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摘 要 会计电算化的实施对于提高财务人员工作效率和会计基础工作水平,实现信息共享具有重要意义.本文针对施工企业的行业性,阐述了实行会计电算化的重要性,并就如何扎实开展会计电算化工作进行了探讨.
关 键 词 施工企业 会计电算化 管理
会计电算化是以电子计算机为依托的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是一个应用电子计算机技术的会计信息系统.它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展为电算化会计信息系统.会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求.会计电算化不仅有利于会计事业的发展,也为企业管理的现代化打下了基础.
一、施工企业会计电算化的重要性
施工企业的工程项目管理具有一定的特殊性,较之一般的商业企业与工业企业, 施工企业的工作性质比较特殊, 大部分工程施工地点分散,流动性很大, 各工程项目部地域跨度也比较大, 企业的总部要想地获取基层单位的财务信息, 传统方式下只能通过来进行获取, 同时二次输入、汇总的工作量也很大,财务信息传递和处理不能满足企业高级管理人员决策的需要, 已无法适应当前经济社会发展的需要.实行电算化后, 总部与基层单位可以通过网络信息系统的形式传递信息,甚至可实时传递,从而使总部及时、准确地掌握和了解基层的财务情况,达到了所有基层单位财务信息总部共享的目的的,同时有利于及时发现财务管理中存在的问题,采取切实措施予以解决,从而提高财务管理水平.
施工企业会计电算化不仅减轻了企业会计人员的劳动强度,提高了会计核算的速度和精度,也促进了施工企业会计人员素质和知识结构的改善和提高,推动了会计理论的发展和会计技术的进步,使得财会人员有更多的时间参与企业财务成本管理和制定更多的基础数据准确的筹资、投资方案供企业高级管理人员决策.
二、施工企业如何实施会计电算化
(一)做好实施前的准备
1、首先要对自身的硬件、软件进行全面摸底,对企业的各项经济业务进行梳理,特别是对于施工企业来讲,特殊的经济业务,要进行认真分析,同时建立业务流程图.
2.做好各项规划工作.
（1）有明确的实施电算化工作目标.有了全面的调查摸底,就能了解自身,制定更好的电算化目标.要明确阶段性目标,同时要考虑到企业的长远战略,结合企业的规模、发展阶段、所处行业来综合考量.
（2）细化实施内容.企业会计电算化系统的实施要涉及多个方面,规划时要明确各部门职责、实施的进度、预计实施完成的时间、定人定岗、明晰职责权利.
（3）制定保障措施.要考虑实施电算化的软、硬件费用,后期维护升级费用,人员培训费用等,做好资金预算,为会计电算化的顺利实施提供资金保障.
3.应根据施工企业会计核算及其财务管理的特点,选择合适的财务管理软件.施工企业的会计核算中,工程施工、工程结算、机械作业等科目涉及的工程项目多、工期长,债权债务科目明细多且需要按工程项目分类,所以应当选择“项目核算”、“供应商或者客户核算”等具有强大辅助性质的核算方式,以实现继续分类或分级,并对项目和供应商或者客户进行分类管理,并且能解决施工企业施工项目的成本核算、材料管理、应收应付等问题的财务软件.选择一款适合企业的软件,现有两种方式：第一种就是直接选用市面上销售的现有软件,第二种就是针对企业的实际情况进行开发.新开发的软件可能与企业行业模式、企业实际较为接近,但成本很高.对于大多数建筑施工企业而言,只要进行简单的二次开发,直接在市面上选择的软件已经能够基本满足企业的各项电算化目标.选择软件时可从以下几个方面着手：①软件功能必须符合企业会计电算化系统的要求.②软件必须有可拓展性,不仅要符合现阶段的要求,还要符合企业战略发展的长远要求.③ 软件的业务模块流程与公司现有的流程协调.④软件的数据采集是否方便,引入引出是否快捷,有无权限限制,打印模块是否美观.⑤演示版测试.可以请软件销售商上门演示,企业请各部门派代表参加演示,提出各自的问题,看是否可以在以后选购的软件中得到解决.
