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高等学校教材管理是学校教育的一项重要基本建设,是反映学校教学水平与学术水平的重要标志之一.在对高校教材审计过程中,学校教材在经济、管理等方面存在很多问题.究其原因,主要是教材管理的内部控制制度不健全、不完善,甚至是内部控制制度的缺失.因此,加强高校教材内部控制制度审计,建立健全教材管理的内部控制体系,使其真正发挥作用已迫在眉睫.
一、高校教材内部控制制度的重要性
高校教材管理的内部控制制度,是为满足学校教材供应的组织、业务和管理目标的需要而设计,主要包括：保护资产安全、确保各种信息资料的可靠,有利于领导决策、促进管理方针的传达和贯彻、提高工作效率有关的内部管理控制.其主要作用是：控制单位内部一切经济业务严格按照计划规定的预期目标进行；及时发现和纠正偏离目标的行为；促进国家的财经政策、法令制度得以贯彻执行；有利于保证财产安全完整、堵塞漏洞、防止与减少损失浪费,防止和查明贪污盗窃的行为；促进会计资料和其他业务资料的可靠性,以保证提供真实的会计信息和管理信息；有利于工作效率和人员素质的提高等.严谨的内部控制,不仅可以对单位经营管理的各个方面实行全方位的有效控制,而且可以把各项经济活动全方位置于经济监控之中.只有当内部控制纳入单位的基础建设内,成为单位机体的一部分时,才最为有效,才能帮助单位提高管理水平和管理质量,对动态的环境作出快速反应.
二、高校教材内部控制存在的问题
(一)内部控制制度不健全目前多数高校教材中心对建立内部控制制度不够重视；内部控制制度不全面,没有覆盖各个业务领域和操作环节；岗位责任制和安全责任制不明确,管理工作不规范；管理手段落后,对人、财、物的管理依靠单一的手工作业.具体表现在：教材征订缺乏计划,审核不严格,易出现错订、漏订等情况；教材更换频繁,影响课前到书率,同时也造成了资金浪费；教材库存管理出入库没有严格按照财务制度进行,有的单位甚至未设立“材料”账,出入库没有凭证,账目不清,没有进行科学分类,对积压库存也未进行科学地处理；教材的供应和发放缺乏相应的规范管理,导致教材供应周期长,调剂不灵活,人为导致发放秩序混乱等.
(二)会计基础工作不规范由于教材管理工作不规范,致使会计工作秩序混乱、核算不实而造成会计信息失真现象严重,具体表现在：未按财务制度要求建账,有的虽已建账但账目混乱；账外设账或做假账,隐瞒单位真实的财务状况和经济成果；违反财政纪律,擅自截留、转移折扣收入,私设“小金库”；会计严重,财务报告以虚假业务资料进行核算,人为捏造、篡改会计数据；内部管理混乱,缺乏必要的内部牵制制度；未按规定进行财产清查,账实不符,大量潜亏隐藏在库存中.
(三)内部控制制度执行不力内部管理多强调灵活性,使内部控制制度流于形式,失去了应有的严肃性.主要是岗位设置和人员配置不当,业务交叉过杂,人员过多,缺乏相互分离、相互制约和相互监督；岗位间缺乏相互联系和协调,往往是上一个环节出差错或漏洞,下一个环节的岗位人员出于各种考虑,不制止也不纠正或补漏；会计的事前审核、事中复核和事后监督流于形式；职责不清、权限不明,未将内部控制的长效管理机制与“职”、“责”、“权”、“利”紧密结合起来.
三、高校教材内部控制审计的重点
(一)教材采购过程的内部控制审计近年来,高校教材采购途径发生了变化.在审计过程中,应对采购过程中的相关内部控制制度、系统及结构进行监督与控制,从单位权责划分、履行授权批准程序、建立和健全内部控制制度,对各方面进行严格监督与控制.(I)采购计划的审计.在审计中重点核查教材采购计划是否合理,是否按照教学大纲、教学计划,从教材征订目录中选定,是否是适合各使用单位的高质量教材,是否根据学生人数确定预订数量等.(2)采购前招投标过程的审计.在审计中重点核查采购计划、供应商的选定、询价、合同订立与执行等不相容职务是否由不同部门牵头办理,中标合同主要条款是否齐全、合法、有效；中标单位履行合同情况如何等.(3)教材购置审计.其审计内容包括：教材购置是否按年度计划或中标方案进行；教材购置量增减是否经过可行性研究与审批；教材采购人员和保管人员是否分别设专职人员负责,实行职务分离控制.
