害, 如计算机病毒的侵袭、账簿数据库遭到人为非法篡改等, 或者计算机遭受物理损害时, 就完全可能出现账、证不符的情况.不管采用“红字冲销法” 还是“补充登记法”都无法达到纠正错账、实现账证相符的目的, 而最便捷的办法就是启用反记账功能, 取消记账之后, 错误账簿记录就会消失, 重新调用记账功能, 最终实现账证相符.
二是减少了账薄中冗余信息的干扰.若发生大量的错误凭证被登记入账, 会计软件中没有设置“反记账”功能, 会计人员采用“红字冲销法” 和“补充登记法”, 编制大量的红字凭证和蓝字凭证予以纠错,其结果必然会导致会计账薄中存在大量的正、负相抵的金额记录,干扰单位准确、及时地利用会计信息.如果设有“反记账”功能,就可以通过激活“反记账”功能实现取消记账,在错误凭证上直接修改后再重新审核、记账,使账薄记录清晰、简洁.
三是还原记账过程突发故障引起的记账中断.在电算化信息系统中,记账过程是由计算机自动进行,若发生突发性故障如意外断电、计算机死机等情况,记账过程就会被强制中断.会计人员要想将会计数据“恢复到最近状态”,就只有通过反记账功能取消记账状态,将账簿记录还原到记账前状态,才能够重新启用记账功能,保证账簿记录的真实、完整.
(二)对会计核算的弊端分析
一是与现行会计法规相违背.对记账凭证采用无痕迹修改的方法,违背了《会计核算软件基本功能规范》第17、18、19 条之规定,在原始凭证、记账凭证、会计账簿等方面,大多数的会计软件没有或很少提供必要的痕迹记录.
二是如果软件功能使用不当,会使账务混乱.在使用无痕迹修改功能时,由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解存在偏差,很可能产生财务混乱.特别是大中型的财会软件系统及ERP产品中的财会系统,由于其产品功能和数据处理流程越来越复杂,这方面的问题就更难避免.
三是削弱了会计工作严肃性.会计人员利用反记账功能处理会计凭证具有很大的随意性,并且不留下任何修改痕迹,容易造成会计人员缺乏约束,形成工作责任心不强、思想麻痹等习惯,造成会计信息失真的局面,对会计工作的严肃性提出了挑战,使会计工作变成一种数字操作游戏.
四是为提供虚假会计信息提供了方便.由于“反复核、反记账、反结账”功能的使用,使得会计人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举.目前大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上有痕迹的记录,有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能,至于更正和补充了何种会计事项,无从得知.
三、加强无痕迹修改管理的措施及建议
就单位财务管理而言,对凭证的无痕迹修改是弊大于利,弊端产生的原因是多方面,既有软件本身的问题,也有企业内部管理和财会人员自身素质问题,需要各方不断改进和完善.
（一）改进软件功能,规范软件开发
为了规范会计核算软件,保证电算化软件质量,根据《会计法》、《会计电算化管理办法》和《会计核算软件基本功能规范》的规定,建议对会计软件做以下改进.
一是增加对反向操作的监控功能.在设计财务软件时,设置对已记账、已结账后进行反向操作的,计算机必须记录下该操作的时间、操作人、修改原因、修改的地方等内容,且定期打印并作为会计档案保管,给日后查证工作保留证据.
二是增加限期反向功能.在实际工作中,大量会计差错通常发生在系统投入使用初期,或者会计人员岗位培训或专业学习期间.因此,对反向功能的可使用时间作一定限制,一般为系统启用后半年且不超过一年,当使用期限到达时,系统自动取消相关操作人员的反向功能权限.
三是增加对反向操作使原已生成报表变动的说明功能.如果在财务软件报表系统中设置了对报表变动的说明功能,当月报表附注中将自动生成对以前月份出错的说明及修改内容.由于还原了原有的真实账目,因而也更能为报表使用者进行投资、经营决策等提供正确的依据.
四是增加多方位身份认证功能.目前财务软件的身份认证单一,只需输入用户名和口令即可登陆软件.财务软件的这个漏洞使会计信息的安全级别大大降低,给一些不法分子造成可乘之机.财务软件可以借鉴网银的身份认证机制,即登陆、修改等关键操作指令和个人移动设备绑定,如手机、U盾等,操作者的操作必须得到个人身份验证之后才能生效.
(二)建立和实施严格的内部管理制度
按照财政部发布的《会计电算化管理办法》的规定,凡采用电子计算机替代手工记账的单位,其基本条件之一是有严格的内部管理制度.建议会计主体建立和完善以下制度.
一是岗位责任管理制度.用户必须按照“责、权、利”相结合的原则,建立和健全电算化内部岗位责任制,明确规定各岗位的职责和权限,以保证会计信息真实、准确、安全、可靠.
二是操作管理制度.建立系统的运行环境,按规定录入数据,执行各功能模块的运行操作,输出各类信息,作好系统内有关数据的备份及发生故障后的恢复工作,确保系统的安全、有效、正常运行.
三是维护管理制度.主要是通过维护管理制度的制定和实施来实现的,内容主要包括：系统维护的任务、维护工作的承担人员、软件维护的内容、硬件维护的内容、系统维护的操作权限、软件修改的手续等.
四是会计档案管理制度.实施会计电算化后,会计档案除指手工编制的凭证、账簿和报表外,还包括计算机打印输出的会计凭证、账簿和报表、存有会计信息的磁性介质及其他介质,以及电算化会计信息系统开发的全套文档资料.必须建立和实施严格的电算化会计信息系统档案管理制度,以确保会计档案的完整性和安全性.
五是健全电算化法制体系.对电算化会计信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如会计法、企业会计准则等,由于会计电算化犯罪是高科技、新技术下的一种新型犯罪, 若没有专门的法规对此加以有效控制就很难保证会计信息的安全.建议可从两个方面入手,一方面建立针对利用电算化犯罪活动的法律, 明确规定哪些行为属于电算化舞弊行为及其惩处方法；另一方面建立电算化系统本身的保护法律,明确电算化系统中哪些东西或哪些方面受法律保护及受何种保护.