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摘 要 ：随着我国会计电算化工作的不断发展,产生了大量的电子会计文件,这便为档案管理工作增加了新的内容.因此必须加强会计电算化系统的档案建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,更好的为经济建设服务.
关 键 词 ：会计电算化；会计档案
一、电算化会计档案的内容与特点
电算化会计档案主要包括存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据.按照《会计档案管理办法》规定,采用电脑进行会计核算的单位,应当保存打印出的会计档案.具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财务部、国家档案局备案.电算化会计档案与传统的会计档案相比,有其自身的特点,主要表现为：
1.存贮范围扩大.电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了,电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外,还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息,如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转帐公式及其他计算公式、检验公式等.
2.存贮形式更多.作为传统审计对象的凭证、帐簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变,会计数据不但以打印输出的纸质形式存在,还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上.磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效.
3.存放方式更严格.由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘等,而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响,因此,存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施.
4.对档案管理的要求加强.电算化会计档案的管理和利用受会计软件的种类和版本的影响,实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本和种类就越多,电算化会计档案只有得到科学的管理,才能被正常的利用.
二、目前会计电算化下档案管理存在的问题
1.完整性、安全性不高.电算化会计实施时间不长,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性.
2.档案管理人员的业务素质不全面.目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识,造成电算化档案管理工作整体水平不高,制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展.
3.会计档案管理制度不完善.由于没有完善的、针对电子文件的制度规范,电算化会计档案的归档工作处于无序状态.归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法,只归档纸质文件,将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表.
4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才.电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,所以会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可.
5.电算化会计档案载体存在的问题.电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表之外,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及全套文档资料.由于会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,并且发现难度非常的大.另外,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响.
三、如何改善电算化下的会计档案管理
最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改.完善电算化下会计档案管理各项制度：
1.建立电算化会计档案的归档制度.会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表.
2.建立电算化会计档案的保管制度.根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作,按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的着录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片.
3.建立严格的借用手续制度.查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续,外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准.
4.建立电算化档案定期备份制度.电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏.提高会计部门人员素质,完善人员配置结构.
5.建立分权限调用制度.对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限.普通数据,可较大范围共享；涉及单位机密的数据,仅供特定的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用.通过这样的设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能.
总之,电算化会计档案管理既是一项重要的会计管理工作,又是一项重要的档案管理工作,各单位应依据电算化会计档案形成的规律和特点,进一步加强和改进管理方法,充分发挥网络时代的会计档案信息优势,提高电算化会计档案利用效率,为领导决策服务,逐步使电算化会计档案走入正轨,真正使电算化会计档案在会计工作中发挥出应有的作用.