基于云计算ERP环境下采购模块的业务

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【摘　要】随着企业管理信息化的飞速发展,ERP各模块的功能也逐步完善健全起来,许多新的模块纷纷加入,采购业务流程管理便是其中相当重要的一部分.由于采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,直接影响企业最终的利润.本文首先通过研究ERP环境下采购业务的控制环节,指出了二者之间的联系与区别.然后讨论了采购模块在ERP中的地位及功能,尤其是从流程的角度分析了它是怎样与系统中的其他模块功能交互的.提出针对ERP的采购模块的具体内部流程控制措施,防止内部违法行为的发生,提高会计工作效率和质量,保证财务会计数据信息的真实性和可靠性.

【关 键 词 】ERP；采购；企业资源计划；内部控制

ERP(企业资源计划)是运用现代先进管理思想和信息通信技术对企业内部全面资源计划管理的综合体现,它由原来的MRPⅡ(制造资源计划)演变发展而来的,并且继承了MRPⅡ的各种优点.不论是工业还是商业企业,采购与付款业务都是企业经营活动的首要环节,在采购中产生的成本的高低对企业生产最终的利润是有直接影响的,同时,与采购业务流程相关的应付账款或预付账款等应付的管理系统对企业来说也是至关重要的.在ＥＲＰ环境下如何加强采购模块功能的管理控制,使企业建立完善的采购业务内部控制制度,及时准确地提供采购业务的会计信息,保证采购付款业务循环有效运转,以确保企业财务会计信息系统能够正常、安全地运行.

1.采购业务流程的管理控制环节

1.1供应链

对于供应链的定义和论述很多,概括地说,一条简单的供应链是从供应商的供应商一直到客户的客户,中间经过了供应商、生产商、分销商、批发商、零售商、客户等等环节,并且相互之间形成了贸易关系的一条链便是我们常说的供应链.当然,这只是一条非常简单的线性供应链,现实中的供应链通常呈现出复杂的网状结构.一个复杂的供应链网络中,每个企业都会拥有多个上游与下游企业,甚至会有可能逾越某些关节点直接和最终客户发生联系.

1.2采购业务处理流程

从物流的角度看,最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业内部生产、外部销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获得毛利的情况.

图1

1.3采购业务的主要控制点

采购系统实际是由采购业务管理和应付账款两个子系统构成的,它们是ERP系统中比较复杂的子系统模块.在这个子系统模块中存在着物流和资金流两条主线,为保证这两条主线相互联系,正确生成与供应商之间的往来账,是这个采购系统模块的关键所在.同时,根据目前企业内部经营管理的需求,采购模块系统不但完成采购活动的进行中管理、完成后核算,同时完成采购计划的产生和采购产生资金的需求预测.尽管对于不同的企业但采购与应付业务管理的目的是相同的,不同的企业在管理模式上和采购业务流程上还是有一定的区别,本文介绍比较常规的一种处理模式.具体来说,有以下几个关键的业务处理环节和关键控制点：

1.3.1系统功能授权

企业管理方必须按要求设定涉及采购流程的每一个人员对ＥＲＰ系统的操作权限,例如,对供应商信息的录入须得到对系统的录入操作授权,订单输入后的修改必须得到修改授权,采购人员必须在授权范围内生成及签订采购合同.

1.3.2审批程序

审批程序是采购系统操作业务中非常重要的一个环节.审批程序的目的有两个：一是对请购操作审核,二是明确请购操作和采购操作的有关责任.通过各部门和人员之间在系统相互审查确认,避免一个人独立控制一项交易的各个环节,以此防止其一员工在采购活动中的舞弊行为.而各个部门和各个级别各系统模块的审批程序的目的又有所区别,例如请购申请的部门负责人审批的目的是保证请购物品的品种、质量满足经营生产活动的需要；采购模块的采购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购成本.

1.3.3供应商管理

对于采购功能模块业务流程来说,供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节.企业内部需要对供应商建立完善的档案,掌握了解各供应商信息及信誉等情况.如果由采购询价人员进行供应商的选择,那么就有可能产生交易舞弊的违法行为,因此这一环节关键是要做到信息公开透明.另外,供应商的品质和信誉管理制度以及生产能力都会影响采购业务及以后生产销售环节的运行.

1.3.4结算方式

材料采购流程是企业经营管理的首要环节,不同的供应商有着不同的计算方式,不同的结算方式有着不同的风险与优势.例如月结,应付款每月结一次,企业资金流相对压力不会太高；预付货款,会有一定风险,风险来自供应商的信誉及经营状况.

2.在ＥＲＰ系统环境下加强采购系统模块内部控制的措施

2.1权限的分配

企业管理方应当对采购业务与应付款业务建立严格的授权审核制度,明确授权审核方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购业务与付款业务的职责范围和工作要求.对各种不同类别的物资请购,企业应建立完善的责任授权体系.部门物资需求由部门主管负责审核,部门资产管理人负责申请；特殊请购计划的制订必须由公司采购部、营销部等相关部门综合讨论决定及由上层管理方审核确认,与经营战略相关的大笔支出还必须取得高层领导的同意.同时,为了保证权责对等,企业内部应当建立适当的考评体系,真正做到谁拥有权利谁承担责任.

2.2审批的进度

企业内部各个部门都应该要求采购申请业务制度化,即明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程进度,保证所有的采购请购业务都经过规定的审批程序进行.对于采购请购、采购订单、外协加工订单等,必须经过指定的操作员的审核才能接着处理下一流程.对于不同的职能部门可能会指定不同的审核人.待审单的处理等都必须严格按规定进行,充分保证系统账务会计数据处理不错不乱.无论是静态或动态审核,都要仔细审核核对输出的账务凭证与实际发生的交易业务是否一致.

2.3采购业务执行控制

2.3.1订单数量及到货数量的控制

在收货时,需要控制到货的数量是否允许超过订单数量.对请购数量进行控制,采购部门首先应当对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内及该物资现有的库存量,其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否已经审核请购单.对于大笔采购交易必须做各种采购数量对成本影响的分析.

2.3.2物资储存成本

企业有存货时会发生保管费用,报关费及场地租金、保险费等费用.企业应尽量减少库存量.对于这类成本,理想的状况是降低到零.

3.小结

企业ＥＲＰ系统具有实时控制的管理思想,对各模块业务中的关键控制点的控制方法使企业从传统的发现问题、事后补救,发展成为现在的事前预防和事中控制.严格的内部管理控制制度必然会改变财务会计机构和业务人员的分工,优化财务会计组织结构,有助于防止舞弊违法行为的发生,提高财务会计工作水平,大幅度增加企业的经营效益.建立完善的采购业务内部管理控制制度,确保采购事项的真实性、合理性,保证财务会计信息系统正常运行.

【参考文献】

［１］蒋素英．浅谈采购业务内部控制制度设计［Ｊ］．经济师,２００９（1）.