生产流程中的信息需求与查询设计

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【摘 要 】 在REA公司本体论框架下的公司级会计信息系统中,生产流程是公司内部一个重要的业务流程,它联接起公司内其它4大业务流程.生产流程中主要的信息需求分为四个方面：资源、事项、参与者以及关系.在Microsoft Access环境下、一个基于一批预定面包的生产过程案例中,而且公司整体数据库中相关典型对象的关系型数据表已经设计完备的基础上,本文重点阐述了会计信息系统中6种核心关系的典型用户需求,并且为财会相关人员等提供了针对性的信息查询设计方案.这6种重要关系分别是预留、二重、参与、资源流、履行、联接.

【关 键 词 】 REA 会计信息系统 生产流程 信息需求 查询设计

公司级会计信息系统是公司集成管理信息系统的一个基于会计视角的子集.REA公司本体论提出站在公司外部无关方的立场上,通过考察公司资源的位置移动、交换过程和价值变化来理解公司的经营管理和会计信息工作.REA公司本体论为公司级会计信息系统的分析与设计提供了崭新的视角.基于REA公司本体论框架的公司级会计信息系统同样包含5大基本业务流程,其中的生产流程是联接采购流程、销售流程、理财流程和人力资源流程的会计信息系统的一个重要组成部分.

对于生产流程而言,最常见的信息用户包括公司管理层、生产人员、会计人员和审计人员.通常没有公司外部信息用户直接与公司的生产流程相联系.生产流程的结果会间接地汇总到会计人员编制的财务报告的各个项目中,然后对外报送.

我们在分析生产流程中的每个实体和关系的基础上,用设计查询的思路来满足生产流程中的信息获取需求.本文中提供的查询不是一个复杂的查询集合,却能较好地满足会计信息系统运用过程中,会计审计人员的很多日常业务上的信息需求.为了阐述的便利,我们的实例情境是在一家面包房中,围绕客户订购的一批面包的生产流程展开论述.

一、资源信息查询

公司会计人员通常在资源类型级别上确认、计量和跟踪存货中的原材料和完工产品.因此,公司会计人员可能需要类型级别上或者更详细的信息查询.工人是典型的、在类型级别上得到确认、计量、跟踪记录的一项经济资源.设备和其他营运资产通常也需要分别确认,但是这些资产通常在更抽象的目录级别上进行确认、计量和跟踪记录.本案例中用到的典型经济资源数据表如“完工面包类型”数据表（CookieIDPK,Description,UnitsPerPackage,ListPrice）.

大多数公司都会为成本或价值超过某一规定值的每一项营运资产指定一个标签,同时也会在目录级别上跟踪记录那些属于该目录的资产,诸如家具、计算机配件,或者办公设备等.鉴于生产流程中的原材料和设备资源同样都是经过采购付款流程购入的,而完工产品是经过销售收款流程售出的公司经济资源,所以任何仅仅针对资源数据表的查询都非常相似,利用单表查询命令即可直接显示结果.

二、事项信息查询

生产转变流程中最常见的事项就是材料领用、材料投入、工人操作、设备运转、生产下单,以及生产运行.针对以上每个事项,用户都可能需要以下信息：（1）每个事项实例的详细信息,诸如发生了什么事项、何时开始、何时结束、在哪个工作场所发生.（2）满足特定条件的每个事项实例的详细信息,诸如在某一特定时期内或者某一特定工作场所发生的那些特殊事项.（3）某一特定时期内发生的每个事项类型的所有事项实例的汇总信息,例如一个月内生产的生产批次汇总信息.（4）某一特定时期内发生的、满足特定条件的每个事项类型的所有事项实例的汇总信息,例如一个月内生产的生产批次汇总信息.

本案例中典型的经济事项数据表如“烘焙批次”数据表（BatchIDPK,StartTime,CompletionTime,ScheduledQuantity,ActualQuantity,SupervisorID）.

三、参与者信息查询

因为在生产流程中通常不涉及外部参与者,所以参与者信息查询都是围绕不同类型的员工展开的.在生产流程中的员工通常都是生产主管、生产工人、仓库管理员.本案例中典型的参与者数据库如“生产工人”数据表（EmployeeIDPK,EmployeeName,EmployeePhone,SupervisorID）.

