企业管理费用的核算和控制方法

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【摘 要 】管理费用是企业行政管理部门为管理和组织经营活动而发生的各项费用.它的核算是否规范直接关系到核算主体的当期损益的正确性、可比性,能够直接体现企业的经营管理状况,在会计核算中有着很重要的作用.健全的制度体系和完善的管理规则是企业正常运转的基础保障,资金使用的效益和效率有赖于预算的精细化和科学化,管理费用的节约有赖于支出的合法化和公开化.

【关 键 词 】管理费用,问题,预算控制

一、管理费用在会计核算中存在的问题

(一)业务招待费在核算中存在的问题

（1）企业经营行为与个人行为混为一谈.业务招待费的使用难以区分是商业消费还是个人消费,在列支项目时分不清.由于种种原因,许多企业都存在将个人的餐饮费等列入到企业业务招待费中的现象,这大大的增加了企业成本.

（2）扩大费用核算范围.在实际中,不管于公于私的餐费都全部列入业务招待费中,这样就扩大了费用核算范围.而事实中,很多餐费与招待客户无关,不仅仅是公司员工聚餐的费用,甚至停车费等也拿来报销纳入业务招待费中,这样就增大了企业的成本费用.

(二)差旅费在核算中存在的问题

差旅费是指企业职工因公出差而产生的交通费、住宿费和差旅补贴等费用.

（1）标准不执行,制度不落实.企业虽然指定有关差旅费的开支标准,但是由于出差人员片面强调种种原因,导致各种费用得不到很好的控制.

（2）管理层面不重视.很多企业的高层管理者对于有多少人需要出差、出差时间、出差费用是多少根本就不过问,无形就助长了差旅费用的漏洞越来越大,紧接着就浮现出了员工借出差名义旅游、在出差途中大吃大喝等差旅费开支随意的问题,甚至因公费出差而在订机票订旅店中拿高额回扣的事情也越来越多.

（3）财务人员不能核实具体情况.因为差旅费在报销过程大多采用支付,这样时效性和可靠性就大大的降了不少.而且在审核环节和报销环节,更多的会计人员本着“多一事不如少一事”的原则不能仔细审核,而草草了事.

（4）虚的现象也日益严重.有些人在出差过程中,将餐费打入住宿费中,有些人将住宿费以小开大,领取其中的差额,甚至有些人购、更有甚者还购买,回公司报销.

（三）办公费在核算中存在的问题.采购人员在采购办公用品时不但不按照质优价低的标准选购,反而会出现高价采购拿回扣的现象.办公过程中出现办公用品浪费现象：重复打印资料浪费纸张、硒鼓、墨粉及打印机等,有些办公用品发生损坏,不是及时维修,而是丢弃,更有甚者未损坏已被丢弃.

（四）会计人员敷衍了事.会计人员在工作中态度不严谨,工作责任心不强,缺乏爱岗敬业、精益求精的工作精神.公司很多业务程序比较繁琐,面对大量的票据,会计人员更多的是表现出烦闷的情绪,做事情马马虎虎、拖拖拉拉、草草了事,对自己的工作随便应付,甚至对于单据根本没有审核就予以批准.在工作中不能做到熟悉法规、依法办事,有时不能及时的、准确的进行会计核算,甚至披露出错误的会计信息,从而导致会计信息失真,甚至错误.

二、对管理费用的控制

(一) 对管理费用实行制度控制和审批控制

1、 严格控制业务招待费的使用.建立严格的招待费公示制度,形成透明的消费机制.严格按规定标准执行,只能降低,不能突破.对要求报销的餐饮票据一律经过核实方可报销；对于超出招待费用标准的按实际情况经由领导批准方可报销；业务招待费用发生后,马上填写“业务招待费报销单”,并在上面注明接待理由、接待对象、时间、地点、参加人数等,使各项费用支出情况一目了然,没有经过签字的“业务招待费报销单”的招待费,财务人员应拒绝报销.要求报销的餐饮票据规定在一定的时期内申请报销,一旦超出时限,除非特殊情况,否则不予报销.

2、严格控制差旅费的使用.对需要出差收回账款的情况,应严格执行“三不原则”：对拖欠货款,能通过信函、解决问题的就绝不出差；对于出差的业务能只去一个人就绝不去两个人；对于需要出差者,必须经领导批准后,并按规定的标准给予报销和补助,超出标准额度的绝不给予报销.并严格要求出差人员在回到岗位的一定时间内申请报销.严格执行“当月费用当月报销,以前的不予报销”规定,特殊情况需由直管部门领导和上级领导批准.在差旅费报销中弄虚作假、虚报冒领者,经过核实,除收回所报销的费用外,还要对其进行一定金额的处罚,情节严重者追究法律责任；对于审批签字同意报销的负责人或部门领导给予处罚；由于财务人员没有坚持原则给单位造成的损失,应承担连带责任；对于审核人员因审核不严造成的损失也应承担相应的责任.

（二）严格控制办公费用的开支.对办公费按定员定额控制,超支不发.办公用品由办公室和库管部门共同负责采购、发放,购买时应当货比三家,选择质优价低者购买；节约使用纸张,打印复印资料要按需打印复印,不要造成过多积压和浪费的现象,纸张正反两面使用后方可作废；节约水电费的使用,能用太阳光就不要使用电灯；对于耐用办公用品如出现损坏必须交回已损坏的物品,方可领取新的用品,物品报废时应由使用部门填写情况,交办公室、财务室审核注销.各部门要严格控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象.对于分配到部门以及个人的办公用品的使用,进行年度总结,使用超支的部分在部门或落实到责任人中扣除,节约的费用可以计入到下一季度使用,或者分配到个人的年终奖.

（三） 加强会议审批制度.建议实行会议费用限额包干,尽量不采用餐饮会议方式,严格控制会议时间和规模.只要能通过下发文件或开会议就可以解决问题的就不召开会议；非开不可的会议,要压缩时间和规模；提倡开小会、短会,尽量缩短会议时间,减少会议人数,降低会议费用.对于事先没有经过财务审核,也没有向单位负责人报告,会议费超年度最高控制总额的费用,财务部门将超额的费用不予报销.

（四）树立正确的费用控制观念.树立正确的节约理念,需要从节约制度建设,创建节约文化氛围等方面开始.要靠制度和企业文化管理.企业文化是企业持续发展的灵魂.树立节约增效理念,构建节约型的企业文化,同样要从领导干部等管理人员做起.领导干部以身作则,群众上行下效,建立起密切的干群关系,全体干部职工增强节约意识,养成良好的节约习惯,形成节约型企业的浓厚氛围,促进企业提高运行效能,降低企业费用支出.

企业要加大宣传力度,让每个员工在公司像在家一样,切实让节约意识深入人心,养成自觉节约的良好习惯.从节约每一滴水、每一度电、每一张纸开始.同时企业要对费用的支出严格把关,把费用管理落实到每一个部门、每一名员工,事事有监督、人人有责任.