中小民营企业内部控制的调查与现状

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[摘 要] 改革开放以来,随着我国经济的快速发展,中小民营企业已逐渐成为我国支撑经济增长、吸纳就业人口、维护经济和社会稳定的重要力量.然而,我国中小民营企业普遍缺乏系统的科学管理知识,忽略内部管理,忽略内部控制,造成企业内部漏洞百出,效率低下等现象,对企业的持续经营和健康发展十分不利.本文就中小民营企业的内部控制情况进行了调查与分析,希望能对中小民营企业的内部管理起到一定的借鉴作用.

[关 键 词 ] 中小民营企业 内部控制 现状分析

改革开放以来,我国经济快速发展,大多数国有大中型企业完成了股份制改造,企业管理不断完善和提高,并逐步与国际先进管理理念接轨.有数据表明,以民营企业为主的中小企业占我国注册企业总数的99%以上,创造了全国60%以上的工业产值,我国中小企业提供的就业岗位约占全国城镇就业总数的75%.由此可见,中小民营企业已成为我国支撑经济增长、吸收就业人口、维护经济和社会稳定的重要力量,其作用和地位随着国有经济战略性调整而日益突出.

然而,我国中小民营企业在内部控制制度的建立、实施方面意识比较薄弱,大部分企业组织结构简单、规章制度缺失、管理混乱,从而导致企业内部漏洞百出,效率低下,生命力不强,对企业的持续经营和健康发展十分不利.

一、中小民营企业内部控制调查案例

1.某五金工具有限责任公司基本情况介绍

本文的调查对象是湖南省邵阳市某五金工具有限责任公司,该公司成立于2002年5月,合伙制企业,注册资本500万元,现有股东3人,员工300多人,主要经营小五金工具的生产和销售,其产品80%出口,20%内销.公司自开业以来,前两年处于亏损状态,从2004年下半年以来开始扭亏为盈,截止2007年8月底,资产总额2000万元,年平均销售额为1500万元,实现利润300多万元.公司的组织结构图如图：

2.公司内部控制现状与问题分析

该公司是从一个小作坊快速发展并壮大起来的.纵观这几年的发展过程,一方面得益于国家对内搞活、对外开放的良好的政治经济政策和宽松的外部环境,另一方面也和经营者灵活的经营头脑、过人的胆识和一定的管理水平密切相关.但总得说来,该公司内部管理比较混乱,究其原因,主要还是由于企业内部控制过于薄弱,无法形成权责分明的现代企业管理制度.通过对该公司内部控制的调查,本人对其内部控制的实施情况描述如下:

(1)组织结构过于简单,权责分派模糊不清.在组织结构形式上,该公司采用传统的直线职能式的组织结构.三位股东中由出资额最大的担任总经理,出资额最小的担任副总经理,另一位未明确在公司的任职,主要从事一些重大的外部事务协调工作.在总经理和副总经理的领导下,直接设置了办公室、财务部、供应部、销售部、生产车间和仓库,各部门直接对总经理、副总经理负责.下属各部门之间权责分派比较模糊,任务轻重不一.因此,在管理过程中经常出现如下问题：当总经理和副总经理同时处理某一事件时,若意见不统一,员工不知道该听谁的,容易造成经理之间、经理和员工之间、员工之间的矛盾,由于没有赋予下属各部门较独立的处理事务的权力和责任,出了问题多数直接向经理们反映,经理们事必躬亲,常常忙于日常琐碎事务的处理当中,不能把更多的精力放在一些较大事情的处理上,各部门之间也由于权责不分而出现有了问题就相互之间踢皮球的现象,此外,办公室这一部门所管理事务过多,除了日常对外的接待工作之外,还兼管人事、劳资、打字、后勤等等,人员配备少,工作十分繁重,加之工薪和工作量的不对等,工作人员负面情绪较强,导致工作效率下降.

(2)公司的投资决策、经营决策、财务决策通常是由总经理一个人说了算,带有一定的主观性.总经理做出的决定主要是建立在谨慎的经营思想上,凭借其多年的行业经验和对市场信息的分析判断来进行的,没有建立规范的决策机制和风险分析、风险防范机制.