因为面包烘焙案例中的参与者数据表只包括员工编码、员工姓名和三个字段信息,所以可以构造的查询并不多,不外乎员工名单和信息.但是,现实商务世界中一个完整的数据库通常包括员工的很多属性信息,这样才能为决策者们提供更加有用的信息,如生日、住址、职位、教育培训、业绩考核等信息.

四、关系信息查询

将不同的资源、事项和参与者数据表中信息通过关系结合起来可以提供比单个数据表查询结果更有价值的信息.生产流程中典型的关系有二重关系、资源流关系、参与关系、履行关系、预留关系、联接关系等,分别阐述如下：

1、二重关系

在生产转变流程中的二重关系表达的是转变而非交换.输入的原材料不是用来交换完工产品的,而是这些原材料被转变成为完工产品.二重关系连接起原材料实例、设备运转事项和投入原材料生产完工产品的工人操作事项.

在面包烘焙的案例中,典型的二重关系数据表如“二重关系-烘焙批次-原料投入”数据表（BatchIDPK,IngredientIssuanceIDPK）、“二重关系--烘焙批次-工人操作”数据表（BatchIDPK,LaborOperationIDPK）、“二重关系-烘焙批次-设备运转”数据表（BatchIDPK,MachineOperationIDPK）等.

二重关系的信息查询可以发现以下信息：（1）哪些工人操作或设备运转或原料投入与生产批次WJ1相关,哪些工人操作或设备运转或原料投入与生产批次WJ2相关,（2）每个烘焙批次各发生了多少次的原料投入事项,（3）算上设备运转时间,生产批次WJ1总共耗用了多长时间,其中工人操作占用了多长时间等. 2、资源流关系

信息需求可以在事项、资源或资源类型级别上综合查询,也可以在更加详细的级别上查询.这些信息可以分别使用,也可以用作趋势分析的一部分,用以预测未来的经济事项及其预期对资源或资源类型的影响.本案例中典型的资源流关系数据表如“资源流关系-烘焙批次-完工面包类型”数据表（BatchIDPK,FinishedCookieTypeIDPK）等.

查询设计举例：请查询2014年8月15日总共生产了多少个加糖豆的甜面包?这些面包是在哪些烘焙批次事项中生产的?

设计方案：我们使用CookieTypeID字段将完工产品类型数据表和二重-烘焙批次-面包类型这两张数据表连接起来,就可以确定哪些烘焙批次事项是针对加糖豆的甜面包而发生的.我们使用BatchID字段将二重-烘焙批次-面包类型数据表和烘焙批次数据表这两张数据表连接起来,加上Date等于08/15/2014作为限制条件对ActualQuantityProduced字段进行求和. 查询运行后,Microsoft Access 2013系统会在屏幕上显示答案信息.

3、履行关系

在生产转变流程中,履行关系表达了生产下单事项、生产运行事项、材料（或工人、设备）领用、材料（工人或设备）投入之间的关联.

生产转变流程中的履行关系信息查询通常包括：

（1）确认未履行的承诺事项,即哪些生产下单事项发生后,而与之对应的生产运行事项却还没发生,或哪些材料领用事项发生后,而与之对应的材料投入事项还没发生等等.

（2）确认已经履行的承诺事项,即哪些生产下单事项发生后,与之对应的生产运行事项也已经发生了,或哪些材料领用事项发生后,与之对应的材料投入事项也已经发生等等.

（3）确认没有承诺事项对应的经济事项.即哪些生产运转事项发生后,而与之对应的生产下单事项却还没发生,或哪些材料投入事项发生后,而与之对应的材料领用事项还没发生等等.

（4）计算承诺事项和对应的经济事项在发生时间上的时间间隔.即某一生产下单事项发生后,多长时间之后才发生对应的生产运行事项,或者某一材料领用事项发生后,多长时间之后才发生对应的材料投入事项等等.

（5）确认承诺事项的结果.即某一生产下达事项发生后,由哪一个或哪几个生产运行事项履行了该承诺,或者某一材料领用事项发生后,由哪一个或哪几个材料投入事项履行了该承诺等等.

在面包生产案例中,典型的履行关系数据表如“履行关系-原料投入-原料领用”数据表（IngredientIssuanceIDPK,IngredientRequisitionIDPK）等.通过履行关系的可以设计的查询举例：请查询有多少次的原料投入事项是与原料领用事项无关的.