4.组织企业会计人员的培训.
实施会计电算化后,企业财务人员工作的职能和分工发生了变化.许多企业的会计电算化人员经过短期培训后就上岗,对微机的软硬件知识了解并不多,容易出现误操作,严重的会导致系统崩溃.因此,企业在配备会计电算化工作人员时,除应要有会计专业人员外,还应设置计算机专业人员,做为系统维护员,以维护软件的正常运行.施工企业财务人员分布较广,集中起来比较困难,针对这一问题,应采用以点带面、重点用户培训的方法.应首先重点培训基层财务骨干人员,对其进行财务软件操作培训,并按照企业制定的实施方案进行实战练习,最终通过财务骨干人员的作用,来带动其他财务人员的会计电算化水平逐步提高.
5.制定会计核算制度.
施工企业在实施会计电算化时,应制定较为详细的会计核算制度,这是企业实施会计电算化进行会计核算、财务管理工作的基础.对于施工企业来说,在制定会计核算标准的过程中,应由企业财务主管牵头,较高层次的财务管理人员参与,并由具体业务人员进行反复详细的测试,最终制定出具有统一性和可操作性的会计核算制度.
(二)组织实施会计电算化
由于施工企业的项目多且分散,核算点多,因此在实施会计电算化时,应由能够熟练掌握实施方案和操作熟练的总部电算主管及基层财务骨干人员组成电算化小组,其主要任务是配合财务软件公司的技术人员安装硬件、软件并对基层财务人员进行指导.因为施工企业的项目多、面广, 债务债权单位变动大, 容易造成代码混乱, 要使计算机准确便捷地分类、汇总处理财务信息, 就必须根据企业的需要设置规范统一的科目代码和详细的会计核算标准,科目代码的统一,核算标准的统一是企业实施会计电算化的基础.在进行代码设置时需要注意, 应在满足企业管理需要和方便计算机处理的前提下,保证总部与基层单位的科目代码一致, 以方便基层单位及时上传数据, 总部自动汇总报表,及时进行实时的会计监督和财务分析工作.
施工企业会计科目设置应注意以下几点：
1、资产类科目.应收账款是施工企业应该关注的科目,在应收账款下应设置应收工程价款、已收工程款、接收甲方材料、其他等明细科目.应收工程价款收入是与建设方按月结或按工程形象进度结算的累计已完工程收入.现在的工程项目很少有预付款,因此可以把已收工程款等作为应收账款贷方反映.接收甲方材料反映建设单位直接供应材料的金额,有利于与建设单位进行对账以及工程的竣工结算.固定资产、库存材料、低值易耗品等资产类科目应结合企业实务资产管理制度的要求,以资产类别名称或以存放地点来设定二级明细科目.对资产品种类别复杂、数量较多的企业可以考虑使用固定资产、存货核算模块进行明细核算.对于实物资产较少的企业,可以采用数量金额记账格式,直接在总账模块使用明细账来进行核算.
2、负债类科目.应付账款涉及到施工企业日常的资金管理,是负债类中最重要的科目.由于施工企业工程项目多,应付账款必须按工程项目进行分类,这样既有利于资金收付管理,同时按项目分类还有利于企业项目成本报告期能及时入账,防止成本的遗漏进而违反配比原则.
3、成本损益类科目.工程施工是施工企业统计项目实际成本的科目,按人工费、材料费、机械费、其他直接费、间接费用、分包成本等设置二级明细.同时按工程项目设置辅助核算,方便按项目查询上述二级明细费用,有利于企业对成本进行控制.期间费用按企业管理要求设置明细,要有利于反映企业的预算控制情况.
(三)进一步开发改进软件应用功能
按照施工企业的特点, 要真正有效地发挥财务电算化的优势, 还需要进一步开发成本预算管理、合同管理、项目预测决策分析等功能模块.发挥财务软件在成本预算管理、合同管理、预测决策分析方面的作用对于企业管理有着十分重要的意义.施工企业应不探索发挥财务软件功能的新路子,真正强化财务工作在施工项目上的管理作用.