(3)会计核算流于形式,没有充分发挥其监督职能.公司从成立至今,会计人员流动性比较大,工作衔接不到位.对于会计信息系统而言,管理者只是要求能达到避税的目的,而没有充分利用会计信息来服务于经营管理.

在核算内容上,会计人员仅停留在简单的事后记录上,平时没有对公司的资产、费用、成本、收入等进行明细分类核算,月底财务报表过于简单,只有二张主要的财务报表和纳税申报表,没有收益分析,没有成本分析和流量分析.会计信息不真实,数据不全面,可利用价值低,因而,管理者无法了解到准确、详细、及时、完整的财务信息,在内部管理过程中也就缺乏有力的财务数据支持,管理起来自然显得苍白无力.

在应收账款管理方面,由于公司特定的销售渠道,在产品销售过程中,虽然存在因赊销而产生的应收账款,但货款一直都能按期收回,因此,资金回收风险较小.虽然如此,但公司一直没有建立客户信用评价体系和赊销政策,因而,从长远角度来看,由于未来不确定因素的存在,公司还是存在着可能发生坏账的风险和隐患.

公司未建立财务管理制度,没有制度做后盾,使得财务管理十分混乱,比较突出的问题有两个方面:其一,原始凭证的审核和费用的批报问题较为突出,由于没有制度做保证,在具体处理时,不合规凭证较多.其二,成本费用管理的基础工作薄弱,具体表现为：其他相关部门的基础数据难以收集,会计部门没有一个切实可行的成本费用标准,因此,公司无法考核成本费用的完成情况,无法落实奖惩措施,从而影响成本费用的降低.

(4)公司比较重视实物资产的控制,在物资采购、存货保管等方面制定了一些规章制度或办法.如针对物资采购建立了较为严格的控制流程,即通过设置计划、审批、采购、验收、入库、报销等程序加强物资在采购环节的控制,效果较好.基本上做到了授权批准、业务经办、财产保管、会计记录和审核监督等不相容职务的分离.但其中还是存在一些控制漏洞,如对实物的入库、发出和期末结存的数量和采购的价格方面把握得严格,但质量方面的问题控制不到位,也就是验收环节流于形式,缺乏相关的专业技术人员和检验技术条件.

(5)公司职工素质偏低,学历普遍不高.在管理人员中,除了经理（董事）、会计具有大专文化层次之外,其他管理人员基本上都是中专或高中以下的非专业人员,不少人之间存在着裙带关系,夫妻、兄弟、父子同时在管理部门任职,亲情有时成了开展工作的绊脚石,给公司正常的管理工作带来不便.

(6)公司经理不重视员工参与管理,人文管理意识淡薄.公司没有建立员工发展规划和提升制度,提升与解聘都由总经理一个人说了算.没有设立一个良好的信息与沟通系统,公司对内的信息沟通主要是经营管理过程中发生的日常事务的处理和各种指令和任务的上传下达.下级部门和员工仅是机械的领会和执行,管理者和下属之间、不同部门之间缺乏真正意义上的交流.

二、中小民营企业内部控制的现状分析

通过对上述公司的调查,我们不难看出,我国中小民营企业的发展历史比较短暂,许多企业所有者（他们同时也是企业的主要管理者）得益于短缺经济、宽松政策和优惠的投资环境,使企业快速地成长起来,其效益主要是依靠政策、市场等外部环境获得的.但他们管理企业的能力并没有随着经济规模的增长而同步增长,还比较缺少苦练内功的经历,在内部控制方面,暴露出了诸多问题,阻碍了企业的长远发展.目前,我国中小民营企业内部控制现状主要表现为以下几个方面：

1.内部控制环境不完善

(1)内部控制意识淡薄.大多数中小民营企业领导者对内部控制的重要性认识不够,认为凭借个人的直接控制和直接观察评价企业经营成果已经足够,不需要建立内部控制.另外,还有不少企业领导者对内部控制的认识存在误区,认为内部控制是“对下不对上”、“对人不对已”,这种对自我控制的排斥影响了企业员工对控制的理解与执行.

(2)组织结构不尽合理.目前我国许多中小民营企业不重视组织结构的设计,对组织分工全凭领导主观意念决定,导致工作分配不均,职能不清,责任不明,信息不畅.

