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长期以来,受固有惯性思维的影响,人民银行中心支行内审部门对县(市)支行的审计监督主要运用现场审计方式,对非现场审计方式运用甚少.随着县(市)支行会计核算业务向市(州)中心支行的集中(会计集中核算已完成,国库会计数据集中正在试点之中),对会计核算业务的现场审计已难以满足审计监督的需要,非现场审计方式应成为内审部门的现实选择.
一、县(市)支行会计集中核算对现场审计产生的不利影响
根据内部控制和风险管理的需要,无论是履职审计、离任审计或是财务会计专项审计,会计核算业务都应是审计监督的重中之重.实行会计集中核算后,受原始会计核算资料与审计现场分离、会计制度和核算组织形式的制约等因素影响,使得内审部门对该项业务的现场审计困难重重,大多不得不将重点放在财务管理等方面,审计效果难以得到保证.
(一)会计核算资料与被审计单位的脱节,使内审部门实施现场审计流于形式
会计集中核算后,县(市)支行的会计凭证、对账回单、各类清单和报表等原始会计资料都上交中心支行事后监督中心集中保管.事后监督中心对上交的原始会计资料没有以支行为单位而是按照业务分类装订,极不便于借阅.内审部门进行会计核算业务现场审计时,一般只查看被审计单位各类在用的会计事项登记簿、印押证管理、岗位职责及会计人员现场操作流程.由此造成两方面脱节:一方面,不符合现场审计抽查样本量每年应不少于三个月的要求,审计分析缺乏资料和依据,增大了审计风险.另一方面,审计人员无法利用原始会计资料对会计人员交接、重要事项审批、重要空白凭证管理、内外账务核对、同城票据交换、账务处理和计息计算等业务进行核查和比对,“巧妇难为无米之炊”,现场审计只能流于形式,业务风险无从查证.
(二)会计档案管理规定的约束,使内审部门实施现场审计成本加大
《中国人民银行会计基本制度》规定:应严格会计档案查阅管理,查阅会计档案必须按规定办理查阅审批手续.查阅人可以阅览、复制和摘录会计档案,但严禁将会计档案借出本行.开展现场审计时,如要保证审计效果,必须将支行上交的原始会计资料进行复制或摘录,并调送到审计现场,将大大增加审计成本.据统计,常德市中支7个支行仅2007年就上交事后监督中心各类会计业务凭证(含各种附件)约96,000张、账表(含各金融机构报表、对账单、发出和接收业务清单及余额表等)约20,500张.按抽查样本量每年不少于三个月的标准,一个支行最少需复制或摘录的原始会计凭证和账表分别约为3,430张和730张,成本之大可想而知.
(三)会计集中核算组织形式的制约,使内审部门实施现场审计工作量增加
《中国人民银行基本会计制度》规定,会计集中核算的基本组织形式是:设置营业网点办理柜台业务,成立核算中心集中处理全辖会计核算事项,成立事后监督中心监督会计核算结果.开展现场审计时,日常会计核算监督资料需向事后监督中心调阅,而会计营业部门负责集中核算系统日常运行管理,数据和账务参数设置等必须由营业部门提供,若涉及固定资产和财务费用等还要会计财务部门配合.内审部门要实施全面、有效的审计,必须多头取证,回旋于县(市)支行审计现场与中心支行事后监督、营业室和会计财务部门之间,审计工作量大大增加,极易引发审计人员疲惫心理,势必造成审计工作效率低下和质量不高.
二、对县(市)支行会计核算业务审计采用非现场方式的有利性分析
《中国人民银行内审工作制度》第二十三条规定:内审部门对各职能部门、分支机构和行属企事业单位可以进行非现场审计和现场审计.会计集中核算在给现场审计带来不便的同时,为实行非现场审计创造了有利条件.
(一)有利于就地取材,提高审计工作效率.一是有利于提高审计实效.实行非现场审计时,审计组可指定被审计单位派人将由支行保管的相关登记簿报送至中支,然后与已上交的原始会计资料和数据进行核查和比对,既节约了审计人员和资料往返于中支与支行之间所需的时间,又利于排除各种干扰,二是有利于降低审计成本.实行非现场审计既能节约众多审计人员外出、资料复制等各种费用开支,又可根据需要及时将中支相关会计业务骨干吸纳为审计组成员,有效实现人、财、物等资源合理整合和最优化配置.