设计方案：我们将原料投入数据表和原料投入-履行-原料领用数据表连接起来,设定查询条件为“select IngredientRequisitonID等于null”,并设置显示结果字段中包含来自原料投入数据表的IngredientIssuanceID字段,以及来自原料投入-履行-原料领用数据表的IngredientRequisitionID字段.查询运行后,系统会将问题的答案作为查询结果显示在屏幕上.

4、预留关系

生产转变流程中的预留关系表达了诸如生产下单和材料领用之类的承诺事项,与承诺增加或减少的资源之间的关联.因此,我们通常在查询中使用预留关系来满足承诺事项对资源的最终影响的相关信息查询,或者用于承诺事项所涉及到的资源信息查询.

在面包制作案例中,典型的预留关系数据表如“预留关系-生产下单-完工产品类型”数据表（CookieIDPK,BakingOrderIDPK,QuantityReserved）等.通过预留关系设计的信息需求查询举例：生产下单事项PO0006承诺生产什么类型的面包,计划何时生产?

设计方案：我们先将预留-生产下单-完工产品数据表、完工产品类型数据表,以及生产下单数据表这三张数据表连接起来,然后设定查询条件为“select BakingOrderID等于PO0006”.查询运行后,屏幕上会显示出：生产下单事项PO0006承诺生产36个花生黄油面包.

5、参与关系

生产转变流程中的参与关系通常表达了生产下单、材料领用、材料投入、设备运转、工人操作、生产运转,以及这些事项的授权人员（通常是生产主管）、完成人员（通常是生产工人或仓库管理员）之间的关联.因此参与关系通常被用来涉及查询以满足确定事项的参与者或者某一事项具体是由哪些员工参与其中之类的信息需求.

在面包制作案例中,典型的参与关系数据表如“参与关系-烘焙批次-生产工人”数据表（BatchIDPK,EmployeeIDPK）等.可以通过参与关系设计的信息查询举例：经手原料投入事项RM0012到RM0014的仓库管理员的姓名和是什么?

设计方案：我们先将原料投入数据表和仓库管理员数据表连接起来,然后设定查询条件“IngredientIssuanceID in RM0012 and RM0014”,并设定结果显示字段为ClerkName和ClerkPhone.查询运行后,屏幕上显示出该仓库管理员的姓名和.

6、联接关系

生产转变流程中的联接关系通常表达了完工产品和原材料之间,以及完工产品和工人类型之间的关联.和以前介绍的一样,会计人员需要获取的完工产品和原材料之间的关联信息通常通过公司物料清单凭证来实现,而完工产品和工人类型之间的管理信息的获取通常通过生产清单凭证来实现.

在面包制作案例中,典型的联接关系数据表如“联接关系-原料-完工产品”数据表（CookieTypeIDPK,IngredientIDPK,QuantityNeeded,UnitOfMeasure,CookieBatchSize）等.可以通过联接关系设计的信息查询举例：哪些完工产品类型中含有红糖? 设计方案：我们先将完工产品类型数据表、原料数据表、联接-原料-完工产品类型数据表连接起来,然后设定查询条件“Ingredient.Description等于“brown sugar””,并添加显示字段FinishedCookieType.Description.查询运行后,屏幕上显示出含有红糖的所有完工产品类型的信息.

最后请注意,在使用Microsoft Access尝试以上各项查询时,由于系统输出结果格式的复杂性,您的查询中涉及日期或时间字段计算的计算结果可能毫无意义.为了确保时间或日期的计算结果有意义,会计人员需要使用Visual Basic7.0编码来实现查询.但是相关的知识已经远远超出了通常会计学的知识体系.

（注：本文得到了“教师队伍建设-2014年北京市职业院校教师素质提高工程专业带头人培养计划（项目代码：PXM2014_014260_000033）”的资助.）

【参考文献】

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[4] C.L.Dunn,J.O.Cherrington,and A.S.Hollander.：Enterprise Information Systems（3rd edition）[J].New York,NY：McGraw-Hill Irwin,2005.

[5] W.E.McCarthy.The REA Enterprise Ontology An Events-Based Foundation for the New Generation of Business Information Systems Within and Between Enterprises[R]. Scheduled Keynote Speech to CONFENIS 2007―The IFIP International Conference on Research and Practical Issues of Enterprise Information Systems,Beijing,China,October 2007.