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随着我国高等教育由纯粹的非盈利性机构向多元化投资和产业化管理的转变,高校教育成本核算的必要性日益凸显,而高校生均培养成本则是衡量高校教育成本的最直观、最准确的指标.高效生均成本的信息化,有助于更加准确、高效地建立成本核算体系,并进行成本的查询、分析和预测以及控制.由于信息系统只需输入基本的原始资料(如记账凭证等),就可自动完成归集、分配、汇总、结转等一系列过程,从而将更多会计人员从繁重的重复性劳动中解放出来,进而开展成本预测、分析以及控制等具有重要意义的工作.
一、高校生均成本信息化体系建立
(一)高校生均成本信息系统结构根据会计信息化的一般步骤,将其分为资料输入、数据处理、信息输出和成本管理四个基本步骤,同时各个步骤下分设不同模块,以各种报表和凭证等资料为基础,结合成本会计学以归集分配为中心、汇总结转为目的的基本原理.通过表格、图表等多种方式输出,有效地辅助成本控制和管理,从而建立高校生均培养成本信息系统,其各部分的具体构成如下：一是成本资料输入.由于日常会计核算过程中的账务信息较为零散,并非完全属于成本信息,因此成本信息需要经过一个初步的筛选过程.高校生均成本的核算应有充分的具有针对性的依据,包括准确无误的会计报表、手续齐备的原始凭证、经济分类的辅助核算、严格界定的成本构成等.由于成本信息的依据必须真实可信并划分合理,所以建议采用原始资料筛选后再录入的方式.二是成本数据处理.对于输入的成本信息资料,按照成本会计学的方法进行确定成本计算对象、周期,确定成本项目、设立会计账户,然后进行各个项目的归集,对于同时属于几个项目的费用进行合理分配,最后通过汇总和结转得出高校学生培养成本,这里的成本专指学校为培养学生所耗费的活劳动和物化劳动的价值总和,不包括受教育者自己负担的费用和机会成本,具体包括教学费用、学生事务费用、教学辅助费用、行政管理费用等.本部分分为三个模块――预备处理模块、归集分配模块和汇总结转模块,具体见图1、2、3.三是成本信息输出.成本信息的输出方式主要包括四种：毕业生均成本,即高校平均培养一名学生从入校到毕业的过程中所形成的成本；学生年均成本,即高校一年的成本计算期内平均培养一名学生所形成的成本；专业生均成本,即高校某专业平均培养一名学生从入校到毕业的过程中所形成的成本；学位生均成本,即高校平均培养一名某种学位(专科／本科／硕士／博士等)学生从入校到毕业的过程中所形成的成本.还可根据实际需要增设其他的生均成本项目输出,如分类生均成本(文／管／法／理／工／农／医／艺)等.四是成本计划管理.计算出生均成本后,依据各类成本表,分析成本变化、努力降低成本,从而达到成本控制的目的；同时还可以参考现有成本进行未来成本预测、以便对于未来发展进行规划.