(二)有利于沟通交流,提高审计工作质量.一是有利于问题及时处理.开展现场审计时,审计人员如因对相关业务知识不熟悉、档案资料不全而被审计单位又不配合,难免会出现无从下手的尴尬局面.实行非现场审计,审计地点转移到中支机关,审计人员如遇到难点问题,可及时与中支会计集中核算主管部门(以下简称主管部门)进行交流和探讨,达到解疑释惑,有效解决审计出现的问题,二是有利于准确查证问题.由于主管部门的及时和有效配合,审计人员获取审计依据更为全面,审计证据的客观性、充分性、相关性和合法性更为充分,对违规事实的查证和定性更为准确.三是有利于促进协作.对会计集中核算业务的非现场审计不仅能更好地促进审计人员之间的交流,更能促进不同科室和不同业务之间的交流和互动,提高了审计协作化水平,使各种潜在的审计信息和人力资源得到更为充分和有效的利用.
(三)有利于信息共享,提高审计成果利用率.一是有利于部门间了解审计信息.在开展现场审计项目时,反映审计成果的审计报告往往只在上下级审计部门、主要领导和被审计单位之间传送,对发现问题的整改和审计建议的落实主要通过被审计单位来完成,实际效果难以保证.在非现场审计过程中,通过与内审部门之间沟通交流的不断增多,可使各部门间能及时和准确地掌握被审计单位业务的运行情况和存在问题.二是有利于促进审计成果利用.通过非现场审计交流,可为被审计单位提出更为专业性和系统性的解决措施,有的放矢地进行检查监督和督导整改,达到标本兼治的目的,使审计成果得到充分利用.
(四)有利于内部监督,提高廉洁从审意识.一是有利于监督审计行为.通过实行非现场审计,可消除空间距离影响,使内审和纪检监察部门对审计人员的监督更为直接和有效,同时减少了审计人员与被审计单位过多接触,在一定程度上减少了审计人员在审计过程中产生徇私舞弊或以权谋私等违法违纪行为的可能性.二是有利于减少对被审计单位的影响或负担.无需被审计单位解决审计人员的餐宿、交通和办公等实际问题,能最大限度地减少对被审计单位日常工作的影响和接待开支.
三、实行会计核算业务非现场审计需要注意的几个环节
(一)审前准备环节.由于非现场审计大大减少了与被审计单位的日常接触,审前准备工作显得尤为重要,在整个审计程序中占有重要位置.审计组应在广泛搜集资料,准确了解被审计单位的制度建设、内控制度执行和业务量等情况的基础上制定审计方案.相对现场审计,非现场审计确立审计事项时应更加详细全面,提前向被审计单位下发审计通知书、资料调阅清单、进点会谈提纲和审计公告等,并送至相关部门,便于其充分作好准备工作,避免重复劳动,尽力减轻配合负担.如:指定被审计单位明确审计联络员,专门负责资料传送和业务联系等事宜,确定被审计单位参加会谈人员范围,尽量解决因非现场审计而造成的沟通不畅和信息来源减少等弊端.
(二)资料交接环节.非现场审计中,审计资料一经送至内审部门,内审部门就应负有对所有资料的保管及保密责任,确保资料完好和完整.审计组必须指派专人接收、清点和专柜保管调阅的各种资料,编制一式两份的交接清单,由交接双方签字认可,各执一份作为资料交接的证据,分清责任.被审计单位和主管部门应按要求提供完整的资料,以提高工作效率.
(三)非现场与现场审计结合环节.在运用非现场审计方式开展会计核算业务专项审计时,由于原始会计资料与实物资产、业务人员现场操作情况等分属两地,限制了对档案资料所反映的数据进行核实所需采用的实物盘查、账务核对和现场观察等审计技术方法的运用,必须与现场检查相结合,指派少数审计人员进行实地察看,通过穿行测试确定内部控制的有效性,盘查实物、核查账务和重要事项审批事项等来补充非现场审计的缺陷,综合非现场审计和实地检查情况,进行分析、质询和评价,并召集被审计单位负责人到中支说明或核实审计情况,进行事实确认,最后下发审计结论,以免造成审计结论的失实和审计评价的失当.在开展综合审计项目时,应以现场审计为主,非现场审计为辅,并成立两个审计小组.由非现场审计组对会计集中核算业务开展审计,并相互及时沟通信息,保证审计结论的全面和完整性.
(作者单位:中国人民银行常德市中心支行)