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摘 要：现代电子信息技术飞速发展,会计电算化取代手工记账已成为会计工作发展的必然.该文就电算化会计档案的特点,分析电算化会计档案管理工作中存在的问题和不足,提出了几点改进电算化会计档案管理工作的对策.
关 键 词 ：会计电算化档案 问题 对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（a）-0188-01
现代电子信息技术飞速发展,会计电算化取代手工记账已成为会计工作发展的必然.应用计算机技术代工记账、算账、报账等会计信息处理,在现实经济运行工作中已广泛应用,从而形成了大量会计电算化档案.如何做好电算化会计档案的管理工作,使其发挥更大作用,是摆在档案工作者面前的新课题.该文就电算化会计档案的特点,分析电算化会计档案管理工作中存在的问题,提出了几点改进措施.
1.电算化会计档案的内涵及特点
电算化会计档案是经济活动中形成的记账凭证、账簿、财务报告等真实历史记录和重要凭证,它包括存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质或光盘存储的会计数据以及电脑打印出来的书面形式的会计数据.具有严格的平衡性、时序性和严肃性,不能随意篡改.《会计档案管理办法》规定,采用电算化进行会计核算的单位,应当保存纸质打印的会计核算材料.具备使用磁盘、光盘等电子信息技术保存会计数据的单位,应按照国家业务主管部门统一规定,报财务部、国家档案局备案.电算化会计档案与纸质会计档案不同,有其自身的特点,主要表现为：（1）存贮范围广泛.电算化进行会计核算产生的档案存贮范围广,它不仅要保留传统意义上的纸质档案,还必需保留存贮在计算机硬件上的会计数据以及存储在磁性介质上的会计信息,如程序开发设计说明书、用户操作规程、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式等,即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了.（2）载体形式多样.电算化会计档案的载体形式发生了改变,经济管理活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等数据,不但以电子信息的形式存贮于光盘、硬盘等载体上,还要以打印输出的纸质载体形式存在.磁性存贮介质在会计电算化工作中的运用,使会计档案管理工作更加方便、快捷、高效.（3）安全存贮严格.电算化会计档案以纸质文件材料与电子文件材料并存的形式存在,档案内容不仅有打印输出的传统的纸质档案,还有以磁性介质或光盘为载体的电子档案,而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等外部环境的影响,加之,具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时又受载体质量、存储信息有效期等条件的影响,对会计电算化档案的安全存贮严格,要求存放空间具有防火、防潮、防冻、防热、防尘、防磁、防盗等相应措施.
2.电算化会计档案管理工作中存在的主要问题
（1）对电算化会计档案管理工作不够重视.目前,大部分单位领导和会计人员对有效管理电算化会计档案缺乏经验,重视程度不够,只将打印出的纸质会计文件材料归档,没有将电算化会计工作中形成的电子信息备份存储在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的系统性、完整性.（2）对电算化会计档案管理缺乏技术方法.电算化会计档案不具备纸质会计档案的直接利用性,对其进行归档、保存、数据利用等必须在特定的计算机软、硬件系统环境中进行,可是,许多企、事业单位缺乏利用电算化会计档案的技术、方法和意识,没有将会计系统软件及版本很好地保管,造成会计系统软件升级后,会计数据丢失、损毁甚至不能被利用.（3）对电算化会计档案管理缺乏资金投入.按照会计电算化工作规范、办法,运用电算化进行会计核算的单位及部门,应保存打印出的纸质档案和电子档案.可是,一些单位对电算化会计档案管理缺乏资金投入,硬件设备不足,没有电子信息存贮设备、没有高清打印机,致使会计档案达不到规定的保管期限,电算化会计档案管理“双轨制“难以实现.（4）对电算化会计档案管理存在安全隐患.虽然电子信息技术便捷高效、功能强大,但存在安全隐患.
由于计算机技术对会计数据非法修改可以不留痕迹,这种通过现代技术手段实施伪造、篡改及销毁会计档案数据等现象,具有很强的危害性、隐蔽性,利用计算机舞弊发现的难度大.加之,在互联网技术广泛应用的今天,网络信息容易被泄露、窃取、非法篡改.所以,没有健全的电算化会计档案管理制度,又不配备专门的管理人员,极易造成会计档案的人为破坏和自然损坏现象.
3.改进电算化会计档案管理的对策
（1）加强电算化会计档案管理的宣传力度 .要提高社会及领导对会计电算化档案管理的意识,需要通过广播电视、报刊、设置宣传栏等渠道,宣传电算化会计档案管理的法规、规章及国家的财经纪律等,并积极主动地争取单位领导的重视和支持,强化领导对电算化会计档案管理的认识,切实其列入工作范筹,增加设备经费投入、制定管理制度、配备专职人员,不断改善软硬件设施及环境,确保电算化会计档案管理工作有序开展.（2）加强电算化会计档案管理的信息化建设.首先,应加大资金的投入,购置适用的软、硬件设备.由于使用不同的系统软件形成的会计数据的结构有可能不同,致使利用会计档案时产生不能被调阅或者意想不到的失误.因此,应用电算化进行会计核算的单位,除了保存各种版本的会计档案和备份数据外,还应保存相应版本的会计电算化系统软件.为了确保会计电算化档案的真实性、完整性和有效性,使打印出的纸质会计档案达到规定的保存期限,应配备高清打印机,作为输出纸质会计档案工具.另外,应配置适宜安全保存档案的专用库房,并配备防盗、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要设施,以便及时监测、调整、保管利用.（3）加强电算化会计档案的业务基础建设.由于存贮在磁性介质或光盘上的电算化会计档案信息易损毁且不可恢复,在未打印成纸质会计数据材料前,应进行“双备份”,并及时打印输出,要定时进行检查、复制,防止因磁性介质损毁造成会计数据的不完整,及时归档设立备查登记簿,以便利用查考.
对电算化会计档案的各项数据要规定不同的使用权限,同时要建立严格的立卷、归档、保密、保管、借阅、利用、网络安全等审批制度,确保档案齐全完整、安全妥善保管.