(3)人力资源陷入困境.我国中小企业由于资金实力较弱,所能承受的薪酬水平有限,加之内部管理混乱,因此很难引进高素质专业人才,其从业人员主要来自农村剩余劳动力和城市新增劳动力,文化水平普遍低下,且上岗前又缺乏技能训练,劳动力基础素质差,从而制约了企业技术和效率的提高.此外,企业对员工的培养从总体上仍以实际工作锻炼为主,没有形成自己的人才培训、选拔机制,因而人才短缺现象十分严重.

2.会计基础工作不规范

(1)在机构设置上,特别是有的独资企业和合伙企业不设置会计机构,采取代理记账.有的企业即使设置会计机构,一般也是分工不太明确、较多,不相容职责分离有限.会计业务工作不够规范,一般没有建立相互衔接、相互制约的规范的管理系统和管理制度.

(2)在人员素质上,绝大多数中小企业会计人员的知识水平、学历结构和业务能力都比较低,相当一部分会计人员仅仅处于上岗证的水平,甚至还有的无证上岗.近几年来,尽管中小企业的会计人员队伍在不断地增强变大,但存在明显的结构缺陷,会计人员出现向一老一少两极发展的现象.

(3)在账务处理上,许多企业由于缺乏合理的账务处理程序,以致会计工作秩序混乱,会计处理存在很大随意性,还有不少企业的会计仅按经营者意图反映企业经营活动,使会计信息严重失真.根据对中小民营企业调查的资料显示,中小企业不设会计机构且会计人员分工不明确的占了61.5%,提供的会计信息不能真实反映财务状况的占了46.9%.严重影响了企业内部经营者和外部信息使用者的正确决策.

(4)在档案管理上,许多企业对会计凭证、会计账薄及会计报表等重要会计档案,并没有按规定装订成册和妥善保管,而是散乱存放.因此,会计的事前审核、事中复核和事后监督作用均未能充分发挥.

3.控制程序设计不恰当

(1)在设计时未从自身实际情况出发,而是盲目照搬、贪大求全,缺乏针对性和实用性,以致企业出于成本效益考虑不愿执行.

(2)控制程序设计得于粗放,缺乏操作性,导致执行困难.

(3)职务分离有限,即绝大部分中小企业都没有按照内部控制制度的要求做到详细的职责分工,员工常常身兼数职.

(4)缺乏成文的内部控制度,以致对内部控制的执行情况进行考核时缺乏依据.

4.内部控制监督不到位

(1)内部审计没有形成制度化,该设置内部审计机构的不设,该配置专职或内审人员的没有配置,内部审计的监督作用被虚化.

(2)一些地方政府不能正确看待市场经济条件下中小民营企业的重要作用,没有将企业的发展与大型企业同等对待.

(3)我国现行的法律法规未要求对中小民营企业的年度会计报表进行强制审计,因此除了少部分企业以外,几乎绝大部分企业没有自行委托审计的愿望.

(4)由于中小民营企业会计基础工作和内部控制制度薄弱,审计风险高,加之所能承受的审计费用有限,因此,会计师事务所在承揽中小民营企业审计业务时通常慎之又慎.所以,中小民营企业接受社会中介机构监督和指导的机会可以说是很少.

5.经营风险意识较薄弱

我国中小民营企业投资决策、经营决策、财务决策和销售策略等都带有很强的主观臆断性和盲目性,基本上没有建立风险分析和风险控制机制,这给企业的经营和发展带来了很大的风险.企业管理层在风险评估中普遍存在两个问题：

(1)对现有市场缺乏了解和认识.其结果往往导致对形势的盲目乐观和自信,一旦真正面临风险,就缺乏应变能力和应对措施.

(2)对外部环境和经济业务等的变化缺乏预见性.这使得企业对某些新业务没有能够及时制定出相应的处理程序和制度,存在无章可循的现象,从而使内部控制失去健全性.

“得控则强、失控则弱、无控则乱”.通过以上分析,我们可以发现,我国中小民营企业在发展过程中,由于受组织机构、经营规模、融资能力和人力资源等因素的限制,内部控制比较薄弱,功效紊乱,机制失衡,严重地影响了企业的生存和发展.因此,建立健全中小民营企业内部控制,对企业的生存和发展,对我国社会稳定、国民经济发展有着重要的现实意义.