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[摘 要] 煤炭企业作为我国最有影响力的能源企业,其内部控制制度的完善程度与否直接关系到煤炭企业未来的发展,由于货币资金具有高度的流动性和较高的控制风险,更是煤炭企业生存与发展的基础.本文就煤炭企业货币资金内部控制制度的建立和完善做了一些初步的探讨.
[关 键 词 ] 煤炭企业 货币资金 内部控制
煤炭企业在实施会计核算的过程中,结合企业自身的经营管理实际,根据货币资金业务的特点,设计一套切实可行的货币资金控制制度和核算方法,对于保障单位资产安全完整、提高资金周转速度和使用效益,加强货币资金的控制与核算都具有重要意义,也更有利于煤炭企业内部控制制度的完善.但是目前大部分煤炭企业的内部货币资金控制制度是不太完善的,在、银行存款等方面都存在不少的漏洞,这些都必须完善.
一、 煤炭企业货币资金内部控制存在的漏洞分析
1. 收支业务存在的漏洞
(1)随意更改凭证金额,少列、多列总额,虚构报账内容 .煤炭企业会计或其他经办人员利用工作上的便利条件或凭证上的漏洞,随意更改、收据上的金额,贪污相应款项,或是通过添加和虚构经济业务内容与金额,将多余占为己有.出纳或收款人员故意将收入或支出合计数算错,或者多计支出日记账合计数,致使收入日记账合计数少于支出日记账合计数,从而将多余库存占为己有.
(2)收款不开任何凭据,开出票据不一致,销毁票据、盗用.出纳或收款人员利用经手的机会,在收入时既不给付款方开据收据或,也不报账和记账,而是直接将占为己有.出纳或收款人员开票时利用套写或假复写的方法,使联与记账联不一致,将差额部分占为己有.会计或出纳人员销毁收入的票据,从而将票款私吞,或用的向客户开票,重复收款或报销.
(3)、支票收入对冲.出纳或收款人员在收到后不及时存入银行,在收到相同金额的支票时把支票入行,最后把收入的出账联凭证和支票的送行单一起入账,而支票收入的出账联凭证不入账,则挪用.当事人采用这种张冠李戴的方式,经常以支票未到账为借口,从而达到挪用的目的.
2.银行存款收支业务管理存在的漏洞
(1)私自提现、支票套物,私自背书转让,出借支票.会计或出纳人员私自签发支票,用于提现或采购商品、物品,不留存根,不记账,不做帐,将所提或所购商品、物品据为己有.会计人员将收到的转账支票、银行汇票、商业汇票及银行本票等票据私自背书转让给与个人利害密切联系的单位或者个人,以达到变相侵吞、占有公款目的.
(2)涂改银行对账单.会计人员私自提现,然后通过涂改银行对账单上的发生额或余额,使银行对账单与银行存款日记账金额相等或平衡,以掩盖银行存款已少的事实.
(3)多头开户,套取利息,截留公款.会计人员利用个别银行间相互拉客户的机会,私自利用企业印章在其他行开设存款账户,对收进的款项存入私设的户头,等期末再存入单位账号,从而将私存期间的利息占为己有.
二、煤炭企业货币资金内部控制制度的建立与完善
1.货币资金业务的职务相分离
负责应收账款项目的人员不能同时负责收入账的工作,与之相对应的,负责应付账款项目的人员不能同时负责支出账的工作,负责调整银行存款账的人员应与负责银行存款账、支出账、应收款、应付款的人员相分离,保管支票簿的职员不能同时负责支出账和调整银行存款账,货币资金支出的审批人应同出纳员、支票保管员和记账员相分离.
出纳或收款人员不能既收款又同时负责或收据,应与开票员的职责分离.如果煤炭企业规模较小,人员配备不齐全,则应配备专人负责或收据的核对工作,煤炭企业如果规模较大的,出纳员应将每天收支数登记在出纳备查簿,日记账与总账应由其他人员登记.
2. 库存与银行存款控制
煤炭企业库存必须控制在规定限额之内,收入的应及时送存银行,当天未能及时送存的应集中存放在保险箱内.收入不得坐支,出纳员应做到库存日清月结,财务主管部门或负责人应对库存进行定期和不定期的检查.对银行账户的开立、管理等要有具体规定,不能在同营业网点开立账户,不能同时跨行开户、多头开户或随意开户,也不能将单位公款以个人名义私存,以防有人在开设银行存款户中谋取私利.
负责银行对账单调节和银行存款账面余额的职员不能同时负责收入、支出或编制收付款凭证业务,以防止应记但未记入企业收入账或支出账的不正当行为被掩盖起来.要加强与同城和异地单位之间往来款项的核对,确保货币资金支付合理,及时回收.负责银行往来账调节的职员应直接从银行取得银行对账单,并就银行存款账同银行对账单进行核对调节.核对时,不仅要对每笔未达账进行核实,还应注意银行对账单的日期.
3.企业定额备用金与财务印章的管理
煤炭企业对一些日常发生的小额零星支出,可建立定额备用金制度加以控制.基本要求是煤炭企业应该确定哪些定额备用金需要建立,最经常的有差旅费、工资备用金等,同时确定每笔备用金金额,备用金的多少应根据企业实际情况来定.通常情况下,除工资备用金外,其他备用金的金额不宜过大.备用金金额确定后,它就是一笔固定的金额,任何超出该定额的支出都需要获得特定的审批.
特定备用金的保管人不能同时负责其他备用金、收入和支出的审批以及该项备用金的补充和支付记录,备用金的使用必须有等原始凭证来证明该笔支出,原始凭证应由备用金使用者和审核人同时签字才能生效.在特殊情况下,备用金支付必须得到事先批准.当备用金金额在规定数额以下时,备用金保管人可将已支付凭证交财务部门批准后,由出纳按定额补足该备用金.财务印章控制也是煤炭企业内部资金控制不可或缺的环节,一是印章在不使用时,必须与支票分开存放,二是保护财务印章的安全,印章应该有专人保管,对保管印章的人进行备案,并对每一次使用作记录,严禁一人保管支付款项所需要的全部印章,严禁未经批准在票据上签章.