(二)教材运行资金的内部控制审计对教材资金筹集、调度、使用、分配等实行严格控制,防止资金体外循环；对各项成本费用支出实施严格的监管,防止舞弊行为.(1)运行资金的审计.学校教材管理作为财务处的一项代管项目,资金管理上应强调计划性和协调性.在审计过程中,重点审查资金审批制度,查明其授权批准控制是否明确,规定授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理人员是否在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员是否在授权范围内办理业务.审查其费用管理制度,确定费用预算,从而严格控制非特殊超预算支出.(2)教材商业折扣的审计.为严肃财经纪律,《教育部关于严禁直属高校在经济往来中违规收受回扣的通知》中明确规定“为学生代销物品产生的折扣收益,除去必要的劳务开支外,应主要让利于学生”.而教材作为学校为学生销物品之一,理应尊重学生的消费权,另外应将教材折扣收益让利于学生.在审计过程中,重点审计内容包括：教材商业折扣是否在财务处设置独立账户进行核算；是否严格按教材征订中标方案中的商业折扣率结算,是否实行明折明扣；是否存在私自截流、挪用或私分现象等.(3)教材商业折扣在扣除管理教材必要的开支(如市内运杂费、装卸费、书库正常报废报损等)外,是否将让利返还给学生.
(三)库存教材的内部控制审计教材库房的科学化管理是高校教材管理工作的重要环节.教材中心应制定科学的库房工作人员守则和管理制度,提高库房里设备的完好率和利用率.库房管理的重要控制环节包括：(1)入库验收.教材入库时必须有规范严格的验收制度.建立教材入库手续,凡入库教材,均须拆包验收.(2)登记上账.拆包后应认真核对所注明的教材名称、作者、版本、版次以及数量等栏目,并据实填写入库单.(3)分类上架存放.教材入库后要将教材科学分类上架,每层书架都要设卡标明所放教材的名称、编者、出版单位、单价等,以备查阅.(4)定期清点库存.建立财产清查制度,明确财产清查的范围、期限、组织程序.定期或不定期、全面或部分地对各项财产物资进行实地盘点,保证会计资料的真实完整.(5)库存教材统计分折.教材库存在一定的时间内必然有一定的量,才能保证学校的教学需求,因此定期对库存教材进行统计分折非常重要.(6)积压教材的调剂与处理.教材清理报废时,应按程序办理相关手续和进行账务处理.教材清理报废应做到手续完备、作价合理,残值变价收入及时如实入账.
(四)教材发放的内部控制审计教材中心应当建立健全管理制度,对所有进出教材要心中有数,保证账、物、卡相符.发放教材必须有严格的手续和制度,教材出库一律凭教材领用单或收据,且严格按职务分离控制原则,购买教材款由财务处收取,不容许库房管理人员以教材库房之外的教材抵库私自收款出售图书.对已售出教材,仓库管理员必须认真检查核对教材名称、册书、单价等,若有差错,及时与开票人联系改正,教材出库后要及时做好登记.学生办理教材款退款时,应经库房管理人员核对审批,到财务处办理退款手续.
内部控制审计作为内部控制方式之一,它的作用在于监督业务活动是否符合内部控制结构的要求,评价内部控制的有效性.通过对高校教材的内部控制审计,可以对其建立的内部控制制度的合理性、合法性、健全性、完善性作出评价,帮助教材中心找出工作上的薄弱环节,使经济的运行、资金管理真正走上制度化、规范化轨道；同时也可促使单位把强化监督与制约,建立自我良性循环机制落到实处.