(二)高校生均成本数据预备处理一是成本对象和计算周期.在成本数据处理部分中的预备模块中,需要选择成本对象和成本计算期,推荐以高等教育服务为成本对象,以财政年(公历1月1日到12月31日)为成本计算期.一般高校会计年度自1月1日起至12月31日止,高校教育学年制大多为9月1日至次年8月31日,如果以学生作为成本对象,则按学年核算比较科学符合教育规律,但如果以高校提供的服务为成本对象,与会计年度保持一致,不仅可以减少工作量、而且可以增加核算的准确性.二是成本项目和账户设立.对成本项目的确定,推荐许多研究提倡的新成本构成项目如图2所示,这种构成方法的设立参照了企业的成本项目,分为直接费用和间接费用两大项.此外,还有研究提议按照“教学费用”、“管理费用”、“财务费用”、“修缮费用”、“折旧费用”五项设置成本项目.对于会计账户设立,所有的费用最后可以通过结转进入“教育成本”账户.因为高校机构设置体系庞杂,故最好设置分级账户.三是成本数据归集分配.成本核算的中心就是归集分配,其过程参看图2,高校教育成本的归集过程要注意各种费用的划分,尤其在划分是否计入当期费用的界限时,推荐用“权责发生制”代替我国现行《高等学校会计制度(试行)》中规定的“收付实现制”.使用“权责发生制”,所以前述的其他间接费用中才会设立“待摊费用”、“预提费用”等项目,即跨越不同期的费用需要按照权责重新归集,归集完成后进行成本分配.分配的过程中直接费用项目的教材资料费可用数量与单价乘积为分配基础直接分配,间接费用项目可以采用折算标准学生或标准学分的方法进行分配.四是成本数据汇总结转.根据不同的成本计算方法,对于各成本分配表进行汇总,具体过程如图3所示：其中类别法计算不同类别培养成本是指“文／管／法／理／工／农／医／艺”等学科性质分类,反映人才结构的横向培养成本差异,比较宏观和概括,而要达到具体细致的比较则可以采用专业法进行不同专业培养成本核算；作业成本法计算的不同学位培养成本是指“专科／本科顾士,博十”等取得学位种类的不同,反映人才结构的纵向培养成本差异,若要具体细致地比较,则可以采用进行不同年级培养成本核算.对于未能及时合格毕业的学生,按照类似企业不合格品的成本核算处理方式,计算不合格品损失,然后进行毕业生和在校生之间分配.为了简化计算,也可采用一些研究提倡的“约当合格毕业生法”将这两个步骤合二为一.五是成本电算软件设计.设计友好的电算系统人机界面,用户可以通过简捷明了的界面操作完成整个高校生均培养成本的基本原始资料输入,各成本项目的归集分配和总成本的汇总结转,从而计算出相应的高校生均培养成本指标值.程序开发采用最常用的Visual Basic语言编写,数据处理部分通过嵌入Microsoft Office Excel的OLE对象进行,并充分利用Excel的VBA宏功能进行构建,设计原理简明易懂,符合高校会计人员的日常办公软件使用习惯.
二、高校生均成本分析预测算例及其意义
(一)高校生均培养成本分析实例高校生均培养成本信息系统的实用性强、操作简便,尤其是Excel的分析工具和曲线绘制功能为软件的成本分析部分提供了强大的工具支持,现参考一研究的实例的应用来说明.对某高校9年间(1995年一2003年)的高校教育成本进行了逐年预测并与实际值对比计算结果如表l所示.采用四种不同的预测方法,通过Excel的VBA宏代码编写,最终进行逐年的成本预测与实际值对比如表1所示.从表1可以看出“指数平移”和“移动平均”两种方法因为充分考虑到了近期趋势的影响,所以得出的预测值比较接近真实值.由于这9年来的成本一直处于指数上升阶段,所以纯理论预测值始终低于实际值,可以采用其他的二次移动平均法、二次或三次指数平滑法进行校正,更好的方法是结合定性分析法,如个人判断法、专家会议法、德尔菲法等进行预测趋势调整.
(二)高校生均培养成本信息化意义高校生均培养成本作为一项反映高等教育逐步进入市场迈入产业化经营过程中的重要指标,其准确、快速、合理的计算具有十分重要的意义,而会计电算化乃至信息化系统的迅猛发展,为这一目标的实现提供了良好的条件；本文结合众多研究成果,对利用现行高校会计制度进行成本核算做了相应的分析,建立了高校生均培养成本的电算体系,同时确定了诸多计算规则,其后充分利用了常用的Microsoft Office Excel、VisualBaisic语言、VBA宏、分析工具库等工具,设计了友好的人机界面,开发了高校生均培养成本电算系统软件,最后以某高校的实例着重对于生均成本预测做了详细探讨,该研究成果有助于促进国家财政部门对于拨款和高校办学计划的调整,也便于公众对于高等教育发展的成本状况进行了解.